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梧州市檔案局關(guān)于《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22-2015)解讀
作者: 梧州檔案信息網(wǎng)日期: 2018-12-26來源: 本站 打印

根據(jù)廣西壯族自治區(qū)檔案局關(guān)于執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的通知梧州市從2016年及以后形成的文書類歸檔文件的整理原則和方法,均按《規(guī)則》規(guī)定執(zhí)行。

  一、歸檔文件分類方案統(tǒng)一采用“年度-保管期限”或“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問題)”的方法進(jìn)行分類、排列 機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用,不能同時(shí)采用。
  二、檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性原則,依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號(hào)。檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)統(tǒng)一采用“全宗號(hào)-檔案門類代碼?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)(問題)-件號(hào)”進(jìn)行編制,歸檔文件未按照機(jī)構(gòu)(問題)分類的,應(yīng)省略機(jī)構(gòu)(問題)。
企事業(yè)單位“管理類”文件材料,檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)采用“全宗號(hào)-GL?年度-保管期限-機(jī)構(gòu)-件號(hào)”,或“全宗號(hào)-GL?年度-保管期限-件號(hào)”進(jìn)行編制;保留黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類的單位,門類代碼分別為DQ、XZ、JY、SC;黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理根據(jù)實(shí)際情況合并的,門類代碼分別用兩位中文首字母標(biāo)識(shí)。如四大類下有復(fù)分的,檔號(hào)結(jié)構(gòu)應(yīng)采用“全宗號(hào)-XZ△△?年度-保管期限-件號(hào)”進(jìn)行編制,其中“△△”為二級(jí)類目代碼,如XZ11。
全市各普通高校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》,并結(jié)合學(xué)校實(shí)際,編制檔號(hào)。
  三、納入國家綜合檔案館進(jìn)館范圍的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織的全宗號(hào)由國家綜合檔案館給定。全宗號(hào)采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不足4位的,前面用“0”補(bǔ)足,如“0001”。檔案盒、檔案目錄、歸檔章上的全宗號(hào)應(yīng)填寫一致。
未納入或暫未納入國家綜合檔案館進(jìn)館范圍的企事業(yè)單位的全宗號(hào)用漢字標(biāo)注單位規(guī)范化簡稱。
  四、文書檔案按機(jī)構(gòu)(問題)分類的,機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)用漢字表示,如“辦公室”。
  五、件號(hào)是組件后的單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目內(nèi)的排列順序號(hào),用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),不足4位的,前面用“0”補(bǔ)足,不得以盒為單位流水編制件號(hào)。檔案盒、檔案目錄、歸檔章上的件號(hào)應(yīng)填寫一致。
  六、歸檔文件應(yīng)在首頁左上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容,歸檔章中的保管期限用“永久”“30年”“10年”標(biāo)識(shí),機(jī)構(gòu)(問題)用中文簡稱標(biāo)識(shí),如“辦公室”等。歸檔章使用“黑色”印油,歸檔章填寫使用黑色書寫材料進(jìn)行書寫。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條碼等其他形式在歸檔文件上進(jìn)行標(biāo)識(shí),不再使用歸檔文件封面代替歸檔章。
  七、紙質(zhì)歸檔文件應(yīng)以“件”為單位編制頁碼,文件中有圖文的頁面為一頁,頁碼應(yīng)逐頁編制,分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成冊已編制頁碼,并且擬編制頁碼與原頁碼相同的,可保持原頁碼不變,不再重新編制頁碼。
  八、歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂。應(yīng)向國家綜合檔案館移交的歸檔文件一律使用檔案專用線裝訂。文件較薄的可使用直角裝訂;文件較厚的可使用“三孔一線”裝訂。用于裝訂的文件材料不能有金屬物,不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì),不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進(jìn)行裝訂。
  九、歸檔文件的裝盒,應(yīng)按分類方案的最低一級(jí)類目的文件排列順序進(jìn)行,最低一級(jí)類目不同的歸檔文件不得裝入同一盒內(nèi)。
  十、盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào),在檔案盒盒脊或底邊進(jìn)行標(biāo)注,每年形成的永久、30年、10年檔案,盒號(hào)分別從“1”編制當(dāng)年的流水號(hào),暫用鉛筆填寫。檔案移交進(jìn)館時(shí),檔案館可根據(jù)進(jìn)館檔案情況,調(diào)整盒號(hào)。
  十一、歸檔電子文件整理應(yīng)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》(2014年)、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002)《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》執(zhí)行,電子文件與紙質(zhì)文件整理應(yīng)保持一致。
  十二、各部門(單位)使用的電子文檔管理系統(tǒng),應(yīng)符合《規(guī)則》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》等相關(guān)規(guī)定。