各縣(市、區(qū))檔案局、市城建檔案館，市委和市級國家機關各部委辦局，各園區(qū)，各人民團體，各民主黨派，各有關企事業(yè)單位：
根據廣西壯族自治區(qū)檔案局《關于開展2019 年度全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調查工作的通知》要求，為了準確地掌握我市檔案事業(yè)的基本情況，做好2019年度全市檔案統(tǒng)計年報工作，請各單位填報2019年度檔案統(tǒng)計年報，現將有關事項通知如下：
一、填報內容
（一）各縣(市、區(qū))檔案行政管理部門，填報《檔案行政管理部門基本情況表》（DA-1表）。
（二）各縣(市、區(qū))檔案館、梧州市城建檔案館，填報《檔案館基本情況表》（DA-2表）。
（三）市委和市級國家機關各部委辦局，各園區(qū)，各人民團體，各民主黨派，各有關企事業(yè)單位，填報《檔案室基本情況表》（DA-3表）。
二、報送方式
1.縣（市、區(qū)）檔案局收集、匯總本級檔案館、各單位基本情況表，使用《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)》生成匯總電子數據（數據后綴為.jio），將電子數據和打印形成的紙質匯總表一起上報至梧州市檔案館，匯總表封面需加蓋單位公章；
2.市委和市級國家機關各部委辦局，各園區(qū)，各人民團體，各民主黨派，各有關企事業(yè)單位，梧州市城建檔案館使用《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)》生成電子數據（數據后綴為.jio），將電子數據和打印形成的紙質基本情況表一起上報至梧州市檔案館，情況表需加蓋單位公章。
三、報送時間
請各單位于2020年5月31日前通過U盤或光盤形式將檔案統(tǒng)計年報電子數據和紙質報表報送至梧州市檔案館保管利用科。
四、填報注意事項
（一）《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)》的下載和使用。
1.填報工作所涉及的《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調查制度》和系統(tǒng)軟件、參數及操作方法可從國家檔案局網站（http://www.saac.gov.cn） “工作動態(tài)-法標工作-綜合動態(tài)”欄目下載，也可在廣西檔案信息網站“公告欄”欄目下載。已安裝系統(tǒng)的單位,直接裝入2019年度參數即可;未安裝系統(tǒng)的單位，先安裝系統(tǒng)，再裝入2019年度參教。
2.填寫報表時，打開《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報信息管理系統(tǒng)》主頁面，通過左上角的“錄入-數據錄入-新增”生成新的空白報表，填寫完成后請審核報表數據,數據錯誤會有相應提示。邏輯錯誤數據標紅色提示，請審核數據后修改。需注意的數據標黃色提示,請復核該數據。
通過主頁面左上角的“傳出”可生成后綴為.jio的電子數據。傳出數據前，軟件提示再次審核,再次審核如出現標黃色提示數據且數據屬實,請在此條審核提示中編輯出錯說明,或忽略提示。
3. 縣（市、區(qū)）檔案局可通過左上角的“匯總”，生成本地區(qū)的匯總電子數據，對本地區(qū)數據要應報盡報。
（二）準確理解指標含義，切實掌握填報要求，實事求是，保證數據質量。
1.要分清“案卷”和“以件為保管單位檔案”的區(qū)別。檔案以案卷方式整理的填報“案卷”欄，按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求以件為保管單位進行文件歸檔的檔案填報“以件為保管單位檔案”欄，不要混淆，不要重復填報。
2.要注意指標間的關聯性、數據的合理性。例如：館藏或室存檔案的總數要對應按“歷史時期”的分類指標填報，館藏或室存檔案的總數要大于“室存永久、長期(30年)檔案”、并大于“本年接收檔案”等。
3.使用GD2000、GD2016等檔案管理軟件錄入檔案目錄的單位應填報機讀目錄數據。可在軟件中對應的檔案管理模塊中查出目錄數據的條數進行填報。
五、去年統(tǒng)計質量存在問題
（一）統(tǒng)計不及時
部分縣（市、區(qū)）檔案局未按時報送數據。
（二）數據不齊全
部分縣（市、區(qū)）檔案局僅報送本局（館）數據，未匯總本級各單位基本情況表。有的縣（市、區(qū)）檔案局未完全統(tǒng)計轄區(qū)內應報送有關單位的檔案統(tǒng)計數字。
（三）一些填報數據存在邏輯性錯誤，與以前年度報表數據前后矛盾，報送前未利用系統(tǒng)的審核功能對本單位數據進行審核。
各單位在進行檔案統(tǒng)計年報填報工作中如遇到問題，請及時與梧州市檔案館保管利用科聯系，保證按時、準確上報檔案統(tǒng)計年報。
梧州市檔案局
2020年4月9日
