市各有關(guān)單位：
為了深入貫徹落實《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（第30號令）、《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》等法律法規(guī)，強(qiáng)化依法治檔，增強(qiáng)檔案法制意識，進(jìn)一步提升全市檔案管理水平，2019年9月24日至10月8日，市檔案局組織檔案執(zhí)法檢查組，對市委統(tǒng)戰(zhàn)部、市審計局、市行政審批局、市醫(yī)療保障局、市地震監(jiān)測中心等5個單位開展了檔案行政執(zhí)法檢查。檢查組采取聽取匯報、實地察看、現(xiàn)場反饋意見的方式，從組織管理、條件保障、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化工作、機(jī)構(gòu)改革檔案管理處置情況、檔案違法行為等全面地進(jìn)行了檢查，現(xiàn)將有關(guān)情況通報如下：
一、基本情況
（一）檔案管理機(jī)制比較完善。各單位把檔案工作作為重要基礎(chǔ)性工作來抓，不斷完善檔案管理機(jī)制，形成單位領(lǐng)導(dǎo)分管、部門負(fù)責(zé)人主管、專兼職檔案工作人員具體管理，各業(yè)務(wù)科室配合協(xié)助的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，定期研究檔案工作，解決實際問題，確保檔案工作經(jīng)費投入。健全各項檔案管理制度并落實到位，不斷強(qiáng)化檔案管理能力。
（二）檔案整理符合規(guī)范。各單位按照歸檔文件整理規(guī)則、照片檔案整理規(guī)則等檔案業(yè)務(wù)規(guī)范來整理檔案，裝具符合要求，目錄錄入規(guī)范，整理質(zhì)量穩(wěn)定，方便查閱利用。
（三）檔案工作逐步向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變。受檢單位檔案管理全部實現(xiàn)計算機(jī)管理，通過使用檔案管理軟件進(jìn)行檔案查閱檢索，提高了查閱利用效率。市審計局對室藏保管期限永久和30年的紙質(zhì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描工作并做好數(shù)據(jù)備份，進(jìn)一步縮短了檔案查閱時間，大大提高了檔案信息化管理水平，為創(chuàng)建數(shù)字檔案室和實現(xiàn)檔案信息共享打下堅實的基礎(chǔ)。
（四）機(jī)構(gòu)改革檔案管理處置工作順利開展。受檢單位能按照《梧州市檔案局關(guān)于做好全市機(jī)構(gòu)改革中檔案工作的實施意見》要求認(rèn)真開展機(jī)構(gòu)改革檔案管理處置工作，認(rèn)真制定本單位機(jī)構(gòu)改革檔案管理處置方案，并根據(jù)方案內(nèi)容做好涉改檔案的收集、整理，向市檔案館或新機(jī)構(gòu)清點移交，履行好交接手續(xù)，確保涉改檔案工作順利開展及檔案完整安全。
二、存在問題
（一）檔案保管不夠規(guī)范。有的單位檔案庫房沒有單獨設(shè)置，與辦公室或檔案查閱室共用一室，有的單位檔案庫房堆放辦公用品、舊電腦等雜物，檔案保管設(shè)施不全，存在安全隱患。
（二）檔案收集不夠齊全。有的單位在檔案收集時只注重文書檔案、照片檔案、會計檔案的收集，而忽略錄音錄像檔案、實物檔案、電子檔案等的收集，造成檔案門類不齊全，影響了檔案的齊全完整。
（三）檔案信息化建設(shè)緩慢。各單位不注意直接在計算機(jī)上形成的原生電子文件的歸檔，未建立電子檔案數(shù)據(jù)庫來貯存電子檔案，也未進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。多數(shù)單位尚未開展檔案數(shù)字化工作。
三、幾點要求
在執(zhí)法檢查中發(fā)現(xiàn)的上述問題，各有關(guān)單位要引起高度重視，以此次檢查為契機(jī)，進(jìn)一步提高檔案法制意識，按照《檔案法》的要求，對照《廣西壯族自治區(qū)各級機(jī)關(guān)檔案工作年度檢查評分標(biāo)準(zhǔn)》，采取有效措施，切實加以整改。
（一）要進(jìn)一步加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，促進(jìn)檔案工作與單位工作同步開展。各單位要從“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的政治高度，進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，貫徹落實好市委、市政府《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》，切實將檔案工作作為一項重要工作納入議事日程，定期研究，落實具體措施，進(jìn)行考核檢查，使檔案工作與業(yè)務(wù)工作同規(guī)劃、同部署、同發(fā)展。
（二）要進(jìn)一步落實檔案安全責(zé)任和措施，確保檔案實體和信息絕對安全。各單位要按照檔案保管要求，設(shè)置獨立、安全的檔案庫房，配備鐵質(zhì)檔案柜、空調(diào)、抽濕機(jī)、檔案消毒柜、溫濕度記錄儀、氣體滅火器等必備的設(shè)施設(shè)備，加強(qiáng)檔案庫房安全管理。做好電子數(shù)據(jù)的備份工作，落實檔案收集保管、查閱利用、信息管理等制度，確保檔案實體和信息絕對安全。
（三）要強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，加大檔案收集力度。進(jìn)一步落實檔案資料的收集歸檔制度和措施，加強(qiáng)錄音錄像檔案、專業(yè)檔案、電子檔案以及實物檔案的收集，并按規(guī)范進(jìn)行整理、保管及利用。
（四）要重視檔案隊伍建設(shè)，提升檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)。各單位要從檔案工作長遠(yuǎn)建設(shè)出發(fā)，合理安排檔案工作人員，保持隊伍的穩(wěn)定性，積極創(chuàng)造條件，安排參加有關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)崗位鍛煉，切實提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平。
（五）要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案工作現(xiàn)代化水平。檔案數(shù)字化是信息化發(fā)展的必然要求，也是各單位檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)，各單位在今后工作中，必須加大檔案數(shù)字化資金投入力度，注重原生電子文件的收集歸檔，不斷推進(jìn)檔案工作向信息化方向發(fā)展，為將來建設(shè)數(shù)字檔案室打好基礎(chǔ)。
梧州市檔案局
2019年10月29日
