檔案主題標(biāo)引規(guī)則
DA/T19-1999
中華人民共和國國家檔案局1999-05-31批準(zhǔn) 1999-12-01實施
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案主題分析方法和依據(jù)《中國檔案主題詞表》及各種專業(yè)檔案主題詞表進(jìn)行檔案主題詞標(biāo)引的方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于建立檔案的機讀式檢索工具和手工式檢索工具所進(jìn)行的人工標(biāo)引。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
GB/T3860-1995 文獻(xiàn)敘詞標(biāo)引規(guī)則
DA/T1-1992 檔案工作基本術(shù)語
DA/T18-1999 檔案著錄規(guī)則
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3.1 檔案
國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史文獻(xiàn)。[DA/T1中1.1]
3.2 檔案主題
檔案具體記述的對象或問題。
3.3 主題詞
又稱敘詞（即正式主題詞）。標(biāo)引與檢索檔案時，主題詞表中規(guī)定用于表達(dá)檔案主題的詞語。
3.4 非正式主題詞
又稱非敘詞。是正式主題詞的同義詞或準(zhǔn)同義詞，主題詞表中收錄但規(guī)定不能作檔案標(biāo)識，只起指引作用的詞語。
3.5 檔案主題詞表
由反映檔案內(nèi)容的主題詞及其詞間關(guān)系組成的規(guī)范化詞典，是將檔案、標(biāo)引人員或用戶的自然語言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化語言的一種術(shù)語控制工具。
3.6 主題標(biāo)引
對檔案給予主題詞標(biāo)識的過程。[DA/T1中5.6.2]
3.7 主題標(biāo)引深度
指賦予一個標(biāo)引對象主題詞數(shù)量的多少。
4 主題分析
主題分析是主題標(biāo)引的基礎(chǔ)，通過對檔案的內(nèi)容特征進(jìn)行分析，準(zhǔn)確提煉和選定主題概念。
4.1 審讀檔案
通過審讀檔案，了解和判斷檔案所反映的中心內(nèi)容和其它主題因素。
4.1.1 閱讀題名
文件和案卷的題名是對檔案內(nèi)容的概括。在題名準(zhǔn)確反映檔案中心內(nèi)容的情況下，閱讀題名是分析、提煉主題的一條捷徑，但題名不能作為提煉主題概念唯一的依據(jù)。
4.1.2 瀏覽全文
在檔案無題名或題名不能全面、準(zhǔn)確地反映檔案主題時應(yīng)瀏覽全文。瀏覽全文應(yīng)注重了解題名未能反映的主題和深層次主題，發(fā)掘隱含主題。瀏覽全文重點是閱讀全文的開頭、結(jié)束語、段落題名，必要時閱讀批語、摘要、簡介、目次、圖表、備考表等內(nèi)容。
4.2 主題類型
主題的類型可以分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復(fù)合主題（即多元主題），多主題則由幾個單主題組成。
4.3 主題結(jié)構(gòu)
任何主題都是由一定的主題因素構(gòu)成的。構(gòu)成主題的因素一般可以分解為：主體因素、通用因素、位置因素、時間因素、文種因素。
4.4 主題概念的選定
在審讀檔案題名或全文的基礎(chǔ)上，提煉選定出一個或若干個表達(dá)檔案主題的自然語言主題概念。選定主題概念的原則是：
a）選定的主題概念應(yīng)是檔案中論述的問題；
b）選定的主題概念應(yīng)具有實際檢索意義；
c）選定的主題概念應(yīng)能全面、準(zhǔn)確地表達(dá)檔案主題。
5 選詞標(biāo)引
造詞標(biāo)引是對檔案主題分析出的概念給予主題詞標(biāo)識的過程。
5.1 在主題分析中選出的主題概念， 應(yīng)轉(zhuǎn)化成檔案主題詞表中的主題詞（正式主題詞）進(jìn)行標(biāo)引，書寫形式應(yīng)與詞表中的詞表中的詞形相一致。非正式主題詞不能作為標(biāo)引詞使用。
5.2 標(biāo)引詞應(yīng)選用檔案主題詞表中與檔案主題概念直接相對應(yīng)的、專指的主題詞。
5.3 當(dāng)詞表中沒有與檔案主題概念直接相對應(yīng)的專指主題詞時，應(yīng)選用兩個或兩個以上的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。
5.3.1 組配應(yīng)是概念組配。概念組配包括以下兩種類型：
a）交叉組配，即同級詞組配。指用兩個或兩個以上具有概念交叉關(guān)系的同級主題詞組配表達(dá)其相應(yīng)的下位概念。
例如：《關(guān)于組建鋼鐵聯(lián)合企業(yè)的通知》，用“鋼鐵企業(yè)”和“聯(lián)合企業(yè)”兩個具有交叉概念的主題詞組配標(biāo)引，來表達(dá)“鋼鐵聯(lián)合企業(yè)”這一專指概念。
