公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則
DA/T 32-2005
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公務(wù)電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規(guī)范化程序與管理規(guī)則。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于公務(wù)電子郵件的歸檔與管理，在維護(hù)其真實性、完整性和長期可讀性的基礎(chǔ)上，為其安全保管和有效開發(fā)利用提供依據(jù)。
國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的公務(wù)電子郵件歸檔與管理適用本標(biāo)準(zhǔn)。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
GB/T 18894–2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范
GB/T 17678?1–1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理
GB/T l7678?2–1999 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)
DA/T l-2000檔案工作基本術(shù)語
DA/T 18-1999檔案著錄規(guī)則
DA/T 22-2000歸檔文件整理規(guī)則
國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法
3 術(shù)語和定義
DA/T l-2000確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3.1電子郵件 electronic mail
由電子計算機生成、處理，并通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送和接收的電子信息。它包括信息文本本身及其附件。
電子郵件可在一機構(gòu)內(nèi)部進(jìn)行傳遞，也可在政府部門之間或政府部門與公眾之間進(jìn)行傳遞。電子郵件分為三種：公務(wù)電子郵件、暫時性公務(wù)電子郵件、私人電子郵件。
3.2公務(wù)電子郵件electronic mail document
國家機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織在公務(wù)活動中產(chǎn)生的經(jīng)由電子郵件系統(tǒng)傳輸?shù)碾娮余]件。
3.3公務(wù)電子郵件系統(tǒng)electronic mail document system
用于產(chǎn)生、傳送、接收、閱讀和處置公務(wù)電子郵件的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。
3.4電子文件管理系統(tǒng)electronic records management system
為了收集、組織、記錄電子文件信息并對其進(jìn)行分類，以利于電子文件保存、檢索、使用和處置的計算機應(yīng)用系統(tǒng)。
4 總則
4.1公務(wù)電子郵件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。
4.2公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)實行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。
4.3應(yīng)明確規(guī)定公務(wù)電子郵件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔公務(wù)電子郵件的質(zhì)量。
4.4歸檔公務(wù)電子郵件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。
4.5公務(wù)電子郵件的鑒定、歸檔、整理、保管、移交等應(yīng)納入各單位公文處理程序和相關(guān)人員的崗位責(zé)任。
