廣西壯族自治區(qū)地、市、縣檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范
1. 為了加強(qiáng)地市縣檔案館的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)工作規(guī)范化，不斷提高科學(xué)管理水平，有效地為各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和社會服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《檔案館工作通則》等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。
2. 檔案館的基本任務(wù)
2.1 接收與征集檔案。
2.2 科學(xué)地管理檔案。
2.3 開展檔案的利用工作。
2.4 編輯出版檔案史料。
2.5 積極為編史修志提供檔案資料。
3. 檔案的接收與征集
3.1 接收范圍
3.1.1 本級各機(jī)關(guān)、團(tuán)體及其所屬單位形成的檔案；部分二級機(jī)構(gòu)有保存價值的檔案；撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案；市縣所轄的鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委和政府及其工作部門形成的檔案；工廠、學(xué)校、村民委員會中有代表性的單位形成的檔案及其余單位在某一時期、某一事件中形成的具有重大影響或重要憑證作用的檔案。
3.1.2 經(jīng)協(xié)商同意接收的民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案；集體所有制單位和典型的個體戶、專業(yè)戶形成的有價值的檔案和著名人物形成的檔案。
3.1.3 中華人民共和國成立以前的各種檔案。
3.1.4 有助于了解立檔單位歷史及其檔案內(nèi)容的各種資料。
3.2 接收內(nèi)容包括各種門類和載體的檔案。
3.3 接收檔案的質(zhì)量要求
文書檔案應(yīng)符合廣西檔案局桂檔字[1989]7號《廣西壯族自治區(qū)機(jī)關(guān)文書檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》，科技檔案應(yīng)符合國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T11822—89《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》。各種專業(yè)檔案應(yīng)符合各有關(guān)專業(yè)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。
3.4 接收檔案的期限按照《檔案館工作通則》第七條的規(guī)定和我區(qū)的具體情況接收立檔單位保管十年左右的檔案。撤銷機(jī)關(guān)、團(tuán)體的檔案可隨時接收，同時征集本地區(qū)重要事件的檔案。
3.5 接收檔案的要求和手續(xù)
3.5.1 接收檔案應(yīng)保持全宗的完整性，并按規(guī)定整理好。
3.5.2 立檔單位編制的組織沿革、全宗介紹和有關(guān)檢索工具隨同檔案接收。
3.5.3 交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并在交接文據(jù)上簽名蓋章。
3.6 檔案館應(yīng)向社會公布征集檔案資料的辦法，并采取各種措施，積極有效地征集散存在社會上的檔案史料。
4. 檔案的整理
4.1 全宗的劃分
民國時期檔案，若檔案數(shù)量多，全宗界限明確的應(yīng)分設(shè)全宗，一般設(shè)匯集全宗。革命歷史檔案設(shè)匯集全宗。建國后檔案按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》規(guī)定的“一個機(jī)關(guān)在其工作中形成的各種門類和載體為一個全宗”。
4.1.1 新成立的機(jī)關(guān)，一個機(jī)關(guān)分為兩個以上的機(jī)關(guān)，幾個機(jī)關(guān)合并為一個機(jī)關(guān)，都應(yīng)分別建立新的全宗。
4.1.2 機(jī)關(guān)改變領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、名稱，但其工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍未發(fā)生變化，仍接續(xù)原來的全宗。
4.1.3 機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)一般不建立單獨(dú)全宗。
4.1.4 臨時機(jī)構(gòu)一般不建立單獨(dú)全宗，其檔案應(yīng)納入主管機(jī)關(guān)檔案全宗統(tǒng)一管理。但屬于黨委、政府直接領(lǐng)導(dǎo)，執(zhí)行全局性的任務(wù)，為期比較長的，應(yīng)建立單獨(dú)全宗。
4.1.5 各地市縣黨委與所屬的工作部門以一九八六年為界分設(shè)全宗。
4.2 全宗排列編號按照檔案形成的歷史時期結(jié)合全宗群排列，新接收全宗按進(jìn)館先后依次續(xù)排，按自然數(shù)進(jìn)行大流水編號。已編有空號的要以新接收進(jìn)館全宗填滿空號。全宗號取消代字代號，已有代字代號的全宗要依次往后排列、編號，全宗排列、編號完畢后建立名冊。
4.3 全宗內(nèi)檔案的分類采用年度—組織機(jī)構(gòu)（或問題）分類，同一全宗分類方法應(yīng)保持一致。
4.4 案卷目錄劃分、排列與編號
永久、長期保存的檔案分別編制目錄，100—500條條目內(nèi)組為一體案卷目錄。撤銷的臨時機(jī)構(gòu)檔案案卷數(shù)量較多時，可在有關(guān)全宗內(nèi)單獨(dú)編制目錄。科技檔案、專業(yè)檔案和非紙質(zhì)檔案數(shù)量較多的可單獨(dú)編制目錄。各目錄按編制的先后次序排列、編號。單獨(dú)構(gòu)成全宗的撤銷單位，其短期案卷目錄排在其它目錄之后，依次編目錄號。
4.5 案卷排列與編號
