(一九九一年五月八日)
第一章 總 則
第一條 為了搞好審計(jì)文件材料的立卷歸檔工作，并使之制度化、規(guī)范化，根據(jù)審計(jì)署、國(guó)家檔案局《關(guān)于審計(jì)檔案管理工作的規(guī)定》，制定本程序。
第二條 堅(jiān)持誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷的原則，建立立卷歸檔工作責(zé)任制。立卷歸檔工作應(yīng)列入項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃，由審計(jì)組指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和立卷工作，做到邊審計(jì)、邊收集整理，審結(jié)卷成。
第三條 認(rèn)真貫徹審計(jì)監(jiān)督和行政管理兩類文件材料分開(kāi)立卷的原則，準(zhǔn)確劃分兩者的界限，以保證審計(jì)檔案的系統(tǒng)性和完整性。
第四條 審計(jì)檔案卷質(zhì)量的基本要求是完整和精煉。
“完整”的要求是：
(一)每一年度執(zhí)行審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃所形成的審計(jì)文件材料，均應(yīng)收集齊全。
(二)每一審計(jì)項(xiàng)目所形成的文件材料，均應(yīng)收集齊全。
(三)每一案卷重要文件的各種稿本，均應(yīng)收集齊全。
“精煉”的要求是，在立卷過(guò)程中嚴(yán)格按文件材料保存價(jià)值決定取舍，應(yīng)做到：
(一)按職能分類，防止審計(jì)監(jiān)督和行政管理兩類文件混合立卷和不必要的重復(fù)性立卷。
(二)對(duì)審計(jì)證明材料，應(yīng)以審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的需要為標(biāo)準(zhǔn)，區(qū)分經(jīng)過(guò)核實(shí)和未經(jīng)過(guò)核實(shí)、已用作依據(jù)和未用作依據(jù)，分別加以取舍；與審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題無(wú)關(guān)或未經(jīng)核實(shí)的材料，均不立卷。
(三)對(duì)各種審計(jì)文書的歷次修改稿，除有重要內(nèi)容的修改稿應(yīng)立卷歸檔外，一般修改稿不必歸檔。
第二章 收集整理
第五條 審計(jì)項(xiàng)目確定后，有關(guān)人員應(yīng)立即制訂該項(xiàng)目文件材料的收集整理工作計(jì)劃，做好準(zhǔn)備工作。
第六條 按照邊審計(jì)、邊收集整理、審結(jié)卷成的要求，從確定審計(jì)項(xiàng)目開(kāi)始，即應(yīng)對(duì)每個(gè)審計(jì)程序上形成的文件材料，隨時(shí)加以收集，并存放于事先準(zhǔn)備好的該審計(jì)項(xiàng)目文件夾(袋)中，以備整理、選用。
第七條 凡記錄和反映審計(jì)機(jī)關(guān)在履行審計(jì)職能活動(dòng)中直接形成的文件、電報(bào)、信函、憑證、筆錄的原件及其復(fù)制件，照片、音像磁帶，以及與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的其它文件材料，均屬審計(jì)檔案的收集范圍。具體是：
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)審計(jì)立項(xiàng)的指示、批示和下達(dá)的審計(jì)項(xiàng)目任務(wù)文件。
(二)審計(jì)通知書。
(三)審計(jì)報(bào)告(或復(fù)審意見(jiàn))，審計(jì)機(jī)關(guān)審定審計(jì)報(bào)告(復(fù)審意見(jiàn))的會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄摘要。
(四)審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的證明材料。
(五)被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面意見(jiàn)。
(六)有關(guān)審計(jì)處理的請(qǐng)示，審計(jì)事項(xiàng)的報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示。
(七)審計(jì)(含復(fù)審)結(jié)論和決定或?qū)徲?jì)意見(jiàn)通知書。
(八)被審計(jì)單位關(guān)于執(zhí)行審計(jì)結(jié)論和決定情況的報(bào)告。