4.6機構(gòu)內(nèi)設(shè)置的公共郵箱(機構(gòu)內(nèi)對個人開放的郵箱，郵箱內(nèi)設(shè)有許多文件夾，分別用來討論工作中不同方面的問題)或共享郵箱(用來供員工發(fā)送疑問或者關(guān)于執(zhí)行的公務(wù)某一特定方面的信息，只有一定范圍內(nèi)的人員才能使用的郵箱)必須說明創(chuàng)建的目的或理由、郵箱使用者的范圍，向使用者闡述郵箱的使用方法和要求。公共郵箱或共享郵箱必須明確相關(guān)責(zé)任人。
4.7系統(tǒng)管理員應(yīng)設(shè)定工作站和電子郵件賬戶的使用密碼，密碼應(yīng)妥善保護(hù)，并定期更改。
4.8各單位系統(tǒng)管理人員應(yīng)為使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員提供能夠自動識別病毒特征的軟件系統(tǒng)，并確保工作人員在使用文件或查找信息時，其工作站的殺毒軟件和防火墻軟件的自動保護(hù)功能都能啟動。病毒特征庫應(yīng)當(dāng)定期更新。
5 公務(wù)電子郵件的撰寫與傳遞
5.1公務(wù)電子郵件標(biāo)題、正文內(nèi)容的撰寫以及署名規(guī)則參照相關(guān)紙質(zhì)公文規(guī)定。郵件標(biāo)題撰寫應(yīng)符合郵件主題或公務(wù)性質(zhì)，以保證郵件應(yīng)用的時效性以及歸檔、檢索利用質(zhì)量。
5.2各單位應(yīng)在公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的公務(wù)信箱中發(fā)送和接收公務(wù)電子郵件，不得使用私人郵箱。郵件一經(jīng)發(fā)出，必須原樣保存。應(yīng)盡量避免公務(wù)郵箱用于私人活動。
5.3涉密公務(wù)電子郵件應(yīng)使用專網(wǎng)和專門的郵件服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)送和接收，并對發(fā)送的郵件進(jìn)行加密處理，同時應(yīng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、服務(wù)器、工作站進(jìn)行安全性驗證。
5.4在發(fā)送公務(wù)電子郵件時應(yīng)使用真實身份，并根據(jù)電子郵件的密級和發(fā)送范圍，確定是否應(yīng)進(jìn)行加密和電子簽名。不得在公務(wù)電子郵件及其附件中使用掃描簽字等易被修改、偽造的簽字方式。
5.5各單位系統(tǒng)管理人員或有關(guān)人員應(yīng)保存經(jīng)由公務(wù)電子郵件系統(tǒng)傳送的所有電子郵件收發(fā)記錄，作為指導(dǎo)、監(jiān)督歸檔的依據(jù)(公務(wù)電子郵件發(fā)文、收文登記表參見附錄A?1，A?2)。
公務(wù)電子郵件收發(fā)記錄應(yīng)當(dāng)歸檔，只有授權(quán)人員方可查詢。
5.6使用公務(wù)電子郵件系統(tǒng)的工作人員不得開啟可疑電子郵件，如發(fā)現(xiàn)病毒，應(yīng)立即通知系統(tǒng)管理人員。
5.7公務(wù)電子郵件收發(fā)日志應(yīng)備份，脫機保存，定期移交檔案部門。
6 公務(wù)電子郵件的鑒定與歸檔
6.1鑒定歸檔責(zé)任歸屬
6.1.1對外發(fā)送的郵件由發(fā)送者進(jìn)行鑒定歸檔；接收到的外部郵件，由接收者進(jìn)行鑒定歸檔。
6.1.2內(nèi)部電子郵件應(yīng)由郵件的發(fā)送者或郵件討論的發(fā)起者進(jìn)行鑒定歸檔。
6.1.3公共郵箱文件夾或共享郵箱的郵件由文件夾或郵箱的責(zé)任人進(jìn)行鑒定歸檔。個人郵箱內(nèi)郵件的鑒定，由郵箱擁有者負(fù)責(zé)。
6.2鑒定內(nèi)容
6.2.1應(yīng)根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價值。對于涉及公務(wù)但以個人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。
6.2.2公務(wù)電子郵件保管期限和密級的劃分工作，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
6.2.3各單位檔案部門必須對需要歸檔的公務(wù)電子郵件進(jìn)行真實性、完整性、有效性鑒定。真實性鑒定是指認(rèn)定郵件是否當(dāng)時當(dāng)人收發(fā)的，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后是否與收發(fā)時的原始狀況一致。完整性鑒定是指利用有效的技術(shù)手段，檢查公務(wù)電子郵件的內(nèi)容信息、背景信息、結(jié)構(gòu)信息等要素是否完備。有效性鑒定是指檢測公務(wù)電子郵件是否具備可理解性和可用性，包括載體的完好性、信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的兼容性等。
