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（試行）

本規(guī)定對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作流程提出具體的技術(shù)要求，適用于檔案館（室）紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、驗收及數(shù)據(jù)管理。

本規(guī)定依據(jù)國家行業(yè)標準 DA/T 31—2005《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》而制定。

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

1.1 加工范圍

檔案數(shù)字化加工的范圍為永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案。

1.2 基本環(huán)節(jié)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)為：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)管理等。

1.3 過程管理

1.31 建立檔案數(shù)字化加工安全保密管理制度,確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

1.32 建立檔案數(shù)字化的臺帳制度,在檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)均進行詳細登記，以備查考。

2 檔案整理

在檔案進行數(shù)字化掃描前，應對檔案進行整理，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

2.1 目錄審核

目錄審核是根據(jù)檔案的實際情況，按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18）等要求，規(guī)范檔案目錄著錄內(nèi)容，核實目錄的準確性。如有不規(guī)范或錯誤的文件題名、責任者、檔號、起止頁號和頁數(shù)等，應對目錄進行修改，為建立目錄數(shù)據(jù)庫做準備；已建立目錄數(shù)據(jù)庫的，則依據(jù)檔案實體對目錄數(shù)據(jù)進行檢查核實和修改。

2.2 鑒定掃描件和非掃描件

制定掃描件和非掃描件的范圍，按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。原則上重份文件、有正文的底稿或檔案經(jīng)過鑒定后不列入掃描范圍的屬于非掃描件。

2.3 拆件和裝訂

以不損傷檔案原件為前提，盡量拆除檔案裝訂物，以免影響掃描質(zhì)量。如拆除裝訂物可能會對檔案原件造成損傷的，應保持原裝訂。

掃描工作完成后，應進行檔案清點，做到準確、無遺漏；拆除過裝訂物的檔案應按原檔案卷內(nèi)文件的排列順序進行排列，恢復裝訂，或根據(jù)工作需要改變原裝訂方法。

2.4 頁面修整

對已確定掃描的檔案進行頁面情況檢查，頁面破損嚴重，無法直接進行掃描的，應先進行頁面修復；頁面折皺不平，影響掃描質(zhì)量的，應先壓平或熨平后再進行掃描。

2.5 檔案整理登記

制作檔案整理工作登記表，對檔案整理的過程一一進行登記，包括目錄審核修改情況，掃描件和非掃描件鑒定情況，頁面修整情況等，作為數(shù)字化其他工作環(huán)節(jié)的依據(jù)（登記表格參見附表A）。

3 檔案掃描

3.1 掃描方式

3.1.1 根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進行掃描。大幅面檔案可采用大幅面平板直接掃描，或采用縮微拍攝后膠片轉(zhuǎn)數(shù)字化。沒相應設備的一般采用小幅面掃描后進行圖像拼接的方式處理。

3.1.2 紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式。

3.1.3 掃描方式的選擇以不損傷檔案原件為原則。

3.2 掃描色彩模式

3.2.1 掃描色彩模式有黑白二值、灰度、彩色等。

3.2.2 用黑白二值模式掃描，形成的圖像文件所占用的空間較小，適用于頁面為黑白兩色，字跡清晰，不帶插圖的檔案。

3.2.3 灰度模式適用于頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差，或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案。

3.2.4 彩色模式掃描形成的圖像文件所占用的空間較大，但能直接反映檔案的原貌，用途廣泛，并且可根據(jù)需要把彩色圖像轉(zhuǎn)換成黑白二值或灰度。頁面有紅頭、印章或有照片、彩色插圖的檔案應采用彩色模式。

3.3 掃描分辨率

3.3.1 掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，應以掃描后的圖像清晰、完整，不影響圖像的利用效果為準。

3.3.2 不論采用何種色彩模式，一般情況下，掃描分辨率大于或等于100dpi即可。如果檔案文字偏小、密集、清晰度差等，可適當提高分辨率。

3.3.3 需要進行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率應大于或等于200dpi。

3.4 掃描登記

登記掃描檔案的頁數(shù)、色彩模式、分辨率等，如需要進行OCR識別的檔案應注明。在登記的同時應注意核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理登記單填寫掃描件的頁數(shù)是否一致，發(fā)現(xiàn)漏掃或錯掃時應及時補掃，并在登記表上注明原因和處理方法（登記表格參見附表A）。

