目 次
前言2
引言3
1 范圍4
7 檔案內(nèi)容與成分介紹
8 檢索和查閱注意事項(xiàng)
前 言
本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)提出，國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所承擔(dān)了本標(biāo)準(zhǔn)起草的任務(wù)。
本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局1995年6月12日首次發(fā)布，1995年10月1日正式實(shí)施。
2006年4月國(guó)家檔案局檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會(huì)第14次年會(huì)明確了本標(biāo)準(zhǔn)修訂的任務(wù)。廣東省檔案館承擔(dān)了本標(biāo)準(zhǔn)修訂任務(wù)。從本標(biāo)準(zhǔn)修訂后自實(shí)施之日起，原標(biāo)準(zhǔn)同時(shí)廢止。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：張彤
本標(biāo)準(zhǔn)修訂主要起草人：張平安
本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局歸口。
引 言
全宗來(lái)源的背景、檔案內(nèi)容概要介紹以及其檢索和查閱的有關(guān)信息，應(yīng)規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)條目信息。這對(duì)于提高檔案管理質(zhì)量，方便對(duì)其的利用，有著重要的關(guān)系。為此，制定本標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范全宗指南編制的內(nèi)容和體例，為準(zhǔn)確采集和報(bào)道有關(guān)信息奠定基礎(chǔ)。
全宗指南編制規(guī)范
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了全宗指南的編制細(xì)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于全宗管理機(jī)構(gòu)，包括檔案館和有全宗管理職能的檔案室。編制介紹非全宗形式檔案的指南，參照本編制規(guī)范。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件對(duì)于本文件的應(yīng)用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅所注日期的版本適用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。
DA/T 1—2000 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)
DA/T 3—92 檔案館指南編制規(guī)范
DA/T 14—94 檔號(hào)編制規(guī)則
3 術(shù)語(yǔ)和定義
3.1
全宗 fonds
一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。
3.2
全宗號(hào) fonds number
管理全宗的代碼，由具備全宗管理權(quán)限的檔案館按全宗排架或收藏時(shí)間順序流水編制。
3.3
全宗管理機(jī)構(gòu) fonds manager
具備全宗管理權(quán)限的檔案館或檔案室。
3.4
全宗構(gòu)成者 fonds constituting unit
形成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。也稱(chēng)作立檔單位。
3.5
檢索工具 finding aid
用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱(chēng)。
4 全宗指南的結(jié)構(gòu)
為段落式條目信息，由全宗指南名稱(chēng)、全宗來(lái)源簡(jiǎn)況、檔案內(nèi)容與成份介紹、檢索查閱注意事項(xiàng)四部分組成。
5 全宗指南名稱(chēng)
全宗指南名稱(chēng)由全宗號(hào)、全宗構(gòu)成者的名稱(chēng)(全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng))、“全宗指南”、起止時(shí)間構(gòu)成，并列成分之間用空格位分開(kāi)。
例：
a）J211 北京市計(jì)劃委員會(huì) 全宗指南 1949～1990年
b）R322 鐘南山 全宗指南 1936～2000年
5.1全宗號(hào)
照錄檔號(hào)四位全宗代碼。第一位用漢語(yǔ)拼音字母，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字。
5.2全宗構(gòu)成者的名稱(chēng)
全宗構(gòu)成者的名稱(chēng)按全稱(chēng)書(shū)寫(xiě)，通用簡(jiǎn)稱(chēng)書(shū)寫(xiě)在全稱(chēng)后面的圓括號(hào)內(nèi)。
例：
中共中央紀(jì)律檢查委員會(huì)(中紀(jì)委)
聯(lián)合全宗和匯集全宗的全宗構(gòu)成者名稱(chēng)從其聯(lián)合或匯集的全宗構(gòu)成者實(shí)有名稱(chēng)。
例：
中國(guó)共產(chǎn)黨廣東省高等院校黨委 廣東省高等教育局
5.2.1
中華人民共和國(guó)成立前形成的檔案全宗，全宗構(gòu)成者的名稱(chēng)后應(yīng)加圓括號(hào)注明的政權(quán)名稱(chēng)限定詞。
例：
a）教育部（民國(guó)）
b）重慶市民政局（民國(guó)）
c）外交部(民國(guó)汪、偽)
d）禮部(清)
e）端方 (清)
f）馮玉祥(民國(guó))
5.2.2 全宗構(gòu)成者所有曾用名稱(chēng)按時(shí)間順序書(shū)寫(xiě)在全宗來(lái)源簡(jiǎn)況中。
5.3起止時(shí)間
