檔案館指南編制規(guī)范
DA/T 3-1992
1 主題內(nèi)容與適用范圍
1.1 本規(guī)范規(guī)定了檔案館指南的編制原則、結(jié)構(gòu)和編寫細則。
1.2 本規(guī)范使用于各級各類檔案館。檔案館在編制指南時應(yīng)從本館實際出發(fā),參照執(zhí)行。
2 檔案館指南的編制原則
編制檔案館指南應(yīng)做到內(nèi)容全面、系統(tǒng)、準確、實用、文字簡潔。
3 檔案館指南的結(jié)構(gòu)
檔案館指南的結(jié)構(gòu)如下:
4 提示部分
4.1 封面內(nèi)容
4.1.1 指南名稱:由檔案館名稱加“指南”構(gòu)成。
4.1.2 編著者:一般用編著館館名。
4.1.3 出版者:承擔(dān)指南出版的出版社名稱。
4.1.4 厚度超過6mm的指南,應(yīng)在書脊上重復(fù)標(biāo)示封面所署指南名稱、出版者。
4.2 扉頁內(nèi)容
4.2.1 指南名稱、編著者、出版者同封面。
4.2.2 指南版本:指修訂本、增訂本、續(xù)編、簡本等。
4.2.3 指南出版年代
4.3 前言
前言的內(nèi)容包括編著指南的目的和作用、指南框架結(jié)構(gòu)、使用方法、編著指南的簡要過程、參加編著工作的人員及其他與要說明的問題。
前言另頁排印,結(jié)尾落編著館名和完稿日期。
4.4 目次
目次由指南各章節(jié)的題目及其所在的頁號組成。
目次另頁排印,單記頁號。
5 正文部分
5.1 檔案館概況
5.1.1 檔案館歷史沿革:館址,成立時間,檔案館類型,隸屬關(guān)系,檔案館代碼,歷任正、副館長,內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置,工作發(fā)展概貌。
5.1.2 館藏檔案綜述
5.1.2.1 檔案的來源、進館方式。
5.1.2.2 檔案總數(shù)量:全宗(非全宗形式檔案的類別等)總數(shù),案卷(包括作為案卷看待的冊、袋、盒)總數(shù),檔案上架排列總長度(m)。
如有特殊的檔案統(tǒng)計單位或其他專用術(shù)語,應(yīng)在附錄中予以解釋。
5.1.2.3 檔案起止年代;館藏檔案形成的最早和最晚年代。一般用公元紀年表示,必要時可使用朝代紀年表示。亦可以其一為主,另一為輔,為輔者書于后并加圓括號。
5.1.2.4 檔案的種類、各類檔案的整理簡況。
5.1.3 館藏資料綜述
5.1.3.1 資料的來源,進館的方式。
5.1.3.2 資料的總數(shù)量:冊(件)數(shù)、上架排列總長度(m)。
5.1.3.3 資料的種類及分類方法。
5.1.4 匯編出版檔案資料情況
5.1.5 利用工作綜述
5.1.5.1 接待利用者的日期和時間
5.1.5.2 開放的檔案、資料的范圍及其查、借閱手續(xù)。
5.1.5.3 檔案資料檢索工具編制情況綜述。
5.1.5.4 提供利用的方式:提供原件、復(fù)印件、縮微件、檔案資料匯編等。
5.1.5.5 索取檔案資料內(nèi)容的方法:摘抄、復(fù)印、外借、購買、函調(diào)、咨詢等。
5.1.5.6 為利用者提供的實際服務(wù)設(shè)施。
5.2 館藏檔案介紹
館藏檔案依其實際整理、保管的體系為單位,對檔案數(shù)量、內(nèi)容及其特點等分別進行介紹。
按立檔單位整理保管的檔案,以全宗為單位介紹;按類別、項目等整理、保管的檔案,以相應(yīng)的類項為單位介紹。
5.2.1 全宗介紹
全宗介紹是檔案館指南的核心部分,館藏重要全宗一般要逐個介紹;非重要全宗可將職能、任務(wù)、性質(zhì)相近的組合在一起綜合介紹;一些案卷數(shù)量少、利用率不高的小全宗,可只列如附錄中的全宗名冊,不作具體介紹。
5.2.1.1 全宗介紹的內(nèi)容
a.全宗名稱的全稱、簡稱、全宗號
