“十三五”以來(lái)，梧州市檔案館堅(jiān)持“三個(gè)走向”為根本遵循，以“存量數(shù)字化，增量電子化”目標(biāo)為抓手，對(duì)標(biāo)先進(jìn)。聚焦檔案主責(zé)主業(yè)，圍繞“四強(qiáng)四抓”工作方法，緊盯“快”字提升效能。截止10月底，館藏非涉密檔案數(shù)字化由“十二五”末475萬(wàn)頁(yè)遞增到“十三五”末1880萬(wàn)頁(yè)，增速達(dá)295%。提前完成全區(qū)“十三五”規(guī)劃提出基本完成館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化任務(wù)。
強(qiáng)保障，抓“快”檔案數(shù)字化建設(shè)。市委、市政府高度重視檔案工作，加大對(duì)檔案工作支持保障力度，把檔案工作納入我市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展規(guī)劃。我市《“十三五”規(guī)劃綱要實(shí)施方案》明確規(guī)定建立民生檔案信息庫(kù)，增強(qiáng)民生領(lǐng)域信息服務(wù)，把檔案數(shù)字化建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，并在經(jīng)費(fèi)上予以保障，從2016年開(kāi)始啟動(dòng)項(xiàng)目，力爭(zhēng)到2020年基本完成傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，現(xiàn)共投入項(xiàng)目資金1068萬(wàn)元。截止10月底，完成非涉密紙質(zhì)檔案數(shù)字化率達(dá)92%，照片檔案數(shù)字化率達(dá)100%，已有目錄數(shù)據(jù)166.8萬(wàn)條，其中案卷級(jí)條目達(dá)10.3萬(wàn)條，文件級(jí)條目達(dá)156.6萬(wàn)條，為確保“十三五”檔案資源存量數(shù)字化，利用便捷化提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
強(qiáng)存量，抓“快”館藏檔案數(shù)字化工作推進(jìn)。以“存量數(shù)字化，增量電子化”為抓手，堅(jiān)持“數(shù)量、質(zhì)量、安全三保障”為目標(biāo)，在保障安全基礎(chǔ)上，全力提高工作質(zhì)量和效率。成立以館長(zhǎng)為組長(zhǎng)檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組，并從館內(nèi)抽調(diào)專人組成檔案數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)協(xié)調(diào)推進(jìn)檔案數(shù)字化外包加工項(xiàng)目的實(shí)施。打破傳統(tǒng)工作模式，采取“精益管理”“大投大產(chǎn)”理念和工作模式，使檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案交接、拆分、整理、掃描和數(shù)據(jù)核對(duì)、掛接、質(zhì)檢等各個(gè)環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)既銜接緊密又安全流暢。極大提高工作效率和數(shù)字化質(zhì)量，使檔案安全實(shí)體和信息安全風(fēng)險(xiǎn)得到有效防控。
強(qiáng)規(guī)范，抓好檔案管理。通過(guò)全程監(jiān)管，全面質(zhì)量檢查，規(guī)范驗(yàn)收等方式。對(duì)數(shù)字化加工中每個(gè)環(huán)節(jié)在檔案出入庫(kù)、數(shù)字化前處理，檔案拆裝、掃描圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、質(zhì)量檢查、光盤刻錄、數(shù)據(jù)備份等嚴(yán)格管理，規(guī)范操作。做到注重落實(shí)，控制好標(biāo)準(zhǔn)；注重細(xì)節(jié)，控制好安全；注重檢查，控制好質(zhì)量；注重統(tǒng)籌，控制好流程；注重總結(jié)，控制好驗(yàn)收；“五注重，五控制”方式，抓好檔案規(guī)范管理。
強(qiáng)安全，抓牢檔案實(shí)體數(shù)據(jù)安全。嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案局《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》通知，自治區(qū)檔案局《關(guān)于加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包安全管理通知》要求，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化安全管理，抓好數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，促進(jìn)檔案規(guī)范化管理，制定《檔案數(shù)字化項(xiàng)目崗位職責(zé)及工作要求》、《檔案數(shù)字化管理工作制度》、《檔案數(shù)字化管理保密制度》《檔案數(shù)字化工作流程圖》，明確責(zé)任，分級(jí)負(fù)責(zé)管理，對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所實(shí)行視頻全程監(jiān)控管理，工作人員佩戴上崗證，定期檢查，確保數(shù)字化日常管理各項(xiàng)制度及操作規(guī)范得到切實(shí)執(zhí)行。確保檔案安全實(shí)體數(shù)據(jù)設(shè)備安全，自檔案數(shù)字化工作開(kāi)展以來(lái)，從未發(fā)生任何安全事故。
下一步，做好“十四五”開(kāi)局之年檔案工作，謀劃好我市檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃，構(gòu)建以資源建設(shè)為基礎(chǔ)，規(guī)范管理為保障，利用服務(wù)為目標(biāo)的一體化數(shù)字檔案館，提升我市檔案信息化建設(shè)水平，努力推動(dòng)我市檔案工作再上新臺(tái)階。（劉 德）
