市委和市級國家機(jī)關(guān)各部委辦局，各園區(qū)，各民主黨派，人民團(tuán)體，各高等院校，中直、區(qū)直駐梧各單位：
根據(jù)《廣西壯族自治區(qū)各級機(jī)關(guān)檔案工作年度檢查辦法》（桂檔發(fā)[2015]21號）、《梧州市機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量常規(guī)業(yè)務(wù)檢查暫行辦法》，我局定于2018年10月9日至22日對各協(xié)作組成員單位2017年度文件歸檔質(zhì)量情況進(jìn)行檢查，現(xiàn)將有關(guān)事項預(yù)通知如下：
一、檢查依據(jù)和評分標(biāo)準(zhǔn)
(一)檢查依據(jù)《廣西壯族自治區(qū)各級機(jī)關(guān)檔案工作年度檢查辦法》（桂檔發(fā)[2015]21號）和《梧州市機(jī)關(guān)檔案質(zhì)量常規(guī)業(yè)務(wù)檢查暫行辦法》進(jìn)行集中檢查和實地抽查。
(二)檢查采用基礎(chǔ)分及加分制，基礎(chǔ)分100分，業(yè)務(wù)提升加分10分，結(jié)果分三個等次，得分為90分 (含90分)以上為優(yōu)秀，70分～90分(含70分)為合格，70分以下為不合格。
二、檢查內(nèi)容
（一）文書檔案：2017年歸檔文件目錄，永久保管期限、30年保管期限、10年保管期限檔案各一盒。
（二）會計檔案：2016年會計檔案案卷目錄，憑證一盒 (可只帶填寫好卷盒封面和脊背的檔案盒)。
（三）照片檔案：2017年照片檔案目錄和照片檔案一盒（一冊）。
（四）錄音錄像檔案：2017年錄音錄像檔案目錄和錄音錄像檔案一盒。
（五）實物檔案：2017年實物檔案目錄。
（六）基建檔案：2017年基建檔案目錄及檔案一盒(沒有基建檔案的不需檢查)。
（七）檔案信息化：打印檔案數(shù)字化掛接后截圖一份。
（八）檔案工作信息表、檔案室統(tǒng)計臺賬（見附件2、3）。
（九）全宗介紹（如全宗介紹無變化的可暫不編寫）、大事記。
三、檢查方式
（一）自檢自查。各單位按照《廣西壯族自治區(qū)各級機(jī)關(guān)檔案工作年度檢查評分標(biāo)準(zhǔn)》（見附件1）逐條逐項進(jìn)行自檢自查。并將自檢自查報告、自檢評分表和2017年度檔案等材料一起送檢，自檢自查報告、自檢評分表需單位分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。
（二）集中檢查。市檔案局將組織人員于2018年10月9日至22日按照協(xié)作組分組名單進(jìn)行集中檢查打分，集中檢查時需將檢查內(nèi)容所列檔案和材料送到市檔案局檢查。
（三）實地抽查。市檔案局組成檢查小組，于2018年9月至11月對部分單位檔案工作的組織管理、條件保障、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化工作、開發(fā)利用等情況進(jìn)行實地抽查。
（四）市檔案局將根據(jù)檢查情況，對優(yōu)秀、合格、不合格單位予以通報，并報送市委、市政府以及市績效辦，作為績效考評打分依據(jù)。凡未完成2017年度文件歸檔工作或在規(guī)定時間內(nèi)未參加檢查的單位，均為不合格等次。
請各單位按照通知要求，提前安排，落實人員措施，切實做好2017年度歸檔文件整理工作，按時參加檢查。
四、檢查地點和時間
地點：市檔案局(秋湖路1號，市國土資源局旁)二樓會議室。
時間：2018年10月9日至22日。
檢查人員：見附件4
五、注意事項
(一)請各協(xié)作組單位的檔案員按照檢查時間提前一天將年檢檔案送到市檔案局二樓會議室。
(二)各組檢查工作由各協(xié)作組組長、副組長協(xié)助組織安排，并參加本組及本系統(tǒng)單位的檢查評分。
未盡事宜，請聯(lián)系我局業(yè)務(wù)科。
聯(lián)系人及聯(lián)系電話：鐘飛 3103322。
梧州市檔案局
2018年9月26日