b.全宗構(gòu)成者(立檔單位)沿革:名稱、成立時間(如是已撤消單位,應(yīng)注撤消時間)、性質(zhì)、主要職能、隸屬關(guān)系、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置及其演變情況。
個人全宗構(gòu)成者主要介紹個人姓名、別名、生卒年月、簡歷、籍貫、職務(wù)、職稱、主要業(yè)績及榮譽稱號等;
c.全宗來源:一般可參見5.1.2.1不再說明。特殊情況(如私人捐贈等)應(yīng)予說明;
d.全宗內(nèi)案卷數(shù)量、上架排列總長度(m)、起止年代;
e.使用非漢字文字和非紙質(zhì)載體的檔案的情況;
f.全宗內(nèi)案卷分類排列非紙質(zhì)載體的檔案的情況;
g.檔案內(nèi)容介紹:一般按全宗內(nèi)檔案的實際分類體系,結(jié)合問題進行介紹。
反映全宗構(gòu)成者基本職能和主要活動方面的檔案,具有全國和國際影響和知名人物、歷史事件及具有地方特色和具有重要科學(xué)研究價值的檔案,館藏年代久遠和特殊載體的檔案要詳細介紹,需要保密的檔案不作介紹。
5.2.1.2 全宗介紹的排列
全宗介紹可以按館藏檔案全宗號編排順序排列,也可結(jié)合全宗重要程度、全宗構(gòu)成之間的隸屬關(guān)系(組織機構(gòu)序列)或地區(qū)特征等進行排列。
5.2.2 非全宗形式檔案介紹
a.非全宗形式檔案的名稱全稱、檔號;
b.檔案集中的簡要進程、主要檔案形成者(或主持單位)的名稱、職能;
c.案卷(冊、袋、盒)數(shù)及其上架排列總長度(m),起止年代;
d.使用非漢字文字和非紙質(zhì)載體的檔案的情況;
e.類別、項目內(nèi)檔案分類、排列和編制檢索工具情況;
f.檔案內(nèi)容介紹:一般按類別、項目內(nèi)檔案分類、排列體系,組合重要程度并參照
5.2.1.1g的規(guī)定進行。
5.2.2.1 非全宗形式檔案介紹的排列
非全宗形式檔案一般可按歷史時序、重要程度或參照《中國檔案分類法》的有關(guān)類目進行排列。
5.3 館藏資料介紹
對館藏檔案有重要補充作用的資料應(yīng)逐類介紹,一般性資料不作具體介紹。
5.3.1 資料介紹的內(nèi)容
a.資料類目的名稱、代號;
b.資料的數(shù)量、起止年代;
c.重要資料需注明編撰者;
d.資料內(nèi)容介紹:按資料的實際分類體系結(jié)合資料涉及的問題參照5.2.1.1g的規(guī)定進行。
5.3.2 資料介紹排列按資料的實際分類體系進行。
6 補充部分
6.1 索引
“館藏檔案介紹”、“館藏資料介紹”中重復(fù)出現(xiàn)的、分散在指南各章節(jié)的人名、地名、機構(gòu)名、歷史事件及專題,必要時按以下方法編制索引。
6.1.1 人名索引:由人名及其在指南中的頁號組成,按姓氏筆畫或漢語拼音順序排列。
6.1.2 機構(gòu)索引:由機構(gòu)名稱及其在指南中的頁號組成,按機構(gòu)名稱首字的筆畫或漢語拼音順序排列。
6.1.3 事件索引:由事件名稱及其在指南中的頁號組成,按事件名稱首字的筆畫或漢字拼音順序排列。
6.2 附錄
附在指南正文之外與正文內(nèi)容有關(guān)文字、表冊等材料。
6.2.1 全宗名冊:館藏全部全宗(全宗名稱需保密者除外),應(yīng)按實際編號順序逐一列出全宗代號、全宗名稱、起止年代、案卷數(shù)量及其在指南中的頁號等內(nèi)容。
6.2.2 檔案資料出版情況一覽表:本館公布出版物名稱、出版單位名稱、出版日期、冊(卷)數(shù)、字數(shù)等內(nèi)容。
6.2.3 館藏檔案形成單位系統(tǒng)表:根據(jù)檔案形成單位之間或其內(nèi)部機構(gòu)的隸屬關(guān)系,采用直線連接法示意。
6.2.4 開放利用檔案規(guī)章制度:一般應(yīng)將本館有關(guān)規(guī)章制度原文照錄。
6.2.5 直觀圖表
6.2.6 紀年對照表
6.3 插圖
刊印于指南中的用以表現(xiàn)館藏珍貴檔案、資料、館舍建筑以及需要用形象介紹工作情況的照片與圖形,應(yīng)配有圖號和文字說明。