廣西壯族自治區(qū)檔案局
關(guān)于印發(fā)《廣西壯族自治區(qū)檔案館
接收檔案數(shù)字化成果暫行辦法》的通知
桂檔發(fā)〔2011〕21號
區(qū)直各單位：
現(xiàn)將《廣西壯族自治區(qū)檔案館接收檔案數(shù)字化成果暫行辦法》印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。
廣西壯族自治區(qū)檔案局
2011年9月7日
下載：《廣西壯族自治區(qū)檔案館接收檔案數(shù)字化成果暫行辦法》（含附件：檔案數(shù)字化成果交接文據(jù)）
廣西壯族自治區(qū)檔案館接收
檔案數(shù)字化成果暫行辦法
為加強(qiáng)區(qū)直單位檔案數(shù)字化成果的集中安全管理和有效開發(fā)利用，根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，制定本辦法。
第一條 本辦法適用于自治區(qū)檔案館對區(qū)直單位檔案數(shù)字化成果的接收工作。
第二條 檔案數(shù)字化成果指應(yīng)用計算機(jī)信息技術(shù)，對紙質(zhì)檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、縮微膠片等傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的檔案數(shù)據(jù)。
第三條 各單位加工制作的檔案數(shù)字化成果，自相對應(yīng)的檔案形成之日起滿5年，向自治區(qū)檔案館移交。
第四條 自治區(qū)檔案館接收檔案數(shù)字化成果的范圍參照《廣西壯族自治區(qū)檔案館接收檔案的規(guī)定》、《廣西壯族自治區(qū)檔案館檔案接收標(biāo)準(zhǔn)》等執(zhí)行。
第五條 各單位應(yīng)采用符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案級DVD光盤的方式，向自治區(qū)檔案館移交檔案數(shù)字化成果一式兩套。
第六條 各單位向自治區(qū)檔案館移交的檔案數(shù)字化成果應(yīng)包括檔案目錄數(shù)據(jù)和已按《廣西壯族自治區(qū)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)要求》、《廣西壯族自治區(qū)照片檔案數(shù)字化技術(shù)要求》、《廣西壯族自治區(qū)錄音檔案數(shù)字化技術(shù)要求》、《廣西壯族自治區(qū)錄像檔案數(shù)字化技術(shù)要求》等有關(guān)規(guī)定制作的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)。
第七條 各單位移交的檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)為GD2000檔案管理軟件形成的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)著錄項目齊全，著錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、規(guī)范。如已使用其他檔案管理軟件完成的目錄數(shù)據(jù)，應(yīng)先將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成符合GD2000數(shù)據(jù)格式的dbf或txt文件，再進(jìn)行移交。
第八條 各單位移交的檔案數(shù)字化成果，其數(shù)字文件的命名、數(shù)字化技術(shù)參數(shù)、存儲格式、數(shù)據(jù)質(zhì)量等必須符合紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等檔案數(shù)字化技術(shù)要求的有關(guān)規(guī)定。
第九條 各單位移交的數(shù)據(jù)光盤應(yīng)按《廣西電子文件（檔案）數(shù)據(jù)光盤存儲管理規(guī)范》制作。在數(shù)據(jù)移交前對光盤進(jìn)行檢測，確保光盤的可讀性、安全性；與原始數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗，確保移交數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。
第十條 移交的數(shù)據(jù)光盤應(yīng)按《廣西電子文件（檔案）數(shù)據(jù)光盤載體標(biāo)注規(guī)范》的要求，在光盤標(biāo)簽面填寫該光盤號、文件類型、保管期限、責(zé)任者和刻錄時間，在封面標(biāo)注全宗名稱、光盤名稱或內(nèi)容、檔案起止時間、保管期限、件數(shù)、檔號（或歸檔號）等檔案數(shù)據(jù)的相關(guān)信息。
第十一條 各單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化成果移交時，應(yīng)提前2個月向自治區(qū)檔案館提出移交申請。自治區(qū)檔案館在接到申請后1個月內(nèi)，與移交單位協(xié)商確定移交有關(guān)事項，并對檔案數(shù)字化成果按檔案接收標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化技術(shù)要求等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢查驗收。驗收不合格的，由移交部門負(fù)責(zé)重新制作。
第十二條 移交的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果，如已按照《廣西紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工項目驗收管理暫行辦法》進(jìn)行驗收，驗收合格且符合檔案接收標(biāo)準(zhǔn)的，可直接辦理移交手續(xù)。
第十三條 經(jīng)過驗收確認(rèn)可移交進(jìn)館的檔案數(shù)字化成果，須交接雙方根據(jù)移交清單進(jìn)行清點核對，詳細(xì)清點光盤數(shù)量、數(shù)字文件數(shù)量、檔案目錄數(shù)量等，同時檢查光盤載體外觀、病毒、可讀性等。對清點和檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，由移交單位負(fù)責(zé)改正。清點無誤、檢查合格后，填寫《檔案數(shù)字化成果交接文據(jù)》（見附表）一式三份，經(jīng)雙方單位負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人簽名、單位蓋章后生效。交接文據(jù)移交單位保存一份，接收單位保存二份備查。
第十四條 各單位可對其移交的檔案數(shù)字化成果提出限制利用意見和其他要求，自治區(qū)檔案館必須維護(hù)其合法權(quán)益。
第十五條 本辦法于印發(fā)之日起施行，由廣西壯族自治區(qū)檔案局負(fù)責(zé)解釋。