4. 圖像處理

4.1 圖像質(zhì)量檢查

4.1.1 圖像質(zhì)量應達到以下要求：圖像完整、清晰，無影響圖片美觀的黑邊和污點，圖像不偏斜或倒置，符合正常閱讀習慣。

4.1.2 檢查圖像的偏斜度、清晰度以及完整性，發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求的應進行圖像處理；因操作不當造成圖像不完整或無法清晰識別時，應重新進行掃描。

4.1.3 掃描圖像的排列順序與檔案原件一致，發(fā)現(xiàn)不一致時應進行調(diào)整；發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像。

4.2 糾偏

對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習慣。

4.3 去污

對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去污處理，在不影響文字可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌。

4.4 圖像拼接

對大幅面檔案采用分區(qū)小幅面掃描后，形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合成為一個完整的圖像，拼接后應與檔案原件核實，確保拼接無誤，保證數(shù)字化圖像的整體性。

4.5 裁邊

為縮小圖像文件容量，節(jié)省存儲空間，掃描的圖像應去除圖像無內(nèi)容、多余的邊。

5 圖像存儲

5.1 圖像存儲格式

5.1.1 圖像存儲格式一般應選擇TIFF（G4）或JPEG格式。這兩種圖像格式存儲文件小，通用性強，不使用專門圖像編輯和瀏覽軟件也能在WINDOWS系統(tǒng)平臺上進行瀏覽和管理。

5.1.2 采用黑白二值模式掃描的圖像文件，應采用TIFF（G4）格式存儲；采用灰度或彩色模式掃描的圖像文件，應采用JPFG格式存儲。

5.1.3 提供網(wǎng)絡查詢的圖像，可把原TIFF或JPEG圖像文件轉(zhuǎn)換為CEB、PDF、海藍或其他格式。

5.2 圖像文件的命名

5.2.1 每一份文件應以該文件相對應的唯一檔號來為掃描后的圖像文件命名。為了便于管理和數(shù)據(jù)掛接，圖像文件命名的檔號格式應與其目錄數(shù)據(jù)庫中的檔號格式相一致。

5.2.1.1 傳統(tǒng)以卷為保管單位的文書檔案，檔號格式為：全宗號—目錄號—案卷號—文件所在頁號（或文件順序號）或全宗號—年度—保管期限代碼—類別（機構(gòu)）代碼—歸檔號—文件所在頁號（或文件順序號）。

5.2.1.1.1 保管期限代碼為永久為1、長期為2、短期為3、30年為4、10年為5。

5.2.1.1.2 類別（機構(gòu)）代碼由各單位根據(jù)實際情況進行編制，固定使用，沒進行分類的則以“0   ”替之。

5.2.1.2 立卷改革后以件為保管單位的檔案，根據(jù)檔案類型的不同其檔號格式有所區(qū)別。

5.2.1.2.1 文書檔案檔號格式為：全宗號—年度—保管期限代碼—機構(gòu)（問題）代碼—件號。

5.2.1.2.2 會計檔案圖像檔號格式為：全宗號—年度—類別—件號。

5.2.1.2.3 基建檔案檔號格式為：全宗號—年度—項目代號（代碼）—保管期限代碼—類別號代碼—件號。

5.2.1.2.3.1 類別號代碼：基建文字為1、基建圖紙為2。

5.2.1.2.3.2 項目代號（代碼）由各單位自行編制，固定使用。

5.2.1.3 企事業(yè)檔案的圖像文件以檔號及件號來命名，具體格式為：全宗號—類號—案卷號—件號（或文件所在頁號）。企事業(yè)檔案類號的編制應遵循國家檔案局制定的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，年度與類目號以及不同級類目號之間用“.”分隔；

5.2.1.4 如有行業(yè)規(guī)定的檔號命名格式，則應按行業(yè)標準來命名其圖像文件。

5.2.2 檔號中的各號（代碼）固定位數(shù)，不足前補“0   ”。具體如下：

全宗號3位、目錄號3位、案卷號4位、文件所在頁號4位、文件順序號（件號）4位、年度4位、類別（機構(gòu)）代碼2位、歸檔號4位、一級類目代號1位、二級以上類目代號2位。

檔號中空缺或沒有進行編制的號（代碼），如全宗號、類別（機構(gòu)）代碼等，則以“0”替之。

5.2.3 多頁文件應建立相應的文件夾，并按檔號加上頁碼順序?qū)D像文件命名。

5.2.3.1 以卷為保管單位的檔案，每卷建立一個文件夾并以其檔號來命名。

5.2.3.2 以件為保管單位的檔案，每件建立一個文件夾并以其檔號來命名。

6 目錄建庫

6.1 數(shù)據(jù)格式

選擇通用的數(shù)據(jù)格式（DBF、TXT、MDB），能直接或間接地通過XML文檔進行數(shù)據(jù)交換。

6.2 檔案著錄

按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18）、《廣西文件級檔案目錄數(shù)據(jù)采集方案》等要求進行著錄，建立規(guī)范檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

