國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準
民國檔案著錄細則
DA/T 20.1-1999
1范圍
本標準規(guī)定了文件級(含同一案卷中記述同一事物的多份文件)、案卷級民國檔案的著錄項目、著錄條目格式、標識符號、著錄用文字及著錄項目細則。
本標準適用于各級檔案館館藏民國檔案的著錄。
2引用標準
GB/T3792?1 文獻著錄總則
DA/Tl檔案工作基本術(shù)語
DA/T13檔號編制規(guī)則
DA/T18檔案著錄規(guī)則
DA/T20?2 民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準民國檔案主題標引細則
DA/T20?3 民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準民國檔案分類標引細則
3定義
本標準采用下列定義
民國檔案
民國時期國家機構(gòu)、社會組織(中國共產(chǎn)黨及其領(lǐng)導(dǎo)下的政權(quán)機構(gòu)、社會組織除外)和個人在社會活動中直接形成的有價值的各種歷史記錄。
4著錄項目
4.1題名與責(zé)任者項
4.1.1題名
4.1.2責(zé)任者
4.2文本與語種項
4.2.1文本
4.2.2語種
4.3時間項
4.4控制使用項
4.5政權(quán)標識項
4.6附注項
4.7排檢與編號項
4.7.1分類號
4.7.2檔案館代碼
4.7.3檔號
4.7.4縮微號
4.7.5主題詞或關(guān)鍵詞
5著錄詳簡級次
5.1著錄項目分為必要項目和選擇項目。
5.1.1必要項目:題名與責(zé)任者項、時間項、控制使用項、政權(quán)標識項及排檢與編號項中的分類號、檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞。
在向民國檔案資料目錄中心報送目錄或館際交流時檔案館代碼為必要項。
5.1.2選擇項目:除必要項目以外的著錄項目。
5.2著錄詳簡級次分為簡要級次和詳細級次。
5.2.1簡要級次:僅著錄必要項目。
5.2.2詳細級次:除著錄必要項目外還著錄部分或全部選擇項目。
6標識符號
6.1著錄項目標識符號
6.1.1符號
- 著錄項目(題名與責(zé)任者項、控制使用項、政權(quán)標識項及排檢與編號項除外)的間隔符號。
；兩個或兩個以上責(zé)任者、分類號、檔號、縮微號的間隔符號。
+ 題名與附件題名之間的連接符號。
/ 責(zé)任者的標識符號。
6.1.2說明
6.1.2.1“?-”符號占兩格，遇回行時不應(yīng)拆開。
6.1.2.2有標識符號各項在回行時均不省略標識符號。
6.2著錄內(nèi)容識別符號
()個人責(zé)任者真實姓名或常用名、職務(wù)，外國責(zé)任者國名簡稱、姓名原文、職務(wù)。
〔〕表示考證得出的著錄內(nèi)容。
?用于不能確定的著錄內(nèi)容，一般與“〔〕”號配合使用。
□ 表示每一個殘缺的文字，難以計數(shù)的殘缺文字用三個“□”表示。
＊表示檔案不對外開放。
# 表示日(注)偽政權(quán)機構(gòu)、社會組織形成的檔案。
- 時間起止及檔號中各號之間連接。
7著錄條目格式
7.1段落符號式條目格式
| 分類號檔案館代碼 檔號縮微號 政權(quán)標識控制使用符 題名 / 責(zé)任者 . —文本或語種 . —時間 . —附注 關(guān)鍵詞或主題詞 |
段落符號式條目格式將著錄項目劃分為三個段落，第一段落中分類號、檔號、政權(quán)標識分別著錄于卡片左方第一至第三行，檔案館代碼、縮微號、控制使用符分別著錄于卡片右上方第一至第三行，；第二段落內(nèi)依次著錄題名與責(zé)任者項、文本或語種項、時間項、附注項；第三段落為主題詞或關(guān)鍵詞。
7 . 2 表格式條目格式
| 分類號 |
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檔案館代碼 |
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| 檔號 |
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縮微號 |
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| 政權(quán)標識 |
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控制使用符 |
