全宗指南編制規(guī)范
DA/T14-94
1995-06-12國(guó)家檔案局批準(zhǔn) 1995-10-01實(shí)施
1 主題內(nèi)容與適用范圍
1.1 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案全宗指南的編制原則、結(jié)構(gòu)和編寫細(xì)則。
1.2 本標(biāo)準(zhǔn)適用于綜合性檔案館，檔案室亦可參照?qǐng)?zhí)行。
2 全宗指南的編制原則
編制全宗指南應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、真實(shí)，語言簡(jiǎn)練、文字表達(dá)清楚。
3 全宗指南的結(jié)構(gòu)
全宗指南是向利用者介紹和報(bào)道全宗構(gòu)成者（立檔單位）及其所形成檔案情況的工具書。由封頁、正文、備注三部分組成。其結(jié)構(gòu)形成如下：
封頁
正文
a.全宗構(gòu)成者沿革
b.全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介
c.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹
備注
4 封頁項(xiàng)目
封頁項(xiàng)目包括：全宗指南名稱、時(shí)間、全宗號(hào)。
4.1 全宗指南名稱
4.1.1 全宗指南名稱由全宗構(gòu)成者的名稱（全稱或通過簡(jiǎn)稱）加“全宗指南”構(gòu)成。例：北京市計(jì)劃委員會(huì)全宗指南。
4.1.2 中華人民國(guó)成立前形成的檔案在全宗指南名稱的書寫上應(yīng)加限定詞。
例：1.國(guó)民政府教育部全宗指南
2.民國(guó)重慶市民政局全宗指南
3.國(guó)民政府（汪、偽）外交部全宗指南
4.禮部（清）全宗指南
4.1.3 中華人民共和國(guó)成立前的個(gè)人的全宗，在人名后用圓括號(hào)注明所屬年代。
例：1.端方（清）全宗指南
2.蔣中正（民國(guó)）全宗指南
3.馮玉祥（民國(guó)）全宗指南
4.2 時(shí)間
全宗內(nèi)檔案文件的起止年代，一般采用公元紀(jì)年表示，必要時(shí)可使用朝年或其他特殊紀(jì)年方式表示，亦可以其一為主，另一為輔發(fā)，為輔者加圓括號(hào)書于為主者下方。
例：1.1928-1948
（民國(guó)十七-三十年）
2.光緒三十二年-宣統(tǒng)三年
（1906-1911）
4.3 全宗號(hào)
本全宗指南所對(duì)應(yīng)的全宗的編號(hào)。
5 全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介
全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介由構(gòu)成者名稱、時(shí)間、主要職能、隸屬關(guān)系、全宗構(gòu)成者主要負(fù)責(zé)人名錄、內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置及其各歷史階段演變情況等內(nèi)容組成。
5.1 全宗構(gòu)成者的名稱
5.1.1 全宗構(gòu)成者的名稱按全稱書寫，通用簡(jiǎn)稱書寫在全稱后面的圓括號(hào)內(nèi)。
例：中共中央紀(jì)律檢查委員會(huì)（中紀(jì)委）
5.1.2 全宗構(gòu)成者所有曾用名稱按時(shí)間順序書寫在全宗構(gòu)成者的沿革中。
5.2 時(shí)間
全宗構(gòu)成者沿革應(yīng)結(jié)合時(shí)間撰寫，和下列內(nèi)容有關(guān)的時(shí)間應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。
a.全宗構(gòu)成者成立、合并、改組、更名和撤消時(shí)間。
b.全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及重要部門的調(diào)整、增設(shè)、合并、更名、撤消時(shí)間。
c.全宗構(gòu)成者上級(jí)主管機(jī)關(guān)變更時(shí)間。
d.其他所有反映全宗構(gòu)成者重要活動(dòng)時(shí)間。
5.3 主要職能
5.3.1 全宗構(gòu)成者的性質(zhì)特征
5.3.2 全宗構(gòu)成者的職權(quán)范圍
5.3.3 全宗構(gòu)成者的主要工作與任務(wù)
5.4 隸屬關(guān)系
5.4.1 全宗構(gòu)成者和其上級(jí)主觀機(jī)關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。
5.4.2 全宗構(gòu)成者和其重要的直屬下級(jí)機(jī)關(guān)的組織關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系。
5.4.3 全宗構(gòu)成者上級(jí)主管機(jī)關(guān)如有變更，應(yīng)反映在全宗構(gòu)成者沿革中。
5.5 全宗構(gòu)成者負(fù)責(zé)人名錄
全宗構(gòu)成者正副職負(fù)責(zé)人姓名、職務(wù)、任期時(shí)間。
