民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)
民國檔案機(jī)讀目錄軟磁盤數(shù)據(jù)交換格式
DA/T 20.4 -1999
1 范圍
1.1 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了以軟磁盤作為載體交換民國檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)時(shí)所使用的格式。
1.2 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的民國檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)文件的組織方式是以?txt為擴(kuò)展名的文本文件或者以?dbf為擴(kuò)展名的數(shù)據(jù)庫文件。
1.3 本標(biāo)準(zhǔn)適用于全國民國檔案目錄中心機(jī)讀目錄信息交換。
2 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
2.1 檔案目錄
按照一定的秩序編排而成的條目組合,是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。
2.2 機(jī)讀目錄
將檔案目錄依照一定的格式輸人計(jì)算機(jī)內(nèi),可以由計(jì)算機(jī)進(jìn)行讀取、管理、檢索的檔案目錄信息。
2.3 數(shù)據(jù)
對(duì)事物的概念和屬性進(jìn)行描述的規(guī)范化表示。
2.4 記錄
完整描述一件事物的相關(guān)數(shù)據(jù)處理單元
2.5 字段
記錄中可標(biāo)識(shí)的特定范圍數(shù)據(jù)。
3 記錄格式
3.1 記錄由一組按一定格式寫入的物理記錄序列構(gòu)成。
一條記錄由記錄頭標(biāo)、若干字段和記錄尾標(biāo)組成。其結(jié)構(gòu)為
記錄頭標(biāo) |
字段 1 |
…… |
字段 n |
記錄尾標(biāo) |
圖 1 記錄結(jié)構(gòu)
記錄頭標(biāo)標(biāo)識(shí)記錄開始的信息
其取值為“ \ ” ( 兩位反斜杠字符 )
記錄尾標(biāo)標(biāo)識(shí)記錄結(jié)束的信息
其取值為“ // ” ( 兩位斜杠字符 )
3 . 2 字段結(jié)構(gòu)
字段名 |
分隔符 |
數(shù)據(jù)區(qū) |
字段結(jié)束符 |
圖 2 字段結(jié)構(gòu)
字段名標(biāo)識(shí)該字段數(shù)據(jù)區(qū)所屬的字段
其取值為漢字
分隔符分隔該字段的字段名與數(shù)據(jù)區(qū)內(nèi)容
取值為“ : ”(冒號(hào)字符 )
數(shù)據(jù)區(qū)字段的實(shí)際內(nèi)容
取值為漢字、字母、數(shù)字等
字段結(jié)束符指示該字段數(shù)據(jù)區(qū)結(jié)束
取值為“ ” ( 反斜杠字符 )
3 . 3 文件結(jié)構(gòu)
若干條記錄組成一個(gè)文件,文件的結(jié)構(gòu)為
記錄 1 |
記錄 2 |
…… |
記錄 N |
圖 3 文件結(jié)構(gòu)
4 文本文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)
序號(hào) |
字段名稱 |
.txt 文本文件 |
.dbf 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) |
|||
字段名 |
數(shù)據(jù)類別 |
字段名 |
字段類型 |
字段長度 |
||
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 |
分類號(hào) 檔案館代碼 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 宗號(hào) 頁號(hào) 縮微號(hào) 政權(quán)標(biāo)識(shí) 控制符 題名 責(zé)任者 文本 語種 文件起始時(shí)間 文件終止時(shí)間 主題詞 附注 |
分類號(hào) 館代碼 全宗號(hào) 目錄號(hào) 案卷號(hào) 宗號(hào) 頁號(hào) 縮微號(hào) 政權(quán)標(biāo)識(shí) 控制符 題名 責(zé)任者 文本 語種 起始時(shí)間 終止時(shí)間 主題詞 附注 |
字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 字符 漢字 漢字 漢字 漢字 字符 字符 漢字 漢字 |
FLH GDM QZH MLH AJH ZH YH SWH ZBS KZF TM ZRZ WB YZ WQS WZS ZTC FZ |
C C C C C C C C C C C C C C C C C C |
40 6 12 12 12 12 12 18 1 1 120 60 10 12 8 8 60 100 |
5 舉例
某檔案目錄其著錄工作單位如下:
分類號(hào) |
J271 — 32 J271 — 91 |
檔案館代碼 |
432001 |
||||
全宗號(hào) |
1 |
目錄號(hào) |
|
案卷號(hào) |
27 |
||
宗號(hào) |
|
頁號(hào) |
|
縮微號(hào) |
16J0962 |
||
政權(quán)標(biāo)識(shí) |
|
控制符 |
|
||||
題名 |
建立檔案總庫籌設(shè)國史館提議 |
||||||
責(zé)任者 |
張繼吳敬恒鄒魯 |
附注 |
|||||
文本 |
|
語種 |
|
|
|||
起始時(shí)間 |
1939.1 |
終止時(shí)間 |
|
||||
主題詞 |
機(jī)構(gòu)設(shè)置提案國史張繼吳敬恒鄒魯 |
||||||
檔案館名稱:中國第二歷史檔案館
在以 . txt 為擴(kuò)展名的文本文件申,表示為 :
\ 不分類號(hào) :J271-32 J271-91 館代碼 :432001 全宗號(hào) :1 目錄號(hào) : 案卷
號(hào) :27 宗號(hào) : 頁號(hào) : 縮微號(hào) :16J0962 政權(quán)標(biāo)識(shí) : 控制符 : 題名 : 建立檔案總庫
籌設(shè)國史館提議 責(zé)任者 : 張繼吳敬恒鄒魯 文本 : 語種 : 起始時(shí)間 :19390100
終止時(shí)間 : 主題詞 : 機(jī)構(gòu)設(shè)置提案國史張繼吳敬恒鄒魯
附注 ://
或者表示為 ( 舍去目錄中的空白項(xiàng) )
\ 分類號(hào) :J271-32J271-91 館代碼 :432001 全宗號(hào) :1 案卷號(hào) :27 縮微
號(hào) :16J0962 題名 : 建立檔案總庫籌設(shè)國史館提議 責(zé)任者 : 張繼吳敬恒鄒魯
起始時(shí)間 :19390100 主題詞 : 機(jī)構(gòu)設(shè)置提案國史張繼吳敬恒鄒魯 //
在以? dbf 為擴(kuò)展名的數(shù)據(jù)庫文件中,表示為 :
FLH J271-32 J271-91
GDM 43001
QZH l
MLH
AJH 27
ZH
YH
SWH l6J0962
ZBS
KZF
TM 建立檔案總庫籌設(shè)國史館提議
ZRZ 張繼吳敬恒鄒魯
WB
YZ
WQS 19390100
WZS
ZTC 機(jī)構(gòu)設(shè)置提案國史張繼吳敬恒鄒魯
FZ