關于印發(fā)《廣西壯族自治區(qū)錄音
錄像檔案歸檔整理規(guī)則（試行）》的通知
各市檔案局，區(qū)直各有關單位：
為了規(guī)范錄音錄像檔案的歸檔整理，提高工作效率和現(xiàn)代化管理水平，自治區(qū)檔案局制訂了《廣西壯族自治區(qū)錄音錄像檔案歸檔整理規(guī)則（試行）》。現(xiàn)印發(fā)你們，請結合實際貫徹執(zhí)行。
廣西壯族自治區(qū)檔案局
2009年8月25日
廣西壯族自治區(qū)
錄音錄像檔案歸檔整理規(guī)則
（試行）
1 范圍
本規(guī)則規(guī)定了歸檔錄音錄像的整理原則和方法。
本規(guī)則適用于廣西壯族自治區(qū)各級機關、團體、企事業(yè)單位和其他社會組織的錄音錄像檔案歸檔整理。
本規(guī)則不適用于新聞媒介單位。
2 定義
本規(guī)則采用下列定義
2.1 歸檔錄音、錄像
立檔單位在其職能活動中直接形成的以聲音、影像形式存在的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。
2.2 歸檔錄音、錄像整理
將歸檔錄音、錄像以件為單位進行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔錄音、錄像的整理單位。一般以能完整的、相對獨立的記錄某一事件的錄音或錄像材料為一件。
3 收集
3.1 收集范圍
3.1.1 記錄本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對單位工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的錄音、錄像。
3.1.2 領導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動形成的錄音、錄像。
3.1.3 本單位組織或參加的重要外事活動形成的錄音、錄像。
3.1.4 記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災害及其他異常情況和現(xiàn)象的錄音、錄像。
3.1.5 記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設、重點工程、名勝古跡、自然風光以及民間風俗和著名人物的錄音、錄像。
3.1.6 其它有重要保存利用價值的錄音、錄像。
3.2 收集要求
3.2.1 凡屬歸檔范圍的錄音、錄像，必須按有關規(guī)定向本單位檔案部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。
3.2.2 收集的錄音、錄像沒有標明主題（內容）和時間的，移交人員應在移交時予以補充完整。
錄音應整理出文字材料隨同移交。
3.2.3 歸檔錄音、錄像應確保可讀性，并保持整潔、無破損。
3.3 收集時間
對具有歸檔保存價值的錄音、錄像，單位或個人應及時整理、移交檔案室歸檔，一般不應跨年度。
4 整理
4.1 整理原則
錄音、錄像的整理應遵循保持錄音、錄像的有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則。
4.2 整理方法
錄音、錄像的整理方法分為錄音整理方法和錄像整理方法。
4.2.1 鑒定
4.2.1.1 根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件錄音、錄像進行鑒定，判斷其是否應當歸檔。
4.2.1.2 對存有真?zhèn)我闪x的錄音、錄像應采取必要措施進行鑒定。
4.2.1.3 歸檔錄音、錄像的保管期限參照文書檔案保管期，劃分為永久、30年、10年3種。
4.2.2 分類
歸檔錄音、錄像應在其全宗—錄音、錄像類內，按照年度—期限、年度—類別（或機構）—期限或按照項目進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。
4.2.2.1 按年度分類
將歸檔錄音、錄像按形成年度分類。
4.2.2.2 按期限分類
將歸檔錄音、錄像按其保管期限分為永久、30年、10年3種。
4.2.2.3 按類別（或機構）分類
將歸檔錄音、錄像按問題（或機構）進行分類。
4.2.2.4 按項目分類
將歸檔錄音錄像按項目分類。
4.2.3 排列
根據(jù)分類方案，每件歸檔錄音、錄像在最低一級類目內按時間先后順序排列。格式主要有如下三種：
格式①：全宗號—錄音（錄像）—年度—期限—件號。
格式②：全宗號—錄音（錄像）—年度—類別（或機構）—期限—件號。
格式③：全宗號—錄音（錄像）—項目—期限—件號。
4.2.4 編號