(九)罰款、沒(méi)收款、扣繳款，停止撥款、貸款，凍結(jié)銀行存款，封存帳冊(cè)等文書及回執(zhí)。
(十)被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)結(jié)論和決定的復(fù)審申請(qǐng)，對(duì)審計(jì)(含復(fù)審)結(jié)論和決定的申訴材料；有關(guān)人員對(duì)審計(jì)(含復(fù)審)結(jié)論和決定的申訴材料。
(十一)依法作出審計(jì)結(jié)論和決定的法規(guī)目錄或摘要，上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)本項(xiàng)目問(wèn)題處理的政策界限。
(十二)有關(guān)本審計(jì)項(xiàng)目的情況報(bào)告、通報(bào)。
(十三)審計(jì)調(diào)查報(bào)告及有關(guān)文件材料。
(十四)各種調(diào)查取證材料。
(十五)移交處理意見(jiàn)書。
(十六)群眾來(lái)信或來(lái)訪記錄。
(十七)項(xiàng)目審計(jì)計(jì)劃或?qū)徲?jì)方案，有關(guān)本項(xiàng)目計(jì)劃安排方面的意見(jiàn)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)和其它有關(guān)材料。
(十八)與本項(xiàng)目有關(guān)的其它材料。
第八條 不歸檔文件材料的范圍：
(一)與本項(xiàng)目無(wú)關(guān)的文件材料。
(二)未用作審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題依據(jù)的文件材料。
(三)未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文電草稿和文件的一般修改稿。
(四)審計(jì)過(guò)程中摘錄的供參閱的非取證材料和筆錄。
(五)重份文件材料。
第九條 在審計(jì)文件材料的整理工作中，應(yīng)根據(jù)文件材料的保存價(jià)值及其相互之間的歷史聯(lián)系，并以審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的需要為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要立卷的文件材料，特別是證明材料，要進(jìn)行嚴(yán)格的鑒別和挑選；對(duì)其中不必立卷歸檔但有參考價(jià)值的文件材料，可作為資料保存。
第十條 按照審計(jì)法規(guī)、審計(jì)取證、文書處理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)確定立卷歸檔的文件材料，應(yīng)檢查有關(guān)程序和簽批認(rèn)定手續(xù)等是否完備，不符合要求的應(yīng)予補(bǔ)救。
第三章 立卷組合
第十一條 按職能分類。立卷時(shí)，先劃清審計(jì)監(jiān)督和行政管理活動(dòng)所形成的兩種不同文件材料之間的界限，分別按各自的要求立卷。遇有兩類文件材料相互交叉或難以區(qū)分時(shí)，應(yīng)根據(jù)完整、精煉的要求，認(rèn)真分析、鑒別，酌情處理；必要時(shí)，個(gè)別文件可在審計(jì)和文書兩類案卷中同時(shí)立卷。
第十二條 按項(xiàng)目立卷。對(duì)應(yīng)立卷歸檔的文件材料，根據(jù)審計(jì)項(xiàng)目的不同情況和便于管理的需要，采用不同的方法立卷：
(一)以項(xiàng)目為單位進(jìn)行立卷。一個(gè)審計(jì)項(xiàng)目的文件材料應(yīng)立成一卷或數(shù)卷，一般不得把兩個(gè)或兩個(gè)以上項(xiàng)目的文件材料合并立成一卷。除利用外資審計(jì)項(xiàng)目外，跨年度結(jié)束的審計(jì)事項(xiàng)，放于審計(jì)結(jié)束的年度立卷。
(二)承包經(jīng)營(yíng)責(zé)任審計(jì)和廠長(zhǎng)(經(jīng)理)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)，按單位、人名和審計(jì)年度分別立卷。
(三)定期審計(jì)，按被審計(jì)單位和年度立卷。一個(gè)年度內(nèi)被審計(jì)單位的材料普遍較少時(shí)，可將這些單位的材料分別裝訂成薄卷，放在同一卷盒內(nèi)。
(四)行業(yè)審計(jì)，本機(jī)關(guān)直接審計(jì)形成的文件材料，與下級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)審計(jì)情況報(bào)告和本機(jī)關(guān)的綜合材料，應(yīng)分別立卷。