b）方面組配，即限定組配。指由一個表示事物的主題詞，與另外一個或幾個表示事物某個屬性或某個方面的主題詞組配表達(dá)相應(yīng)的下位概念。
例如：《高考制度改革方案》，用“高考”和“規(guī)章”限定“教育改革”，從而表達(dá)了“高考制度改革”這一專指概念。
5.3.2 組配標(biāo)引時，優(yōu)先考慮交叉組配，然后考慮方面組配。
5.3.3 應(yīng)選用與檔案主題概念關(guān)系最密切、最臨近的主題詞進(jìn)行組配，不能越級組配，即不能用其上位或下位主題詞組配。如《高考制度改革方案》標(biāo)引詞中，只能用“教育改革”，而不能用其上位詞“改革”或其下位詞“教學(xué)改革”進(jìn)行組配。
5.3.4 組配結(jié)果所表達(dá)的概念應(yīng)清楚、確切，只能表達(dá)一個主題概念。
5.3.5 為避免多主題虛假組配造成誤檢，可以加聯(lián)系符號區(qū)分每個問題。其做法是：在主題詞后用數(shù)字1.2.3.……表示分組符號，數(shù)字相同的主題詞是一組相關(guān)聯(lián)的組配概念。數(shù)字中的“0”，稱作共同聯(lián)號，表示該主題詞可以和該檔案中標(biāo)引的任何一個主題詞進(jìn)行組配。
例如：《關(guān)于安陽縣棉花播種與玉米田間管理的情況報告》標(biāo)引為：“棉花1”、“播種1”、“玉米2”、“田間管理2”、“安陽縣0”。
5.3.6 當(dāng)某一主題概念在詞表中有組代主題詞（先組復(fù)合詞）時，應(yīng)選用規(guī)定的組代主題詞，不應(yīng)另選其他主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引。
5.4 當(dāng)某一主題概念在詞表中查不到專指的主題詞， 也無法通過組配標(biāo)引來表達(dá)該主題概念時，可以采用靠詞標(biāo)引。靠詞標(biāo)引有以下兩種：
a）用上位概念主題詞進(jìn)行靠詞標(biāo)引。依據(jù)詞族索引選用最直接的上位概念主題詞進(jìn)行標(biāo)引，不應(yīng)使用越級上位主題詞標(biāo)引。
b）用近義詞進(jìn)行靠詞標(biāo)引。 依據(jù)范疇索引選用與主題概念含義最相近的主題詞進(jìn)行標(biāo)引。
5.5 關(guān)鍵詞標(biāo)引又稱增詞標(biāo)引。關(guān)鍵詞是主題詞表以外的、 未經(jīng)規(guī)范化處理的自然語言詞。使用關(guān)鍵詞標(biāo)引應(yīng)嚴(yán)格控制。
5.5.1 下述情況可以采用關(guān)鍵詞標(biāo)引：
a）某些概念采用組配其結(jié)果出現(xiàn)多義時；
b）某些概念雖可以采用靠詞標(biāo)引， 但當(dāng)這些概念的被標(biāo)引頻率較高時；
c）詞表中明顯漏選的詞，包括詞表中未收錄的地名、人名、 機構(gòu)名、產(chǎn)品名等專有名稱；
d）表達(dá)新生事物的詞。
5.5.2 關(guān)鍵詞應(yīng)盡可能選自其它詞表或較權(quán)威的參考書、 工具書，選用的關(guān)鍵詞應(yīng)達(dá)到詞形簡煉、概念明確，實用性強。
5.5.3 使用關(guān)鍵詞標(biāo)引后，應(yīng)有所記錄， 并反饋到所用檔案主題詞表的管理部門。
5.6 一個標(biāo)引對象，標(biāo)引用詞一般2～10個。
6 質(zhì)量管理
6.1 為保證標(biāo)引工作的質(zhì)量，應(yīng)充分考慮以下因素：
a）標(biāo)引工作的組織管理；
b）標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)；
c）檔案主題詞表本身的質(zhì)量；
d）相應(yīng)的標(biāo)引工作細(xì)則。
6.2 為提高標(biāo)引質(zhì)量，應(yīng)做好審核校對工作。
6.2.1 審核校對工作是檢查標(biāo)引的主題詞是否專指、客觀。 主要檢查以下幾方面：
a）主題概念提煉是否準(zhǔn)確；
b）轉(zhuǎn)換成的標(biāo)引詞是否是詞表中的正式主題詞；
c）是否符合組配規(guī)則；
d）是否存在過度標(biāo)引或標(biāo)引不足；
e）對同類型主題所施用的標(biāo)引詞前后是否一致。
6.2.2 審校方法是先由標(biāo)引人員自己審校， 再由專人審校或標(biāo)引人員互相審校，并將審校意見反饋給原標(biāo)引人員。
6.3 為保證標(biāo)引工作質(zhì)量，標(biāo)引人員應(yīng)做到：
a）熟悉《中國檔案主題詞表》或其他所用詞表及標(biāo)引規(guī)則與方法；
b）熟悉所標(biāo)引檔案的內(nèi)容及與之相應(yīng)的科學(xué)知識；
c）具有一定程度的語文水平；
d）應(yīng)盡可能與利用者及利用接待人員多接觸， 并通過分析檢索結(jié)果，改進(jìn)標(biāo)引工作，提高標(biāo)引質(zhì)量。
附錄A
（提示的附錄）
使用主題詞表進(jìn)行檔案主題標(biāo)引流程圖（略）
