民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準
民國檔案分類標引細則
DA/T 20.3 -1999
1范圍
本標準規(guī)定了使用《民國檔案分類表》以下簡稱(《分類表》)對民國時期各種類型、各個級次的檔案進行分類標引的原則和方法。
本標準適用于民國檔案目錄中心和各級檔案館編制民國檔案分類目錄、索引以及建立民國檔案數(shù)據(jù)庫的檔案分類標引工作。
2引用標準
下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用而構(gòu)成為本標準的條文。本標準出版時，所示版本均為有效。所有標準都會修訂，使用本標準的各方應(yīng)探討使用下列標準的最新版本的可能性。GB/T 15418檔案分類標引規(guī)則
DA/T l檔案工作基本術(shù)語
DA/T 18檔案著錄規(guī)則
DA/T l9檔案主題標引規(guī)則
3定義
本標準采用下列定義。
3.1上位標引
也稱整體標引。對案卷或文件所反映的屬于同一個上位類目的若干個主題依它們的上位類目進行概括性的標引。
3.2分解標引
也稱全面標引。對案卷或文件所反映的各個局部主題分別進行標引。
4分類標引基本規(guī)則
4.1分類標引的依據(jù)是民國檔案內(nèi)容和《分類表》。
4.2分類標引時，要正確地理解《分類表》內(nèi)類目涵義和范圍，避免脫離類目之間的聯(lián)系和類目注釋的限定片面地理解類目涵義。
4.3分類標引應(yīng)多提供檢索途徑，案卷或文件內(nèi)容涉及兩個以上主題者，一般標引兩個以上的分類號。
4.4分類標引應(yīng)力求準確，根據(jù)案卷或文件的具體內(nèi)容給出恰當?shù)姆诸愄枴?/span>
4.5分類標引必須符合專指性的要求，凡有恰當?shù)念惸浚话悴灰獦艘衔活惸俊．敗斗诸惐怼分袩o恰當?shù)念惸繒r，可以歸入上位類；無上位類時，可以歸入含義相近的類目。
4.6分類標引應(yīng)保持一致性，確保相同內(nèi)容的案卷或文件歸類的一致。
5分類標引細則
5.1主題單一的案卷或文件，應(yīng)按《分類表》主表中相對應(yīng)的某一類目標引。
例:“江蘇省政府工作計劃”，歸入“政務(wù)總類”中“計劃”項，標出“B322”。
5.2案卷或文件的主題有兩個或兩個以上時一般作分解標引。如是《分類表》主表同一大類中三級(不含三級)以下、一級大類是組合類目時為四級(不含四級)以下類目的，應(yīng)依它們的上位類目作上位標引。
例1:“各省縣舉辦土地陳報及收復(fù)區(qū)縣市田賦征收”，應(yīng)分別歸入“內(nèi)政”類“地政”項和“財政”類“田賦”項，標出“C41-3”和“L131”。
例2:“上海和漢口商品檢驗局關(guān)于出口棉花、桐油、茶葉、農(nóng)畜產(chǎn)品檢驗的來往文”，應(yīng)作上位標引，歸入“商業(yè)”類“出口檢驗”項，標出“P32?7”。
5.3主題單一的案卷或文件，在歸入《分類表》中相對應(yīng)的類目后，其內(nèi)容又涉及到其他類目的，且涉及的類目又末注明“參見”的，應(yīng)標引其涉及的類目。
例:“國庫署撥付軍令部經(jīng)費”，在歸入“財政”類“公庫支出”項時，也應(yīng)再歸入涉及的“軍事”類“軍費”項，標出“Ll9124”和“G5l”。
5.4主題單一的案卷或文件，按《分類表》主表有兩個或兩個以上相對應(yīng)的類目供選擇標引時除按5?1要求標引外，也可以標引兩個或兩個以上的類目。
例:“工商部長陳啟天與經(jīng)濟合作總署洽商美援棉貸的往來文書”，該主題關(guān)系到“經(jīng)濟總類”的“外援”項和“財政金融”類的“外債”項，可以標出“K31”和“L1922”。
5.5綜合復(fù)分表類目的標引
5.5.1案卷或文件在依其主題內(nèi)容歸入主表中某一類目后，還需要使用綜合復(fù)分表兩次以上復(fù)分的，應(yīng)分別使用復(fù)分符號，而不能重疊使用。
例:“昆明海通酒精廠業(yè)務(wù)會議和廠長交接”，應(yīng)歸入“工業(yè)”類“化工”項，再分別復(fù)分，標出“N13-23”、“N13-44”，而不能標為“N13-23-44”。
5.5.2案卷或文件在依其主題內(nèi)容歸入主表中某一類目后具有綜合復(fù)分表形式特征類目和內(nèi)容特征類目雙重屬性且只需一次復(fù)分的，應(yīng)選擇內(nèi)容特征類目進行復(fù)分。
例:“江蘇教育林場人事條例”，應(yīng)選擇“人事”復(fù)分，標出“M322-4”。
5.5.3案卷或文件在依其主題內(nèi)容歸入主表中某一類目后，具有綜合復(fù)分表兩種或兩種以上復(fù)分類目的且屬于綜合復(fù)分表同一級類目以下的，應(yīng)作上位標引。
例:“公路總局七區(qū)公路管理局人員任免、調(diào)派及員工福利事項”，只標出“Q21-4”。
6分類標引工作程序
6.1研讀《分類表》
標引人員在標引工作開始時，應(yīng)系統(tǒng)研討《分類表》的編制說明、主表、附表，了解該表的編制目的、適用范圍、分類原則、體系結(jié)構(gòu)、標識符號、類目注釋，辨清上位類、同位類、下位類等關(guān)系，深入透徹地掌握其使用方法。
6.2分析檔案主題
一般通過案卷或文件的題名就能確定其主題內(nèi)容。在分析題名時，應(yīng)充分考慮立檔單位的性質(zhì)、職能和任務(wù)，以幫助確定案卷或文件的主題內(nèi)容。通過以上分析仍不能確定檔案主題時，則應(yīng)瀏覽正文，有次序地閱讀案卷封面、文件版頭及文件的正文，從而了解檔案的主題內(nèi)容，以便判明其屬性特征正確歸類。對于其中案卷或文件中反映的隱含內(nèi)容的主題，應(yīng)予揭示。
6.3判定類別
進行主題分析后，須確定哪些主題應(yīng)予標引，能為利用者提供檢索途徑，然后依據(jù)主題性質(zhì)，到《分類表》中查找其所屬的類目。
6.4標引分類號
將判定的類別賦予分類標識，給予分類號。應(yīng)依據(jù)案卷或文件內(nèi)容的屬性、主題多少、檢索需求，準確、一致、適度地進行標引。
6.5審校
審校是分類標引的最后一道工序，也是確保標引質(zhì)量的最后關(guān)口。審校可采取總校、互校等形式。總校必須選派熟悉業(yè)務(wù)、通曉目錄工作的人員擔任。在不具備采取總校形式的情況下，宜采取互校的方式。審校內(nèi)容包括檢查驗證檔案的內(nèi)容是否得到全面的分析，主題概念是否準確、恰當，辨類是否準確，同類檔案歸類是否一致，標引的類號是否充分、完整、準確，書寫是否正確無誤等。