(五)專項(xiàng)資金審計(jì)，利用外資審計(jì)，按項(xiàng)目和年度立卷。
(六)審計(jì)調(diào)查按專題立卷，視材料的多少立成一卷或數(shù)卷，材料少時(shí)可將幾個(gè)專題材料合并立卷。
(七)復(fù)審文件材料由辦理復(fù)審的審計(jì)機(jī)關(guān)立卷。抄送給原審計(jì)機(jī)關(guān)的復(fù)審文件材料與原審計(jì)結(jié)論和決定在同一年度的，與其合并立卷；不在同一年度的，另行立卷。
(八)審計(jì)過(guò)程中，移送外單位處理的有關(guān)事項(xiàng)的文件材料。審計(jì)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，將原件或復(fù)印件隨該審計(jì)項(xiàng)目文件材料立卷。
第十三條 按單元排列。卷內(nèi)文件的排列順序，一般采用單元排列法。即將需立卷歸檔的文件材料分為結(jié)論性文件材料、證明性材料和立項(xiàng)性文件材料三個(gè)單元，每個(gè)單元內(nèi)再根據(jù)不同情況和需要按不同順序排列。
第一單元 結(jié)論性文件材料，逆審計(jì)程序結(jié)合重要程序排列；
(一)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的有關(guān)本項(xiàng)目的審計(jì)情況報(bào)告。
(二)審計(jì)(含復(fù)審)結(jié)論和決定或?qū)徲?jì)意見(jiàn)通知書。
(三)被審計(jì)單位執(zhí)行審計(jì)結(jié)論和決定情況的報(bào)告及罰款、沒(méi)收款、扣繳款回執(zhí)。
(四)有關(guān)審計(jì)處理的請(qǐng)示，審計(jì)事項(xiàng)的報(bào)告及上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示。
(五)審計(jì)報(bào)告(含復(fù)審意見(jiàn))及審計(jì)機(jī)關(guān)審定審計(jì)報(bào)告(復(fù)審意見(jiàn))的會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄摘要。
(六)被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)報(bào)告的書面意見(jiàn)。
(七)被審計(jì)單位對(duì)審計(jì)結(jié)論和決定的復(fù)審申請(qǐng)，對(duì)審計(jì)(含復(fù)審)結(jié)論和決定的申訴材料；有關(guān)人員對(duì)審計(jì)(含復(fù)審)結(jié)論和決定的申訴材料。
(八)停止撥款、貸款，凍結(jié)銀行存款，封存帳冊(cè)的文書及回執(zhí)。
(九)有關(guān)本項(xiàng)目的通報(bào)。
(十)移送處理意見(jiàn)書。
第二單元 證明性材料，按其所證明的審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的次序排列：
(十一)審計(jì)證實(shí)問(wèn)題匯總記錄(證實(shí)審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題的匯總文字或表格)。
(十二)審計(jì)證實(shí)問(wèn)題分項(xiàng)記錄(證實(shí)審計(jì)報(bào)告所列問(wèn)題之一的原始憑證、審計(jì)工作記錄及調(diào)查證明性材料)。
(十三)依法作出審計(jì)結(jié)論和決定的法規(guī)目錄或摘要、上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)本項(xiàng)目問(wèn)題處理的政策界限。
第三單元 立項(xiàng)性文件材料，按文件產(chǎn)生的先后順序排列：
（十四)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)項(xiàng)目審計(jì)任務(wù)的指示和部署意見(jiàn)。
(十五)群眾來(lái)信或來(lái)訪的記錄。
(十六)本項(xiàng)目的審計(jì)計(jì)劃或?qū)徲?jì)方案。
(十七)審計(jì)通知書。
第十四條 卷內(nèi)文件的排列，一般批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，修改在后。
第四章 立卷編目
第十五條 以卷為單位，對(duì)卷內(nèi)文件材料逐頁(yè)在有文字的材料的正面右上角(背面左上角)用阿拉伯?dāng)?shù)字順序編寫頁(yè)號(hào)。
第十六條 卷內(nèi)文件目錄按卷內(nèi)文件材料的排列順序和內(nèi)容編寫：
第一欄，順序號(hào)：以文件材料排列先后順序逐件填寫。