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| 題名 |
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| 責(zé)任者 |
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附注 |
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| 文本 |
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語種 |
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| 時間 |
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| 主題詞或關(guān)鍵詞 |
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8著錄用文字
8.1著錄用的文字必須規(guī)范化。
8.2著錄項目中的數(shù)字除題名外一律用阿拉伯?dāng)?shù)字。
8.3著錄外文和少數(shù)民族文字時，必須依照外文和少數(shù)民族文字書寫規(guī)則，亦可根據(jù)實際需要翻譯成漢字著錄。
9著錄項目細則
9.1題名與責(zé)任項
9.1.1題名
題名是直接表達檔案內(nèi)容特征和中心主題的名稱，一般指文件標題和案卷標題。
9.1.1.1文件題名
9.1.1.1.1文件原題名照錄
9.1.1.1.2文件沒有題名應(yīng)重新擬定，題名擬定應(yīng)力求完整，一般要揭示責(zé)任者、內(nèi)容、文種。
9.1.1.1.3文件中“事由”、“摘由”不應(yīng)作為正式題名。
9.1.1.2案卷題名
9.1.1.2.1案卷題名照錄原文。
9.1.1.2.2案卷題名有語病或過于冗長，或不能確切揭示檔案內(nèi)容，應(yīng)依據(jù)檔案內(nèi)容加以修改后再著錄。
9.1.1.2.3案卷沒有題名，應(yīng)重新擬定題名。
9.1.1.3附件題名緊接文件題名或案卷題名之后，其前加“+”號。
9.1.1.4題名所用詞語應(yīng)盡量體現(xiàn)時代特征。
9.1.1.5題名應(yīng)客觀地反映檔案內(nèi)容，直書其事，不加褒貶。對漢奸政權(quán)可加“汪偽”、“日偽”、“偽”等字樣以示區(qū)別。
9.1.2責(zé)任者
指文件的作者，即對文件負有責(zé)任的機構(gòu)和個人。
9.1.2.1機關(guān)、團體責(zé)任者
必須著錄機關(guān)、團體全稱或通用簡稱。
9.1.2.2個人責(zé)任者
9.1.2.2.1個人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時在姓名后著錄對檔案負有責(zé)任的職務(wù)，并加“()”。
例:白崇禧
著錄為:白崇禧(國防部參謀總長)
9.1.2.2.2原文只有個人責(zé)任者的姓和職務(wù)，如能考證出來，應(yīng)著錄考證出的姓名，并加“〔〕”。
例:國防部何部長
考證得出:〔何應(yīng)欽〕
9.1.2.2.3考證出的責(zé)任者根據(jù)不足時，在其后加“?”，一并著錄于“〔〕”內(nèi)。
例:〔何應(yīng)欽?〕
9.1.2.2.4個人責(zé)任者無法考證按原文著錄。
例:何處長
經(jīng)考證無結(jié)果，仍著錄何處長。
9.1.2.2.5個人責(zé)任者有兩個以上職務(wù)時，應(yīng)著錄檔案形成時個人責(zé)任者對檔案負有責(zé)任的職務(wù)。
例:1936年蔣介石任國民黨中央政治委員會主席、行政院院長、軍事委員會委員長等職，而某份文件是蔣介石以軍事委員會委員長名義簽發(fā)的，則應(yīng)著錄為:蔣介石(軍事委員會委員長)。
9.1.2.2.6原文只署個人責(zé)任者字、號、別名、筆名時，除照錄原文外，應(yīng)將其真實姓名或常用名附后并加“()”。
例:胡展堂(胡漢民)
虎公(楊度)
周樹人(魯迅)
9.1.2.2.7外國責(zé)任者應(yīng)依次著錄民國時期國名簡稱、統(tǒng)一的中國譯名、姓名原文及所擔(dān)任的職務(wù)，國家名簡稱、姓名原文、所擔(dān)任的職務(wù)均加“()”。
例:(美)陳納德(Claire Lee Chennault)
