檔案縮微品保管規(guī)范
(DA／T 21—1999)國家技術(shù)監(jiān)督局
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔縮微品的貯存環(huán)境、貯存設(shè)備、包裝的技術(shù)要求和保管要求，以及縮微品制作檔案的建立和立卷方法。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于以聚酯、三醋酸纖維素酯片基材料制作的銀-明膠型黑白影像檔案縮微品的保存。使用以上片基的其它文獻資料縮微品也可參照執(zhí)行。
2引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。本標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有
效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
GB6159.1-1985縮微攝影技術(shù)詞匯第一部分一般術(shù)語
GB6159.2-1985縮微攝影技術(shù)詞匯第二部分材料和包裝物
GB/T15737-1995縮微攝影技術(shù)銀一明膠型縮微膠片的沖洗與保存
GBJ16-1987建筑設(shè)計防火規(guī)范
JGJ25-1986檔案館建筑設(shè)計規(guī)范
ISO5466-1996攝影術(shù)已顯影處理安全攝影膠片的貯存方法
ISO10214-1991攝影術(shù)已加工攝影材料-保存用的存檔包裝物
3定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。
3.1開放式包裝open enclosure
一種不防光，與外界空氣不隔絕，只能防止機械損傷的縮微品包裝方式。例如：片軸、片盤，封套，開窗止片等。
3.2密閉式包裝closed enclosure
一種具有防光、防塵，但與外界空氣不隔絕的縮微品包裝方式。例如：翻蓋式片盒，螺紋蓋式片盒，套入蓋式片盒等。
3.3密封式包裝impermeable enclosure
一種具有防光，并與外界空氣隔絕的縮微品包裝方式。
3.4檔案縮微品archival microform
記錄檔案信息的、作為檔管理的縮微品。
3.5縮微品制作檔案archives of microform production
記錄縮微品制作過程的文字材料和技術(shù)數(shù)據(jù)，是查考微品制作過程、質(zhì)量狀況的原始憑證性資料。
4檔案縮微品的保存
4.1貯存環(huán)境
4.1.1溫度和相對濕度
4.1.1.1貯存環(huán)境的溫度與濕度要求見表1。
4.1.1.2可采用密封方式達到表1的環(huán)境要求。
4.1.1.3貯存環(huán)境的溫、濕度應(yīng)相對穩(wěn)定，24小時內(nèi)溫度變化不大于±2℃、相對濕度變化不大于±5%。
表1貯存環(huán)境溫度和相對濕度的要求(略)
4.1.2空氣的凈化
空氣中的塵埃、化學(xué)污染物和微生物等易使縮微膠片擦傷、產(chǎn)生霉斑及影像褪色，因此輸入膠片庫的空氣應(yīng)凈化。
4.1.2.1空氣中塵埃的凈化
使用過濾器濾掉輸入膠片庫空氣中的塵埃，過濾器的除塵率不低于90%。
4.1.2.2化學(xué)污染物的凈化
常見的對縮微膠片有害的化學(xué)污染物有二氧化硫、硫化氫、三氧化硫、臭氧、酸性氣體、氨和氧化氮、過氧化物和油漆的揮發(fā)性氣體等。
中期保存時，一般辦公室的環(huán)境條件即可。最佳保存時，膠片庫的化學(xué)污染物的凈化需注意以下幾點：
a)縮微膠片庫要遠離有害氣體源，庫內(nèi)物品不得釋放對縮微膠片有害的氣體；
b)通過過濾或吸收裝置將有害氣體從空氣中除掉。例如：用處理過的水的空氣凈化器，可消除二氧化硫，
用活性炭可吸附二氧化硫和硫化物，但使用這些方法要嚴格控制，活性炭的使用需由專業(yè)人員操作；
c)銀-明膠型縮微膠片與重氮膠片、微泡膠片、硝酸纖維素片基膠片不能同室存放，檔案縮微品不能與紙質(zhì)檔案、磁性載體檔案同室存放；
d)縮微膠片庫不能遠離有害氣體源時，膠片要采用密封保存；
e)用強制通風(fēng)的辦法使庫房空氣流通。
4.1.3防火
4.1.3.1存放縮微品的庫房耐火極限應(yīng)符合GBJ16中規(guī)定的一、二級耐火等級要求。
4.1.3.2應(yīng)備有無二次危害的自動滅火裝置。
4.1.3.3檔案縮微品如有副本，應(yīng)另行安排存放地點。