第二欄，字號(hào)：填寫文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
第三欄，責(zé)任者：填寫對(duì)文件材料的署名者，即對(duì)文件材料負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人。未署名的，應(yīng)判定責(zé)任者。
第四欄，題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“［］”。
第五欄，日期：文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的數(shù)字右下角加“ ”號(hào)。
第六欄，頁(yè)號(hào)：填寫文件所在起止頁(yè)號(hào)。
第十七條 案卷封面(見(jiàn)附圖)的印制與填寫：
(一)“全宗名稱”，印制或填寫立檔單位全稱或通用簡(jiǎn)稱。
(二)“審計(jì)案卷題名”，即審計(jì)項(xiàng)目名稱，按照介詞“對(duì)”字、被審計(jì)單位名稱、審計(jì)事項(xiàng)的時(shí)間范圍和審計(jì)事項(xiàng)名稱的順序填寫。
(三)“審計(jì)時(shí)間”，填寫從制發(fā)審計(jì)通知書至下達(dá)審計(jì)結(jié)論和決定或?qū)徲?jì)意見(jiàn)通知書的起止時(shí)間。
(四)“審計(jì)組負(fù)責(zé)人”，填寫審計(jì)組負(fù)責(zé)人姓名。
(五)“本項(xiàng)目共 卷(第 卷)，填本審計(jì)項(xiàng)目形成的案卷總數(shù)，本卷是其中第幾卷。
(六)“ 年 月至 年 月”，填寫本卷文件材料形成的起止時(shí)間。
(七)“本卷共 件 頁(yè)”，填寫本卷文件材料的總件數(shù)和總頁(yè)數(shù)。
(八)“保管期限”，根據(jù)審計(jì)檔案保管期限表的規(guī)定劃注。
(九)“歸檔號(hào)”，填寫文書處理號(hào)。
(十)案卷封面采用長(zhǎng)×寬為300mm×220mm規(guī)格，250克牛皮紙。
第十八條 備考表的填寫；
(一)卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況，填寫人簽名并標(biāo)注時(shí)間。
(二)立卷人：由立卷者簽名，并注明日期。
(三)檢查人：由審計(jì)組或?qū)徲?jì)業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人簽名，并填寫檢查日期。
(四)立卷時(shí)間：填寫完成立卷的日期。
第五章 案卷裝訂
第十九條 案卷的裝訂應(yīng)注意以下事項(xiàng)：
(一)拆除文件上的金屬物。
(二)破損和褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。
(三)文件材料裝訂部分過(guò)窄或有字的，用紙加寬裝訂；紙面小的，加貼在標(biāo)準(zhǔn)的十六開(kāi)紙上。
(四)文件材料字跡難以辯認(rèn)的，應(yīng)附抄件并加以說(shuō)明。
(五)文件材料是外文的，應(yīng)附有中譯本。
(六)卷內(nèi)文件材料，一般不超過(guò)二百頁(yè)為宜，超過(guò)的可根據(jù)文件材料內(nèi)容的階段性分卷裝訂。
(七)裝訂時(shí)文件的右邊和下邊要取齊。
(八)裝訂要牢固、整齊、美觀、不丟頁(yè)、不壓字。不損壞文件，不妨礙閱讀。
第二十條 錄音帶、錄像帶、照片等聲像檔案，應(yīng)逐件登記單位、時(shí)間、內(nèi)容、數(shù)量、制作者。
第二十一條 證物能附卷保存的，應(yīng)裝入卷內(nèi)或物品袋內(nèi)，袋上寫明名稱、數(shù)量、特征、來(lái)源。不便附卷保存的，另行包裝封面，注明年度、內(nèi)容、檔號(hào)、審計(jì)項(xiàng)目標(biāo)題等，連同案卷一并歸檔。有些證物不宜保存者，應(yīng)拍成照片存檔。
第六章 歸 檔
第二十二條 對(duì)立好的案卷，應(yīng)有審計(jì)組負(fù)責(zé)人和檔案人員逐卷檢查，不符合要求的應(yīng)予補(bǔ)救或返工。
第二十三條 對(duì)立好的案卷由檔案部門與立卷部門共同研究，按有關(guān)規(guī)定劃注保管期限。
第二十四條 案卷立好并經(jīng)驗(yàn)收后，應(yīng)按規(guī)定時(shí)間向機(jī)關(guān)檔案室移交。
第二十五條 審計(jì)文件材料立卷工作完成后，未列入卷內(nèi)但有參考價(jià)值的材料，可由經(jīng)辦單位保存?zhèn)洳椋淮_實(shí)不需要保存的文件材料，應(yīng)登記造冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后銷毀。
