科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范
DA/T 2-1992
(1992-07-20批準(zhǔn) 1992-10-20實(shí)施)
1主題內(nèi)容與適用范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)研究課題(以下簡稱科研課題)文件的形式、積累、整理、歸
檔和檔案管理的要求。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于自然科學(xué)研究課題檔案管理，社會科學(xué)研究課題檔案管理可參照執(zhí)行。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
GB 3792·5 檔案著錄規(guī)則
GB/T 11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
3術(shù)語
3·1科研課題:是具有相對獨(dú)立目標(biāo)和內(nèi)容的具體研究對象，是組織科學(xué)技術(shù)研究的單元。
3·2科研課題文件是在科研課題研究活動中形成的文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄。
3·3科研課題檔案:是指具有保存價值的歸檔的科研課題文件。
4科研課題文件的管理
4·1科研課題文件的形成、積累
4·1·1科技管理部門在下達(dá)科研計劃(含橫向委托合同課題)時，同時向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。檔案部門負(fù)責(zé)對建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。
4·1·2課題組成員要按照科研課題文件歸檔范圍形成課題文件。文件制作材料必須益于長期保存。
4·1·3課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員按歸檔要求負(fù)責(zé)本課題文件的積累和歸檔。
4·1·4課題負(fù)責(zé)人和課題文件管理人員調(diào)動工作時，應(yīng)做好科研課題文件的清理移交工作。
4·2科研課題文件的整理
4·2·1科研課題文件的整理要遵循科研課題文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科研課題文件的系統(tǒng)聯(lián)系，便于科研課題檔案的保管和利用。一般按科研課題的準(zhǔn)備、研究試驗、總結(jié)鑒定驗收、成果獎勵申報和推廣應(yīng)用五個工作階段整理、組卷。
4·2·2卷內(nèi)文件排列順序按文件重要程度或時間順序排列。
4·3科研課題文件或案卷的鑒定
4·3·1科研課題文件的鑒定主要是在歸檔前對科研課題整體價值的鑒定及文件完整性、準(zhǔn)確性的審查和劃定密級、保管期限。保管期限分為永久;長期、短期。
4·3·2科研課題整體價值的鑒定是以整套科研課題文件為單元，按照課題來源、學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎及效益情況分為重大、重要和一般科研課題。重大科研課題為永久；重要科研課題為永久或長期；一般科研課題為長期或短期。
4·3·3檔案部門配合課題組對科研課題文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。
4·3·4文件或案卷的密級和保管期限是以整個課題為主，結(jié)合文件或案卷在課題中的重要程度劃定其密級和保管期限。
4·4科研課題文件的歸檔
4·4·1科研課題文件歸檔范圍見附錄A。
4·4·2科研課題文件的歸檔時間
研究周期長的課題按階段歸檔;研究周期短的課題在任務(wù)結(jié)束時一次歸檔。
4·4·3科研課題文件的歸檔要求
4·4·3·1科研課題文件的歸檔要保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
4·4·3·2幾個單位協(xié)作的科研課題，其文件的歸檔要保證課題主持單位保存該課題的整套檔案協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的原件外，將復(fù)制件送交主持單位保存，并在協(xié)議中明確科研課題文件的歸檔和歸屬。
4·4·3·3獲得負(fù)成果或因故中斷的科研課題的文件亦應(yīng)歸檔。
4·4·3·4科研課題文件一般歸檔原件，重要的和日后使用頻繁的應(yīng)酌情增加份數(shù)。
4·4·4科研課題文件的歸檔手續(xù)。
4·4·4·1課題負(fù)責(zé)人填寫"科研課題文件歸檔說明書"，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，向檔案部門辦理歸檔手續(xù)。
4·4·4·2檔案部門驗收合格后，課題負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在"科研課題文件歸檔移交單"上簽字，并各執(zhí)一份。
4·4·4·3課題負(fù)責(zé)人向科技管理部門報告課題文件歸檔情況，科技管理部門收到"科研課題文件歸檔說明書"后，決定課題結(jié)束。
5科研課題檔案的管理
5·1科研課題檔案的整理、編目。
5·1·1按學(xué)科、專業(yè)進(jìn)行分類，排列。
5·1·2編制檔號。
5·1·3編制案卷總目錄。
5·1·4根據(jù)實(shí)際需要著錄、標(biāo)引，編制各種檢索目錄。
5·2科研課題檔案的保管
5·2·1技術(shù)秘密的科研課題檔案要特殊保管。
5·2·2及時修復(fù)破損、變質(zhì)的科研課題檔案。
5·3科研課題檔案的補(bǔ)充、修改
5·3·1科研課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員完成木課題檔案的補(bǔ)充工作。補(bǔ)充內(nèi)容包括獎勵申報、推廣應(yīng)用階段產(chǎn)生的文件。
5·3·2凡必須修改的科研課題檔案，由原課題負(fù)責(zé)人填寫修改申報單，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行修改。
5·3·3檔案部門對補(bǔ)充歸檔的文件進(jìn)行整理編目。
6科研課題檔案的鑒定與銷毀
6·1科研課題檔案鑒定工作的組織
鑒定工作要在單位主管科研工作的負(fù)責(zé)人或總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，由科技管理人員、科技人員、檔案人員和保密人員組成的鑒定小組進(jìn)行。
6·2科研課題檔案鑒定內(nèi)容
對已到保管期限的科研課題檔案決定存毀;對需要調(diào)整密級的科研課題檔案重新確定密級。
6·3科研課題檔案鑒定時間
對館 (室)藏的科研課題檔案每3-5年集申鑒定一次，必要時可以提前或推后。
6·4科研課題檔案鑒定、銷毀手續(xù)
鑒定小組按填寫"科研課題檔案鑒定表"，寫出鑒定工作報告，編制檔案銷毀清冊一式兩份，報送單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，銷毀時指派兩人監(jiān)銷。
7科研課題檔案的統(tǒng)計與開發(fā)利用
科研課題檔案的統(tǒng)計和開發(fā)利用按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
附錄A
科研課題文件歸檔范圍
(補(bǔ)充件)
Al研究準(zhǔn)備階段
Al·1調(diào)研報告、可行性研究報告、課題論證、文獻(xiàn)綜述
Al·2科學(xué)基金、科研課題經(jīng)費(fèi)申請報告及批件
A1·3任務(wù)書、協(xié)議書、科研合同、委托任務(wù)書、會議記錄及重要來往文函
A1·4科研課題研究計劃、課題計劃調(diào)整或課題撤銷文件