5.6 全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置及其各歷史階段演變情況。
5.6.11 全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)的名稱。
5.6.2 全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)正職負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)、任期時(shí)間。
5.6.3 全宗構(gòu)成者內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)的主要職能。
5.6.4 全宗構(gòu)成者內(nèi)部機(jī)構(gòu)中重要部門的增設(shè)、調(diào)整、放大、合并、撤消情況及內(nèi)部一級(jí)機(jī)構(gòu)在各歷史階段的變化情況。
5.7 其它
5.7.1 涉及全宗構(gòu)成者的重大事件和對(duì)全宗構(gòu)成者產(chǎn)生了重要影響的活動(dòng)。
5.7.2 全宗構(gòu)成者改組和撤消的原因。
5.8 個(gè)人全宗
個(gè)人全宗構(gòu)成者主要介紹其姓名、別名、生卒年月日、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績(jī)、榮譽(yù)稱號(hào)及簡(jiǎn)歷。
6 全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介
6.1 檔案的數(shù)量及保管期限
6.2 檔案的完整程度
6.3 檔案的利用價(jià)值及鑒定情況
6.4 檢索工具的配置情況
6.5 檔案的整理情況
7 全宗內(nèi)檔案內(nèi)容與成分介紹
7.1 檔案內(nèi)容與成分介紹的方式
以文章敘述的形式，按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際分類體系結(jié)合問題介紹。
7.1.1 按組織機(jī)構(gòu)介紹：以組織結(jié)構(gòu)分類的檔案全宗，按機(jī)構(gòu)設(shè)類目分別介紹。
7.1.2 按問題介紹：以問題分類的檔案全宗，按檔案內(nèi)容所反映的問題設(shè)類目介紹。
7.1.3 以其它體系分類的檔案全宗，應(yīng)根據(jù)該全宗分類的特點(diǎn)結(jié)合問題介紹。
7.2 檔案內(nèi)容與乘法介紹一般方法。
7.2.1 檔案內(nèi)容與成服介紹一般應(yīng)使用綜合概括的方法介紹。介紹內(nèi)容包括：
a.反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動(dòng)方面的檔案。
b.反映全宗構(gòu)成者每個(gè)階段中心工作或特殊工作所形成的檔案。
c.涉及具有全國(guó)和國(guó)際意義的知名人物、歷史事件及具有地方特色和重要科研價(jià)值的檔案。
d.館藏年代久遠(yuǎn)和特殊載體的檔案。
7.2.2 需要專門說明的檔案按下列方法介紹：
a.指明該檔案文件的名稱、責(zé)任者和文件形成的時(shí)間。
b.列出該檔案文件的檢索要素。
c.對(duì)其檔案文件內(nèi)容單獨(dú)介紹。
7.2.3 一般性文件介紹不使用引文，特殊性文件介紹如需使用引文應(yīng)符合下列條件和原則：
a.引文有助于闡述文件的內(nèi)容實(shí)質(zhì)。
b.引用原文時(shí)不詳細(xì)轉(zhuǎn)述文件中敘述的事實(shí)和事件。
7.2.4 和全宗構(gòu)成者活動(dòng)沒有直接關(guān)系的上級(jí)文件不做介紹，必要時(shí)只做簡(jiǎn)要交代。
7.2.5 控制使用的檔案在內(nèi)容介紹上應(yīng)從簡(jiǎn)，并在全宗指南封頁上注明“控制使用”字樣。
7.2.6 檔案內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密應(yīng)另冊(cè)介紹，一般只列題名，不做詳細(xì)介紹，并在封頁上注明密級(jí)或使用范圍。
7.3 人物全宗應(yīng)按全宗構(gòu)成者的活動(dòng)特點(diǎn)，結(jié)合全宗內(nèi)檔案材料的實(shí)際情況撰寫，介紹內(nèi)容包括：
a.個(gè)人的傳記性檔案材料、著作手稿、題詞、日記、回憶錄。
b.來往信件及公務(wù)活動(dòng)與社會(huì)活動(dòng)中形成的文件。
c.財(cái)產(chǎn)狀況與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的材料。
d.家庭親屬與主要社會(huì)關(guān)系的材料。
e.圖片、照片、錄音、錄象材料。
8 備注部分
8.1 本全宗指南的編制情況
8.2 有關(guān)全宗內(nèi)檔案的補(bǔ)充說明。
8.2.1 全宗指南中需加解釋的名詞、事件及問題。
8.2.2 全宗指南編制后，全宗內(nèi)檔案增加、調(diào)整、遺失、銷毀等說明。
8.2.3 其它有關(guān)問題的說明。
