檔案交接文據(jù)格式
Hand-over certificate form for archives (GB/T 13968-92)
1 主題內(nèi)容與適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案交接文據(jù)格式及填寫方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案館、檔案室、機(jī)關(guān)和直屬單位之間或機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的檔案交接亦應(yīng)參照使用。
2 術(shù)語
檔案交接 hand-over of archive
按照國家規(guī)定，檔案館，檔案室接收和移交檔案的過程。
3 檔案交接文據(jù)的格式
3.1檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管者或所有者的過程中形成，并具有法律效力的文件。檔案交接文據(jù)應(yīng)一式二份分別由移效單位和接收單位保存。
3.2檔案交接文據(jù)由三部分構(gòu)成。
3.2.2第二部分是：交接檔案、資料及有關(guān)材料的種類、數(shù)量。
3.2.3第三部分是：移出說明及接收意見。
3.3檔案交接文據(jù)的規(guī)格為
4 檔案交接文據(jù)的填寫方法
4.1第一部分的填寫方法
a.單位名稱欄應(yīng)填寫全稱或規(guī)范化通用簡稱。禁填曾用名稱。
b.領(lǐng)導(dǎo)人欄應(yīng)由單位現(xiàn)任的具有法人資格的領(lǐng)導(dǎo)人或由能承擔(dān)責(zé)任的單位內(nèi)的部門負(fù)責(zé)人簽名。
c.經(jīng)辦人欄應(yīng)由對檔案交接負(fù)有直接責(zé)任的人員簽名。
d.移出和收進(jìn)日期應(yīng)當(dāng)相同。
e.上述各欄填寫完畢后，應(yīng)加蓋單位印章。
f.屬個人所有檔案的擁有者，應(yīng)在移出單位欄內(nèi)簽名。
4.1.2交接性質(zhì)欄由交接雙方共同填寫。
4.1.3交接性質(zhì)分為移交、寄存、征購或收購、捐贈四種。
a.移交：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織與檔案館之間、檔案館一檔案館之間及本單位內(nèi)部的檔案交接屬移交。
b.寄存：屬體所有和個人所有的檔案交檔案館（室）保管，保管期間其所有權(quán)仍歸移交者屬寄存。
c.征購或收購：國家依法收買屬集體所有的和個人所有的檔案，交接后其檔案為國家所有。
d.捐贈：無償向國家獻(xiàn)出集體所有的或個人所有的檔案，交接后其檔案為國家所有。
4.1.4檔案所屬年度欄應(yīng)由檔案移出單位填寫。應(yīng)據(jù)實填入所交各類檔案形成的最早和最晚時間。
4.2第二部分的填寫方法
4.2.1第二部分的各欄應(yīng)由移出單位填寫，接收單位核實。
4.2.2檔案類別欄應(yīng)按檔案的不同門類，不同載體及檔案與資料區(qū)分類別。一類一款順序填入。
4.2.3檔案的數(shù)量一般應(yīng)以卷為計量單位。零散文件可用長度米為計量單位。聲像檔案可用張、盤為計量單位。
4.2.4檢索及參考工具種類欄應(yīng)填入按規(guī)定隨檔案一同移交的有關(guān)材料。一般應(yīng)隨檔案移交案卷目錄、資料目錄、全宗指南和著錄卡片等材料。
4.2.5檢索及參考工具的數(shù)量單位為冊（套）。
4.3第三部分的填寫方法
4.3.1移出說明欄應(yīng)由移出單位填寫。
4.3.2移出說明欄應(yīng)填入有關(guān)檔案交接或需要說明的事項。
a.檔案有無損壞、蟲蛀鼠咬、紙張變質(zhì)、字跡模糊等情況。
b.檔案內(nèi)容中有無涉及國家機(jī)密，在檔案被利用時需限制使用或禁止使用的范圍、內(nèi)容。
c.有無在檔案交接中產(chǎn)生的其它文件。
d.其它需要說明的事項。
4.3.3接收意見欄應(yīng)由收進(jìn)單位填寫。
4.3.4接收意見欄應(yīng)由填入交接過程及驗收意見。
a.交接過程中有無需要記錄的事項。
b.由移出方填寫的各欄是否屬實。
c.依據(jù)《檔案法》及檔案行政管理機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，對所接檔案做出評價。
4.3.5第三部分各欄如書寫不下，可另紙書寫。附在本文據(jù)之后，并注明相應(yīng)欄目。
附加說明：
本標(biāo)準(zhǔn)由全國文件格式及數(shù)據(jù)元標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會提出。
本標(biāo)準(zhǔn)由國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所標(biāo)準(zhǔn)化研究室與中國標(biāo)準(zhǔn)化與信息分類編碼研究所負(fù)責(zé)直草。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人李衛(wèi)民、張彤、沈國超、房慶。