6.3 歸檔范圍
6.3.1 凡是反映本單位工作活動且具有查考利用價值的公務(wù)電子郵件均屬歸檔范圍。載有相同信息的紙質(zhì)文件屬于歸檔范圍的，則該份電子郵件也應(yīng)歸檔。
6.3.2 公務(wù)電子郵件歸檔時，應(yīng)包括以下部分：
a)郵件發(fā)送人、接收人的具體情況(包括姓名、職務(wù)、所屬部門和公務(wù)電子郵箱)；
b)發(fā)送、接收郵件的時間；
c)郵件密級；
d)郵件的題名；
e)郵件正文、附件；
f)郵件收發(fā)日志；
g)發(fā)送、接收郵件的軟件名和版本號。
6.4 歸檔要求
6.4.1辦理完畢且具有保存價值的公務(wù)電子郵件應(yīng)及時從原有郵箱中遷移出來，進(jìn)行邏輯歸檔，保存到專門的電子文件管理系統(tǒng)中。需歸檔的電子郵件不可長期保存在公共郵箱內(nèi)。
6.4.2發(fā)送或接收具有保存價值的公務(wù)電子郵件后應(yīng)立即將電子郵件打印成紙質(zhì)文件，將打印輸出存檔到紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中。
6.4.3采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式(公務(wù)電子郵件存儲格式參見附錄B)，如無法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序一并歸檔。
6.4.4一般情況下電子郵件和附件作為整體進(jìn)行歸檔。
6.4.5經(jīng)加密的公務(wù)電子郵件應(yīng)解密后明文歸檔。
7 歸檔公務(wù)電子郵件的整理
7.1歸檔公務(wù)電子郵件的整理按DA／T22–2000規(guī)定的要求進(jìn)行。
7.2 歸檔公務(wù)電子郵件以件為單位整理。同一全宗可按類別、保管期限、機構(gòu)(問題)等進(jìn)行分類整理，公務(wù)電子郵件編號規(guī)則應(yīng)與電子文件編號規(guī)則保持一致，有對應(yīng)其他版本的，應(yīng)通過檔號建立兩者之間的聯(lián)系。
7.3 將已整理好的公務(wù)電子郵件按順序存入規(guī)范化載體(公務(wù)電子郵件存儲載體參見附錄C)，不同保管期限的公務(wù)電子郵件應(yīng)分別存儲在不同的載體上，務(wù)必保證電子郵件的真實與完整。
7.4 公務(wù)電子郵件的著錄參照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。存儲公務(wù)電子郵件的載體著錄內(nèi)容包括：
a)說明文件，對存儲載體內(nèi)文件及軟硬件環(huán)境進(jìn)行描述。
b)類目表文件，說明載體內(nèi)文件分類信息。
c)著錄文件，存放有關(guān)文件的目錄信息。
d)公務(wù)電子郵件夾，存放已歸檔的各種公務(wù)電子郵件。
7.5 存儲公務(wù)電子郵件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)明以下信息：
a)載體編號；
b)立檔單位名稱；
c)類別(或主題)；
d)郵件起止日期；
e)轉(zhuǎn)存日期；
f)密級；
g)文本(正本或備份)；
h)操作環(huán)境(硬件或軟件)；
i)存儲介質(zhì)的生產(chǎn)日期；
j)保管期限。
8 公務(wù)電子郵件的移交與接收
8.1各單位文件管理人員應(yīng)按時向檔案保管部門移交已歸檔的公務(wù)電子郵件，移交時應(yīng)履行規(guī)定的程序，并做好移交登記(移交登記表參見附錄D)，完全合格后方可移交。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8.2移交單位和檔案保管部門應(yīng)對歸檔的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，檢驗結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《公務(wù)電子郵件移交檢驗登記表》(參見附錄E)。登記表一式兩份，移交單位和檔案管理部門各保存一份。
8.3歸檔公務(wù)電子郵件移交可以采用邏輯方式或物理方式。涉密的公務(wù)電子郵件采用物理方式移交。
