根據(jù)廣西壯族自治區(qū)檔案局關(guān)于執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》的通知，梧州市從2016年及以后形成的文書類歸檔文件的整理原則和方法，均按《規(guī)則》規(guī)定執(zhí)行。
一、歸檔文件分類方案統(tǒng)一采用“年度-保管期限”或“年度-保管期限-機構(gòu)（問題）”的方法進行分類、排列， 機構(gòu)分類法與問題分類法應(yīng)選擇其一適用，不能同時采用。。
二、檔號編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴充性、簡單性原則，依據(jù)分類方案和排列順序編寫檔號。檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)統(tǒng)一采用“全宗號-檔案門類代碼?年度-保管期限-機構(gòu)（問題）-件號”進行編制，歸檔文件未按照機構(gòu)（問題）分類的，應(yīng)省略機構(gòu)（問題）。
企事業(yè)單位“管理類”文件材料，檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)采用“全宗號-GL?年度-保管期限-機構(gòu)-件號”，或“全宗號-GL?年度-保管期限-件號”進行編制；保留黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類的單位，門類代碼分別為DQ、XZ、JY、SC；黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理根據(jù)實際情況合并的，門類代碼分別用兩位中文首字母標(biāo)識。如四大類下有復(fù)分的，檔號結(jié)構(gòu)應(yīng)采用“全宗號-XZ△△?年度-保管期限-件號”進行編制，其中“△△”為二級類目代碼，如XZ11。
全市各普通高校應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案實體分類法》，并結(jié)合學(xué)校實際，編制檔號。
三、納入國家綜合檔案館進館范圍的機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的全宗號由國家綜合檔案館給定。全宗號采用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0001”。檔案盒、檔案目錄、歸檔章上的全宗號應(yīng)填寫一致。
未納入或暫未納入國家綜合檔案館進館范圍的企事業(yè)單位的全宗號用漢字標(biāo)注單位規(guī)范化簡稱。
四、文書檔案按機構(gòu)（問題）分類的，機構(gòu)（問題）項用漢字表示，如“辦公室”。
五、件號是組件后的單件歸檔文件在分類方案最低一級類目內(nèi)的排列順序號，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，不足4位的，前面用“0”補足，不得以盒為單位流水編制件號。檔案盒、檔案目錄、歸檔章上的件號應(yīng)填寫一致。
六、歸檔文件應(yīng)在首頁左上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容，歸檔章中的保管期限用“永久”“30年”“10年”標(biāo)識，機構(gòu)（問題）用中文簡稱標(biāo)識，如“辦公室”等。歸檔章使用“黑色”印油，歸檔章填寫使用黑色書寫材料進行書寫。電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條碼等其他形式在歸檔文件上進行標(biāo)識，不再使用歸檔文件封面代替歸檔章。
七、紙質(zhì)歸檔文件應(yīng)以“件”為單位編制頁碼，文件中有圖文的頁面為一頁，頁碼應(yīng)逐頁編制，分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成冊已編制頁碼，并且擬編制頁碼與原頁碼相同的，可保持原頁碼不變，不再重新編制頁碼。
八、歸檔文件以“件”為單位進行裝訂。應(yīng)向國家綜合檔案館移交的歸檔文件一律使用檔案專用線裝訂。文件較薄的可使用直角裝訂；文件較厚的可使用“三孔一線”裝訂。用于裝訂的文件材料不能有金屬物，不能包含或產(chǎn)生可能損害歸檔文件的物質(zhì)，不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂。
九、歸檔文件的裝盒，應(yīng)按分類方案的最低一級類目的文件排列順序進行，最低一級類目不同的歸檔文件不得裝入同一盒內(nèi)。
十、盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案盒盒脊或底邊進行標(biāo)注，每年形成的永久、30年、10年檔案，盒號分別從“1”編制當(dāng)年的流水號，暫用鉛筆填寫。檔案移交進館時，檔案館可根據(jù)進館檔案情況，調(diào)整盒號。
十一、歸檔電子文件整理應(yīng)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》執(zhí)行，電子文件與紙質(zhì)文件整理應(yīng)保持一致。
十二、各部門（單位）使用的電子文檔管理系統(tǒng)，應(yīng)符合《規(guī)則》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理指南》等相關(guān)規(guī)定。