根據(jù)排列方式，編制由全宗號、錄音（錄像）、年度、類別（或機構）、項目代號、期限、件號等各選項組成的序列號，即編制檔號。
4.2.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替，企事業(yè)單位無全宗號可取消不編。
4.2.4.2 錄音（錄像）：錄音檔案用“錄音”兩漢字的第一個漢語拼音字母表示，并固定使用，即“LY”；錄像檔案用“錄像”兩漢字的第一個漢語拼音字母表示，并固定使用，即“LX”。
4.2.4.3 年度：歸檔錄音、錄像形成的年度。采用公元紀年，如“2006”。
4.2.4.4 類別（或機構）：見4.2.2.3
4.2.4.5 項目代號：歸檔錄音錄像所屬項目的代號。
4.2.4.6 期限：歸檔錄音、錄像的保管期限。
4.2.4.7 件號:歸檔錄音、錄像的排列順序號。
在分類方案的最低一級類目內，按歸檔錄音、錄像排列順序從“1”開始標注。
4.2.5 著錄
每件錄音、錄像都應按分類方案，在相關的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。錄音、錄像檔案目錄包括檔號、責任者、題名、時間長度（分、秒）、起始標志、結束標志、現(xiàn)存載體編號、原存載體編號、參見號、備注。
圖2:歸檔目錄
檔 號 | 責任者 | 題 名 | 時間長度 （分、秒） | 起始標志 | 結束標志 | 現(xiàn)存載體編號 | 原存載體編號 | 參見號 | 備 注 |
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4.2.5.1 檔號：歸檔錄音、錄像的歸檔號。
由全宗號、LY（LX）、年度、類別（或機構）、期限、件號等各要素組成，中間用“-”連接。
4.2.5.2 責任者：制發(fā)錄音、錄像的組織或個人，即錄音、錄像的制成機關或署名者。
4.2.5.3 題名：錄音、錄像標題（時間、地點、人物、事由）。
4.2.5.4 時間長度（分、秒）：錄音、錄像錄制（或播放）的時間長度，用分、秒標識（如：128分37秒）。
4.2.5.5 起始標志：錄音、錄像起始的標志。錄音的第一句話；錄像的第一幀畫面，用語言描述。
4.2.5.6 結束標志：錄音、錄像結束的標志。錄音的第末句話；錄像的第末幀畫面，用語言描述。
4.2.5.7 現(xiàn)存載體編號：指經(jīng)遷移后的歸檔錄音、錄像存貯載體的編號。
4.2.5.8 原存載體編號：指歸檔錄音、錄像原存貯載體的編號。
4.2.5.9 參見號：與本件錄音、錄像有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號。
4.2.5.10 備注：注釋錄音、錄像需說明的情況。
4.2.5.11 錄音、錄像檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬=279mm×210mm）橫排。
4.2.5.12 目錄封面
錄音、錄像檔案目錄應編制目錄封面。封面可以視需要設置全宗名稱、錄音（錄像）檔案、年度、類別（或機構）、期限等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規(guī)范化簡稱。
圖3:目錄封面
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| （ 全 宗 名 稱 ） |
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| 錄音（錄像）檔案目錄 |
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| 類 別 |
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| （或機構） |
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| 期 限 |
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注：長×寬=210mm×297mm
4.2.6 上架
4.2.6.1 遷移后的歸檔錄音、錄像存貯載體應按分類方案排列順序編號、上架。
4.2.6.2 原錄音、錄像存貯載體的各種光盤、優(yōu)盤等自行分類、編號、上架。
5 保管
5.1 對歸檔錄音、錄像，要采取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。
5.2 存放歸檔錄音、錄像的庫房和箱柜應保持整潔，定期除塵，確保歸檔錄音、錄像完好無損。
5.3 存放歸檔錄音、錄像庫房的溫濕度應符合保護相關存貯載體的溫濕度要求。