6.3 目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查

質(zhì)量檢查可采用人工抽查或軟件自動校對等方式，核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確。為了保證目錄數(shù)據(jù)與圖像文件能夠正確掛接，檢查時要重點檢查檔號是否準確、錄入的數(shù)據(jù)條目數(shù)與檔案的實際數(shù)量是否一致，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯錄、漏錄應及時進行修改、補錄。

7 數(shù)據(jù)掛接

7.1 匯總掛接

檔案數(shù)字化后形成的圖像數(shù)據(jù)庫，經(jīng)過質(zhì)量檢查確認合格后，通過相應的軟件與檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫進行批量掛接。

7.2 檢查掛接

數(shù)據(jù)掛接后，以檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，對掛接的圖像文件進行檢查，核對圖像文件的命名格式是否符合要求，發(fā)現(xiàn)錯誤及時作出修正。

7.3 掛接登記

對匯總掛接及檢查掛接的情況進行登記，對掛接錯誤的注明錯誤原因、處理辦法及修正結(jié)果（登記表格參見附表B）。

8 數(shù)據(jù)驗收

8.1 數(shù)據(jù)抽查

8.1.1 以抽查的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

8.1.2 同一批驗收的檔案，抽查的比率不得低于15%。

8.2 驗收指標

8.2.1 目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，圖像文件不完整、不清晰、有錯誤等，為“不合格”。

8.2.2 同一批驗收的檔案，質(zhì)量抽查合格率達到95%以上（含95%）時，可以驗收“通過”。

合格率=抽查合格的文件數(shù)/抽查文件總數(shù)×100%。

8.3 驗收審核

驗收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)過分管領(lǐng)導審核、簽字后才有效。

8.4 驗收登記

對驗收過程進行詳細登記，以備查考（登記表格參見附表B）。

9 數(shù)據(jù)備份

9.1 備份要求

9.1.1 在檔案數(shù)字化的過程中,要求把每天形成的圖像文件數(shù)據(jù)備份到計算機的硬盤上。

每星期形成的圖像文件數(shù)據(jù)，除備份在計算機硬盤外，并采用一次性寫入光盤刻錄一套數(shù)據(jù)保存。

9.1.2 數(shù)據(jù)掛接并驗收合格后，應及時進行備份。采用多套備份方式，備份介質(zhì)為一次性寫入光盤,至少備份3套，并注意異地保存。

9.2 數(shù)據(jù)檢驗

備份的數(shù)據(jù)應進行檢驗，檢查備份數(shù)據(jù)是否能被計算機正確讀取、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。

9.3 備份標簽

數(shù)據(jù)備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，并簡略說明備份內(nèi)容和備份時間，以便查找和管理。

9.4 備份登記

對每次備份的內(nèi)容、數(shù)據(jù)大小、備份時間、備份套數(shù)及數(shù)據(jù)存放位置等進行記錄（登記表格參見附表C）。

10 數(shù)據(jù)管理

10.1 管理要求

加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，制定相應的管理制度，對備份數(shù)據(jù)定期檢查,確保數(shù)據(jù)的安全、完整和長期可用。

10.2 保管環(huán)境

10.2.1 數(shù)據(jù)光盤不得擦洗、劃痕、觸摸其裸露處以及彎曲、擠壓、摔打盤片。

10.2.2 數(shù)據(jù)光盤保管環(huán)境溫度為14   ℃—24   ℃，相對濕度為45%—60%。

10.2.2 防止數(shù)據(jù)光盤沾染灰塵和污垢，避免陽光直接照射，遠離熱源、酸堿等有害氣體和強磁場。

10.3 檢測與維護

10.3.1 備份數(shù)據(jù)光盤每年進行一次有效性、安全性檢查，并每4至5年重新刻錄、備份數(shù)據(jù)。

10.3.2 如原數(shù)據(jù)運行的軟、硬件平臺發(fā)生改變，應及時對數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，并做好備份。

10.3.3 做好數(shù)據(jù)檢測與維護過程的登記，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時應說明數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的原因及采取的轉(zhuǎn)換措施、轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)數(shù)量等。