在同類別或同年度中，按機(jī)構(gòu)（或問題）排列。科技檔案、專業(yè)檔案較多時單庫排列，較少時，可在本年度文書檔案后續(xù)排。檔案較少的臨時機(jī)構(gòu)撤銷時，其檔案應(yīng)單獨(dú)設(shè)類，排在有關(guān)單位全宗當(dāng)年檔案的最后。撤銷單位的短期檔案不多時，應(yīng)接著其它檔案順序排列。同一目錄內(nèi)案卷排列次序按自然數(shù)列進(jìn)行流水編號。
4.6 資料的整理
圖書按《中國圖書館圖書分類法》分類和排列，編制分類目錄和書名目錄。報刊按報刊名分年度或月份裝訂和排列，編制報紙、刊物名稱目錄。文號文件匯編，按級別、系統(tǒng)、單位、時間順序排列。專題文件匯編按時間順序排列。
5. 檔案的保管
5.1 檔案館建筑應(yīng)符合中國城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)部、國家檔案局標(biāo)準(zhǔn)JGJ25—86《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》要求，沒有達(dá)到要求的要逐步進(jìn)行改造。
5.2檔案裝具應(yīng)符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T6—92《檔案裝具》和國家標(biāo)準(zhǔn)
GB/T9705—88《文書檔案案卷格式》的規(guī)定。檔案館應(yīng)設(shè)置溫濕度計、復(fù)印機(jī)、音像檔案復(fù)制設(shè)備、去濕機(jī)、吸塵器、空調(diào)設(shè)備和電子計算機(jī)。
5.3 檔案的修復(fù)
5.3.1 修復(fù)工作要分輕重緩急、有計劃、有重點(diǎn)、有步驟地進(jìn)行。首先搶救珍貴有價值的檔案。
5.3.2 檔案修復(fù)要求材料質(zhì)量好，托裱材料要用棉紙，修復(fù)方法要科學(xué)，修復(fù)后檔案要保持原貌。
5.3.3 要逐步開展檔案裉變字跡恢復(fù)工作。
5.4 檔案資料的存放
5.4.1 檔案館應(yīng)編制有規(guī)律的庫房號。庫房內(nèi)的檔案柜自上而下、從左到右順序編號。柜內(nèi)案卷從左到右順序排列。庫房編有檔案存放索引，柜子編有箱號、全宗號、目錄號、案卷起止號。
5.4.2 檔案與資料分開存放。永久、長期保管的檔案應(yīng)實(shí)行分庫或分別存放。民國時期檔案、革命歷史檔案、建國后檔案及圖書、報刊、文件匯編分別存放。不同規(guī)格的檔案以數(shù)量多少確定是否單獨(dú)存放。非紙質(zhì)檔案按載體形式、規(guī)格單獨(dú)存放。
5.5 各全宗建立全宗卷，設(shè)立全宗卷柜。全宗卷應(yīng)有：立檔單位和全宗歷史考證、整理工作方案、檔案資料保管、收進(jìn)、移出、銷毀情況、各種統(tǒng)計材料和交接文據(jù)及全宗介紹、立檔單位大事記等內(nèi)容。
5.6 館藏檔案和資料應(yīng)進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)情況要及時處理，并做好登記。
5.7 檔案館應(yīng)保持整齊、清潔、美觀的館容館貌。
6. 檔案的鑒定與銷毀
6.1 鑒定工作應(yīng)由檔案館負(fù)責(zé)人、保管或提供利用的工作人員及有關(guān)機(jī)關(guān)的人員共同組成鑒定小組，按有關(guān)規(guī)定和要求進(jìn)行鑒定。檔案館工作人員在日常工作中，應(yīng)注意分析檔案的價值，并對到期檔案提出存毀意見。
6.2 對失去保存價值的檔案，由鑒定小組征求有關(guān)部門意見，寫出鑒定工作報告，填寫銷毀清冊，報請主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后指派二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
7. 檔案的統(tǒng)計
檔案館要建立各種基礎(chǔ)統(tǒng)計臺帳，如設(shè)備、人員、檔案案卷收進(jìn)和移出、全宗目錄和館藏數(shù)量、利用情況等，做好登記工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計和上報《檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計年報》，并對本館各種數(shù)據(jù)各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行分析。
8. 檔案的檢索
8.1 檔案館要求編制必備的案卷目錄，案卷文件目錄（案卷全引目錄），選編專題目錄、專題卡片、人名索引等。
8.2 檔案館要編制檔案館指南、全宗指導(dǎo)南（全宗介紹）。
9. 檔案利用
9.1 檔案館應(yīng)具備閱覽室、檢索室、接待室、陳列室等檔案利用場所。
9.2 檔案館工作人員要執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，熟悉館藏，了解社會需求，積極主動地做好服務(wù)工作，對重要檔案資料以復(fù)制件代替原件提供利用。
9.3 檔案開放要按照《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及廣西區(qū)檔案局桂檔字[1992]18、19、20號文“轉(zhuǎn)發(fā)國家檔案局的《各級國家檔案館開放檔案辦法》、《外國組織和個人利用我國檔案試行辦法》及執(zhí)行兩個辦法有關(guān)注意事項(xiàng)的通知”執(zhí)行。
9.4 檔案館應(yīng)通過“檔案利用效果登記表”等多種渠道，積極主動收集反饋信息和利用效果，及時分析研究，定出改進(jìn)提供利用措施并開展利用效益宣傳。
9.5 檔案館要根據(jù)檔案內(nèi)容和本地區(qū)中心任務(wù)，組織檔案陳列、展覽、出版檔案史料匯集、利用報刊、電臺、電視臺等宣傳工具，宣傳檔案的作用，增強(qiáng)社會檔案意識，擴(kuò)大社會影響，提高知名度。
10. 檔案的編研
檔案館應(yīng)根據(jù)本館館藏檔案內(nèi)容和本地區(qū)中心任務(wù)，自編或配合有關(guān)部門編寫主要為改革開放、經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的檔案資料匯編；研究館藏檔案內(nèi)容，編纂綜合性或?qū)ｎ}性檔案史料。
11. 制度
檔案館要制定工作人員崗位責(zé)任制，庫房管理制度，保密、保衛(wèi)制度，借閱、利用制度及統(tǒng)計制度等。
12. 附則
本規(guī)范自發(fā)布之日起執(zhí)行。