8.4無論采用邏輯方式還是物理方式移交，對于需永久或長期保存的公務(wù)電子郵件，均應(yīng)當(dāng)將電子形式轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)形式或者縮微形式一并保存后移交。
9 公務(wù)電子郵件的保管
9.1檔案保管部門應(yīng)對各單位移交的公務(wù)電子郵件制作備份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保存。
9.2歸檔公務(wù)電子郵件的保管要求應(yīng)符合GB／T18894–2002中9-4的相關(guān)規(guī)定。
9.3檔案部門應(yīng)定期對公務(wù)電子郵件進(jìn)行檢查。公務(wù)電子郵件應(yīng)當(dāng)定期轉(zhuǎn)移到適宜長期保存的介質(zhì)上存儲。公務(wù)電子郵件的刪除和銷毀應(yīng)符合GB／T18894–2002中9?8的相關(guān)規(guī)定。
附錄A
（規(guī)范性附錄）
公務(wù)電子郵件收發(fā)文登記表
表A?1公務(wù)電子郵件發(fā)文登記表
序號主題郵件題名附件名發(fā)送者接收者抄送密送發(fā)送時間接收時間密級郵件大小備注
表A?2公務(wù)電子郵件收文登記表
序號主題郵件題名附件名發(fā)送者接收者轉(zhuǎn)發(fā)抄送發(fā)送時間接收時間密級郵件大小備注
附錄B
（規(guī)范性附錄）
公務(wù)電子郵件存儲格式
數(shù)據(jù)類型推薦數(shù)據(jù)格式可參考的數(shù)據(jù)格式存儲格式傳輸格式
文本 PDF、XML、RTF DOC、WPS、PPT
及其他字處理格式 TXT、XML PDF、XML
圖像、照片 FIFF、
GIFB、PDF BMP、XBM、JPEG
及其他格式 TIFF、
JPEG、SVG JPEG、SVG格式，
近期可采用GIFB、
PDF格式
音頻 MP3、WAV WMA、AU格式、
RAM/RM
(RealAudio流式音
頻式)、MIDI/MODs MP3、
WAV、WMA MP3、WAV、WMA、
ASF、RM、RA
視頻 MPEG-2、
MPEG-4、AVI Quick Time、
RealVideo
MPEG、AVI、
SWVF MPEG、ASF、
RM和RA
數(shù)據(jù)庫與
光盤數(shù)據(jù)表 DBF、XML XLS、MDB、EXCEL DBF DBF
圖形 DXF、
SVG、DWF DWG、DGN SVG、
DWG、DWF DWF、
SVG、DWG
網(wǎng)頁 HTML、XML SGML HTML
附錄C
（規(guī)范性附錄）
公務(wù)電子郵件存儲載體
載體名稱（介質(zhì)）用途載體質(zhì)量要求
一次性寫入磁帶WORM 數(shù)據(jù)備份、脫機保存只讀光盤CD-ROM 數(shù)據(jù)利用、備分、脫機保存縮微膠片存儲珍貴檔案
一次性寫入光盤CD-R 數(shù)據(jù)利用、備份發(fā)、脫機保存徑為120mm、厚
度為1?2mm(或更薄)
一次性寫入光盤DVD-R 數(shù)據(jù)存儲、備份硬盤數(shù)據(jù)處理、交換、利用
軟磁盤、閃存盤數(shù)據(jù)處理、交換
（不能作為長期存儲介質(zhì)）
附錄D
（規(guī)范性附錄）
公務(wù)電郵件移交登記表
公務(wù)電子郵件移交登記表（首頁）
序號檔號郵件題名附件名密級載體類型保管期限備注
公務(wù)電子郵件移交登記表（續(xù)頁）文件
特征
載體描述載體類型載體數(shù)量郵件份數(shù)
記錄結(jié)構(gòu)
（物理、邏輯）記錄類型 □定長
□可變長
□其他記錄總數(shù)總字節(jié)數(shù)
記錄字符、圖形、
音頻、視頻文件
格式
設(shè)備
環(huán)境
特征硬件環(huán)境
（主機、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器
型號、制造廠商等）
軟件環(huán)境
（型號、版本等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相關(guān)軟件
（文字處理工具、瀏覽器、
壓縮或解密軟件等）
制表
審核填表人（簽名）
年月日審核人（簽名）
年月日
附錄E
（規(guī)范性附錄）
公務(wù)電子郵件移交檢驗登記表
檢驗項目單位名稱移交單位：接收單位：
載體外觀檢驗
病毒檢驗
真實性檢驗
完整性檢驗
有效性檢驗
技術(shù)方法與相關(guān)軟件說明登記表、軟件、說明資料檢查
填表人（簽名）
年月日
年月日
審核人（簽名）
年月日
年月日
單位（印章）
年月日
年月日
中華人民共和國國家檔案局2005-04-30發(fā)布2005-09-01實施