9.1.2.3檔案有兩個或兩個以上責(zé)任者時，最多著錄三個，中間以“；”相隔，被省略的責(zé)任者用“〔等〕”表示。立檔單位本身是責(zé)任者必須著錄。
9.1.2.4責(zé)任者前加“/”。
9.2文本與語種項
9.2.1文本:指文件稿本的名稱。依據(jù)實際情況著錄為副本、草稿、定稿、手稿、草圖、藍圖等，正本不必著錄。
9.2.2語種:指檔案的書寫文字，依據(jù)實際情況著錄為英文、法文、德文、滿文、藏文等，漢文不必著錄。若遇不能識別的外國文字應(yīng)著錄“外文”字樣，不能識別的少數(shù)民族文字應(yīng)著錄“少數(shù)民族文”字樣。
9.2.3文本與語種項前加“?-”號。
9.3時間項
9.3.1時間項應(yīng)視不同的著錄對象分為文件形成時間、一組文件起止時間和案卷內(nèi)文件起止時間。
9.3.1.1文件形成時間
一般公私文書應(yīng)著錄制成時間，法律、決議、決定等應(yīng)著錄通過時間或發(fā)布時間，條約、協(xié)議、合同應(yīng)著錄簽署時間，計劃、報表、預(yù)算、決算應(yīng)著錄編制時間。
9.3.1.2一組文件起止時間
著錄一組文件最早和最遲的形成時間，用“-”號連接。
9.3.1.3案卷內(nèi)文件起止時間
著錄案卷內(nèi)文件的最早和最遲的形成時間，用“-”號連接。
9.3.2時間項用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，原文無法確定的時間補“0”。
例:1936年12月12日
著錄為19361212
例:1936年2月8日
著錄為19360208
例:1936年
著錄為19360000
9.3.2.1文件級條目時間應(yīng)著錄年、月、日，即確定時間為8位阿拉伯?dāng)?shù)字。
9.3.2.2案卷級條目時間一般著錄年、月，即確定時間為6位阿拉伯?dāng)?shù)字。
9.3.3時間項應(yīng)以公元紀年，凡出現(xiàn)農(nóng)歷或民國、偽滿、日本等年號紀年的，應(yīng)一律換算成公元紀年。干支紀月、韻目代日應(yīng)換算成相對應(yīng)的月、日著錄。題名中出現(xiàn)用時間構(gòu)成的、具有特定意義的詞語時，如“民國三年公債”，則照錄原文。
9.3.4檔案上時間記載有誤，仍照原文著錄，將考證得出的時間著錄于后，并加“〔〕”號。
9.3.5時間項前加“?-”。
9.4控制使用項
民國檔案中開放的檔案不著錄，控制使用的檔案用“＊”表示，置于條目的右上方第三行。
9.5政權(quán)標識項
日(注)偽政權(quán)檔案用“#”表示，置于條目左上方第三行。
9.6附注項
附注項是著錄各著錄項目中需要解釋和補充說明的事項。應(yīng)依各著錄項目的順序著錄，著錄項目以外需要解釋和補充說明的列在其后，如檔案實體狀況(蟲蛀、霉損等)、特殊載體(照片、底片、錄音帶、印章等)等。附注項前加“?-”。
9.7排檢與編號項
9.7.1分類號
依據(jù)DA/T 20?3及《民國檔案分類表》進行著錄，置于條目左上方第一行。
9.7.2檔案館代碼
依據(jù)《編制全國檔案館名稱代碼實施細則》賦予的代號著錄，置于條目右上方第一行。
9.7.3檔號
檔案實體編號的總稱，包括在檔案整理過程中對檔案的編號，由全宗號、目錄號、案卷號、宗號、頁號組成，各號之間用“-”連接。
9.7.3.1檔號結(jié)構(gòu)
全宗號-目錄號-案卷號-宗號-頁號
案卷級條目著錄到宗號，文件級條目著錄到頁號。
9.7.3.2檔號中各號一律用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。
9.7.3.3全宗號含有漢字“舊”、“歷”、“檔”及英文字母“S”、“Q”等字樣的照錄。
9.7.3.4案卷級條目沒有目錄號須補“0”，沒有宗號可以不著錄。
9.7.3.5文件級條目沒有目錄號或宗號須補“0”，沒有頁號可以不著錄。
9.7.3.6檔號置于條目左上方第二行。
9.8縮微號
指檔案縮微品的編號，置于條目右上方第二行。
9.9主題詞或關(guān)鍵詞
主題詞是在標引和檢索中用以表達檔案主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。
關(guān)鍵詞是在標引和檢索中取自文件題名或正文用以表達檔案主題并具有檢索意義的詞或詞組。
主題詞依據(jù)DA/T 20.2—1999及《民國檔案分類主題詞表》進行著錄。
主題詞或關(guān)鍵詞置于條目的第三段落，各詞之間空一格。