Al·5實(shí)驗試驗方案、設(shè)計方案、調(diào)查考察方案
A2研究試驗階段
A2·1試驗任務(wù)書、試驗大綱
A2·2實(shí)驗、試驗、測試的重要原始記錄、整理記錄及報告
A2·3觀測、探測、觀察記錄，野外調(diào)查、考察記錄和整理記錄及綜合分析報告
A2·4計算文件
A2·5計算機(jī)軟件
A2·6檢驗文件
A2·7理論分析文件
A2·8設(shè)計文件、圖樣
A2·9工藝文件
A2.10課題階段總結(jié)
A3 總結(jié)鑒定驗收階段
A3·1課題工作總結(jié) (含最終完成、階段完成或中斷)
A3·2研究報告
A3·3論文、專著
A3·4科研課題經(jīng)費(fèi)決算
A3·5科研課題成果驗收、鑒定、評審文件
A4成果獎勵申報階段
A4·1科技成果申報表及附件
A4·2科技成果獎勵申報與審批文件
A4·3獲獎憑證
A4·4專利文件
A5推廣應(yīng)用階段
A5·1推廣應(yīng)用方案
A5·2技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書
A5·3成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)
A5·4國內(nèi)外同行評價及用戶反饋意見
A5·5成果宣傳報道文件
A6與各階段有關(guān)的文件
A6·1專業(yè)會議文件
A6·2標(biāo)本、樣品目錄
A6·3照片、影片、幻燈片、錄音帶、錄像帶、機(jī)讀文件等。
附錄B
科研課題檔案管理幾種常用表格
(補(bǔ)充件)
Bl科研課題文件歸檔說明書，包括科研課題簡介 (表Bl·1)，參加課題研究工作人員
名單 (表B1.2)和科研課題文件歸檔審查意見 (表B1.3)。
B2科研課題文件歸檔移交單 (表B2)。
B3科研課題檔案鑒定表 (表B3)。
表B1.1科研課題簡介
| 課題題名 |
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所屬科 研項目 |
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| 課題來源 |
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課題代號 |
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| 主持單位 |
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| 協(xié)作單位 |
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| 課題負(fù)責(zé)人 |
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| 工作起止日期 |
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課題進(jìn)展 |
1. 階段完成 2. 最終完成 3. 中斷或停止 |
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| 研 究 經(jīng) 過 及 主 要 結(jié) 果 |
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續(xù)表B1.1
| 課題經(jīng)費(fèi) 預(yù)算和決算 |
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| 成果推廣情況和 經(jīng)濟(jì)社會效益 |
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| 獲獎或獲得專利情況 |
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| 課題有何著作或 論文報告正式發(fā)表 |
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| 備注 |
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表B1.2 參加課題研究工作人員名單
| 姓名 |
職務(wù) |
單位 |
承擔(dān)何工作 |
起止日期 |
本人簽字 |
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表B1.3 科研課題文件歸檔審查意見
| 審查內(nèi)容 |
審查部門 |
審查意見 |
| 課題文件是否 完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng) |
課題組 |
負(fù)責(zé)人簽字： 年 月 日 |
| 研究室 |
負(fù)責(zé)人簽字： 年 月 日 |
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| 課題文件整理 是否符合要求 |
檔案部門 |
負(fù)責(zé)人簽字： 年 月 日 |
| 備注 |
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表B2 科研課題文件歸檔移交單
| 課題題名 |
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| 課題代號 |
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| 移交 文件 卷（份） 底圖 張 藍(lán)圖 卷（張） 照片 冊 其他 （具體文件目錄附后）
移交人： 接收人：
年 月 日 |
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表B3 科研課題檔案鑒定表
| 課題 題名 |
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課題 代號 |
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| 課題 來源 |
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課題 負(fù)責(zé)人 |
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| 形成 時間 |
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卷號 |
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| 保管期限 |
鑒定前 |
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密級 |
鑒定前 |
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| 擬調(diào) |
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擬調(diào) |
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| 鑒定結(jié)果 |
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鑒定結(jié)果 |
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| 鑒定小組 成員簽字 |
單位 |
職務(wù) |
簽字 |
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| 年 月 日 |
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