(民政部 國家檔案局2001年7月12日印發(fā))
第一條 為了加強對地名檔案的管理，確保地名檔案的完整與安全，促進(jìn)地名檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，發(fā)揮地名檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《地名管理條例》及其實施細(xì)則，制定本辦法。
第二條 地名檔案是指在地名管理工作中形成的具有保存價值的記載各個地理實體的標(biāo)準(zhǔn)名稱及其它相關(guān)信息的文字、圖表、聲像等材料。
第三條 地名檔案是地名管理的專業(yè)檔案，是國家檔案的重要組成部分，是進(jìn)行地名管理、推行地名標(biāo)準(zhǔn)化、開展地名研究的基礎(chǔ)。
第四條 全國地名檔案工作在國家檔案行政管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督和指導(dǎo)下，由民政部統(tǒng)一指導(dǎo)，各級地名主管部門分級管理。在檔案業(yè)務(wù)上接受上級地名主管部門和同級檔案行政管理部門的指導(dǎo)、監(jiān)督。
第五條 地名檔案管理機構(gòu)的職責(zé)：
(一) 貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和方針政策，制定地名檔案工作的規(guī)章制度，并組織實施；
(二) 收集、整理、保管、統(tǒng)計地名檔案及相關(guān)的專業(yè)資料；
(三) 指導(dǎo)和監(jiān)督下級地名檔案工作，開展地名檔案理論研究，經(jīng)驗交流和業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
(四) 開發(fā)利用地名檔案信息資源，編輯地名資料，為地名工作及有關(guān)方面提供服務(wù)；
(五) 嚴(yán)格保守國家秘密，維護地名檔案的完整與安全。
第六條 地名材料由形成部門負(fù)責(zé)整理，并移交地名檔案管理機構(gòu)或檔案工作人員集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有。
第七條 地名材料的歸檔范圍
(一) 地名調(diào)查(包括普查、補查和資料更新)的原始記錄、補充調(diào)查記錄和收集的考證材料等；
(二) 地名照片(含底片)等聲像材料；
(三) 地名普查成果表、地名卡片、地名文字概況、地名補查和資料更新成果表及地名圖的原始稿、審定稿、正本(成圖)；
(四)《地名錄》、《地名志》、《地名詞典》及各種資料匯編的原始稿、審定稿、出版本和計算機軟盤；
(五) 本單位編印的地名刊物的審定稿和出版本；
(六) 地名譯寫書刊的原始稿、審定稿和出版本；
(七) 各種地名圖的審定圖和成圖。
第八條 地名材料的歸檔要求
(一) 地名材料應(yīng)于每項工作告一段落或結(jié)束時整理歸檔；
(二) 地名材料以縣(市)、市轄區(qū)為整理單位，按照一名一卷的原則整理，并結(jié)合行政區(qū)劃和地名類別排列；
(三) 地名文字概況與地名表應(yīng)裝訂成冊，地名卡片應(yīng)裝入卡片柜或卡片箱、盒，地名圖應(yīng)采用圖筒或?qū)Ｓ霉竦确椒ㄍ咨票９埽?/span>
(四) 地名照片、音像帶按照《照片檔案管理規(guī)范》、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》的要求管理；
(五) 編譯出版材料按照《出版社書稿檔案管理辦法》的要求整理歸檔；
(六) 地名檔案永久保管；
(七) 地名普查成果、地名補查和資料更新成果應(yīng)按《全國地名普查若干規(guī)定(試行)》和《全國地名補查和資料更新工作方案》的有關(guān)規(guī)定逐級上報。
第九條 地名檔案在地名檔案管理機構(gòu)保存一定年限后，按國家有關(guān)規(guī)定移交同級國家綜合檔案館。
第十條 過境地區(qū)標(biāo)有準(zhǔn)確經(jīng)緯度的地名檔案應(yīng)定為秘密級，尚未公開的地名錄、地名志和地名資料匯編等應(yīng)定為內(nèi)部使用。
第十一條 涉密的地名檔案主要供地名工作部門利用；查閱非涉秘檔案，需出具單位介紹信或個人有效證件。
第十二條 各級地名檔案管理機構(gòu)應(yīng)建立地名檔案的查(借)閱制度；根據(jù)檔案的密級，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)；編制各種檢索工具，積極開展檔案的編研工作，分析研究檔案的利用效果，總結(jié)推廣檔案利用的先進(jìn)經(jīng)驗。
第十三條 地名檔案庫房要配備必要的設(shè)施和設(shè)備，并有防盜、防火、防光、防蟲和防潮等設(shè)施。各級地名主管部門應(yīng)為地名檔案管理創(chuàng)造必要的條件，積極采用先進(jìn)技術(shù)，逐步實現(xiàn)地名檔案管理的現(xiàn)代化。
第十四條 本辦法由民政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋。
第十五條 本辦法自頒布之日起實施。1983年5月5日頒發(fā)的《全國地名檔案管理暫行辦法》同時廢止。