涉及全宗構(gòu)成者和其檔案形成的時(shí)間跨度標(biāo)識(shí)。一般采用公元紀(jì)年表示，使用“～”連接起止年份。必要時(shí)可使用朝年或其它特殊紀(jì)年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔，為輔者加圓括號(hào)書(shū)于為主者正下方。
例:
a）1928～1948
b）光緒三十二年至宣統(tǒng)三年
(1906～1911)
6 全宗來(lái)源簡(jiǎn)況
列表登記下列依時(shí)間變化，記錄和反映全宗來(lái)源背景的內(nèi)容。其順序?yàn)椋?/span>
a）全宗構(gòu)成者形成和職能；
b）全宗構(gòu)成者所有曾用名稱(chēng)；
c）全宗管理機(jī)構(gòu)和全宗檔案數(shù)量；
d）全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(shù)量。
個(gè)人全宗來(lái)源簡(jiǎn)況，登記其個(gè)人姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱(chēng)和個(gè)人主要經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、家族簡(jiǎn)況以及全宗檔案收集、征集、接收、移交、寄存數(shù)量。
7檔案內(nèi)容與成份介紹
7.1 檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括：
a．反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案。
b．反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。
c．具有重要?dú)v史價(jià)值和地方特色的檔案。
d. 涉及具有全國(guó)和國(guó)際意義知名人物的檔案。
e．館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。
7.2檔案內(nèi)容與成分介紹一般應(yīng)按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類(lèi)體系，文字?jǐn)⑹鋈跇?gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。
7.2.1 以組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介機(jī)構(gòu)基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。
7.2.2 以問(wèn)題分類(lèi)的檔案全宗，分別簡(jiǎn)介問(wèn)題涉及的全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。
7.2.3 以其它體系分類(lèi)的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類(lèi)的特點(diǎn)結(jié)合問(wèn)題簡(jiǎn)介全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)的內(nèi)容，并列舉文種名稱(chēng)。
7.3 需要專(zhuān)門(mén)說(shuō)明的檔案按下列方法介紹：
a．指明該檔案文件的名稱(chēng)、責(zé)任者和文件形成的時(shí)間。
b．列出該檔案文件的檢索要素。
c．對(duì)其檔案文件內(nèi)容單獨(dú)介紹。
7.4 一般性文件介紹不使用引用原文的方式，特殊性文件介紹如需使用引用原文應(yīng)符合下列條件和原則：
a．引用原文有助于闡述文件的內(nèi)容實(shí)質(zhì)。
b．引用原文時(shí)不詳細(xì)轉(zhuǎn)述文件中敘述的事實(shí)和事件。
7.5 與全宗構(gòu)成者基本職能和活動(dòng)沒(méi)有直接關(guān)系的上級(jí)文件不做介紹，必要時(shí)只做簡(jiǎn)要交代。
7.6 人物全宗應(yīng)按全宗構(gòu)成者的活動(dòng)特點(diǎn)，結(jié)合全宗內(nèi)檔案材料的實(shí)際情況介紹，內(nèi)容包括：
a．個(gè)人手稿、著作、作品、題詞、日記、回憶錄的名稱(chēng)和特點(diǎn)。
b．履歷、自傳、證書(shū)、來(lái)往信件以及公務(wù)活動(dòng)與社會(huì)活動(dòng)中形成的文件名稱(chēng)和特點(diǎn)。
c．財(cái)產(chǎn)狀況與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)材料的名稱(chēng)和特點(diǎn)。
d．家庭親屬與主要社會(huì)關(guān)系材料的名稱(chēng)和特點(diǎn)。
e．圖片、照片、錄音、錄像材料的名稱(chēng)和特點(diǎn)。
7.7 未開(kāi)放的檔案，注明檔案數(shù)量和使用范圍。
7.8 涉密檔案，注明檔案數(shù)量，不做任何內(nèi)容和成分介紹。
7.9 非紙質(zhì)檔案應(yīng)簡(jiǎn)介其種類(lèi)、特色和數(shù)量。
8 檢索查閱注意事項(xiàng)
8.1檢索注意事項(xiàng)
包括以下內(nèi)容：
a）可使用的檢索工具和已編制的參考資料的名稱(chēng)；
b）機(jī)讀目錄、手工檢索工具條目的數(shù)量；
c）紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本的畫(huà)幅數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況；
d）紙質(zhì)檔案縮微副本的數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況；
e）非紙質(zhì)檔案副本的形式、數(shù)量以及占全宗檔案總數(shù)比例的情況。
8.2查閱注意事項(xiàng)
包括以下內(nèi)容：
a）檔案的完整和完好程度以及遺失、銷(xiāo)毀的情況；
b）檔案的分類(lèi)與整理方法以及不同載體組卷、裝訂和保管的情況。
c）檔案的利用價(jià)值以及鑒定的情況；
d）劃分的保管期限種類(lèi)以及各類(lèi)保管期限檔案的數(shù)量；
e）檔案內(nèi)容向社會(huì)開(kāi)放的情況；
f）本全宗指南完成時(shí)間和編制者的情況；
g）其它有關(guān)問(wèn)題的說(shuō)明。