4.1.3.4縮微膠片包裝物應(yīng)達到經(jīng)受150℃干熱達4小時不燃燒，即使發(fā)生變形，也不會損壞其中的膠片或妨礙膠片從包裝物中取出的要求。
4.1.3.5制作片盤、片軸、片盒等的材料不得比膠片更容易燃燒和分解。
4.1.3.6為了防止在發(fā)生火災(zāi)時引起膠片著火或?qū)δz片造成危害，應(yīng)采用密封式包裝，并將密封式包裝的膠片存放在防火庫中或隔熱的膠片柜內(nèi)。
4.1.4防水
4.1.4.1必須采取防水措施。
4.1.4.2不應(yīng)采取依靠產(chǎn)生水霧而獲得隔熱效果的防火措施。
4.1.5防光
檔案縮微品應(yīng)蔽光保存。
4.2包裝
4.2.1檔案縮微品的包裝可分為密封式包裝、密閉式包裝和開放式包裝。
當(dāng)膠片庫能滿足4.1的規(guī)定時，縮微品可以用開放式包裝存放在密閉的柜櫥內(nèi)，或以密閉式包裝保存。如果膠片庫不能達到4.1規(guī)定的要求，或在低溫下保存時，縮微品必須以密封式包裝保存。
4.2.2不同類型的縮微品應(yīng)分別包裝，不得混繞在同一卷或存放在同一片袋內(nèi)。
4.2.3包裝時溫、濕度的調(diào)整
4.2.3.1檔案縮微品在進行密封式包裝前，必須按規(guī)定的時間將其存放在4.1所規(guī)定的溫、濕度環(huán)境中加以平衡(見表2)
4.2.3.2從低溫環(huán)境中取出的縮微品，應(yīng)先進行溫度平衡，要打開密封包裝進行濕度平衡，時間大約為2～4周。
表2各類縮微品調(diào)整平衡需要的時間(略)
4.3包裝物及包裝材料
有關(guān)包裝物及包裝材料參見GB/T15737。
4.4縮微品的放置
4.4.1原底片、中間片與工作片應(yīng)分柜存放，并在柜外用標(biāo)簽注明。
4.4.2卷式膠片應(yīng)卷繞適度，存放時應(yīng)平放(片軸的軸心線垂直水平面)，對卷繞在片盤上的卷片也可豎放。
4.4.3片式膠片(平片、封套片、開窗片等)應(yīng)垂直存放。
4.5貯存用具
4.5.1制作貯存容器、柜、架等，都應(yīng)使用耐腐蝕的、不易燃燒的材料。
4.5.2貯存用具的材料、表面涂層及它們揮發(fā)出的氣體不得對縮微品構(gòu)成損害。
5.1縮微品制作檔案的內(nèi)容
縮微品經(jīng)檢查合格后，應(yīng)將其制作過程中各環(huán)節(jié)的文字材料和技術(shù)數(shù)據(jù)整理歸入制作檔案，其內(nèi)容包括：
a)拍攝任務(wù)書；
b)拍攝前整理編排作業(yè)單；
c)拍攝作業(yè)單；
d)沖洗作業(yè)單(含各代)；
e)拷貝作業(yè)單(含各代)；
f)質(zhì)量檢測單(含各代)；
g)更正補拍說明；
h)縮微品移交資料；
j)其它在縮微品制作中具有查考價值的資料。
5.2縮微品制作檔案的立卷
5.2.1以檔案全宗為單位，按檔案年度或問題進行立卷。
5.2.2立卷的縮微品制作檔案，其內(nèi)容應(yīng)完整、齊全、準(zhǔn)確。為便于查考應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄、頁次號等并填寫備考表。
6縮微品的檢查與保管
6.1縮微品的檢查
6.1.1檢查內(nèi)容
6.1.1.1縮微品物理形態(tài)(卷曲、變形、脆裂、粘連、乳劑層脫落等)是否有變化。
6.1.1.2縮微品技術(shù)指標(biāo)(密度、解像力等)是否有變化。
6.1.1.3縮微品是否有其它可見性(微斑、變色、生霉等)變化。
6.1.1.4包裝材料是否有變形、脆化、發(fā)霉等現(xiàn)象。
6.1.2檢查方法
6.1.2.1每隔兩年，應(yīng)選取一定數(shù)量的縮微品作抽樣檢查。
6.1.2.2如發(fā)現(xiàn)保存環(huán)境的溫濕度較長時間偏離所規(guī)定的范圍，應(yīng)不定期的進行檢查。
6.1.2.3每次至少應(yīng)抽取全部縮微品中的20%做樣品進行檢查，其中2%左右為以前已經(jīng)檢查過的。
6.1.2.4檢查室的溫、濕度應(yīng)與貯存室的溫、濕度相近。
6.1.3檢查中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告和登記，并查明原因，采取有效措施。
6.2縮微品的保管
檔案縮微品保管應(yīng)按檔案保管的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。取用縮微品時應(yīng)按要求進行溫、濕度平衡調(diào)整。
中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn).
