檔案縮微品制作記錄格式和要求
DA/T 29-2002
1范圍
本標準規(guī)定了檔案縮微品制作記錄的種類、基本內(nèi)容,并對其構(gòu)成和填寫方法提出了要求。
本標準適用于檔案縮微品的制作,其他縮微品制作也可參照執(zhí)行。
2規(guī)范性引用文件
GB/T 6159.1縮微攝影技術(shù)詞匯第一部分:一般術(shù)語(GB/T 6159.1-1985,neq ISO 6196-1:1980)
GB/T 17292 縮微攝影技術(shù)第一代銀-明膠型縮微品的質(zhì)量要求
DA/T21 檔案縮微品保管規(guī)范
3術(shù)語和定義
GB/T6159.1確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標準。
檔案縮微品制作記錄production process record of archival microform
在檔案縮微品制作過程中產(chǎn)生的記錄各道制作工序?qū)嶋H工作狀況的原始文字、表格等,簡稱為“制作記錄”。其內(nèi)容包括:工序種類、使用設(shè)備型號及其參數(shù);出現(xiàn)的問題及處理;縮微品質(zhì)量檢測;各工序的責(zé)任人等。
4制作記錄的基本要求
4.1應(yīng)是各道制作工序的原始記錄材料;制作記錄中的文字、數(shù)據(jù)書寫應(yīng)規(guī)范、準確,書寫的字跡、材料應(yīng)符合檔案書寫字跡、材料的要求。
4.2應(yīng)記錄以下內(nèi)容:
a)制作縮微品的設(shè)備名稱、種類、型號以及技術(shù)狀況、參數(shù)選擇、調(diào)節(jié)設(shè)定等情況;
b)制作縮微品的膠片種類、乳劑號等;
c)制作縮微品的人員技術(shù)狀況(職稱、上崗等級等)、各工序的責(zé)任人;縮微品制作過程中需要說明的問題;制作的時間等;制作記錄中應(yīng)有各工序制作人員的簽字;
d)檔案的原始狀況;縮微品中信息與原件信息的差異;縮微品管理代號、檢索方式和對應(yīng)地址;
e)制作縮微品的依據(jù)和技術(shù)標準;應(yīng)達到和實際達到的體現(xiàn)檔案縮微品可讀性、完整性、保存性和憑證性的技術(shù)要求或狀況。
5制作記錄的類型
5.1制作記錄一般按照檔案縮微品制作的流程建立。前后工序不便于分開記錄的,也可將幾道制作工序合并記錄。
5.2主要的制作記錄類型如下:
a)縮微拍攝前檔案整理編排記錄;
b)縮微拍攝檔案制作記錄;
c)縮微膠片沖洗制作記錄;
d)檔案縮微品質(zhì)量檢測記錄;
e)檔案縮微品拷貝制作記錄;
f)檔案縮微品剪接加工制作記錄;
9)檔案縮微品拍攝任務(wù)批準書;
h)縮微拍攝檔案原件證明書;
i)縮微拍攝檔案說明;
j)縮微拍攝檔案更正補拍說明;
k)檔案縮微品移交清單。
6制作記錄的項目構(gòu)成和填寫要求
6.1縮微拍攝前檔案整理編排記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄A):
a)全宗名稱、全宗號:檔案的全宗名稱、全宗代號或檔案種類、檔案的名稱;
b)檔案年度:檔案原件的形成年度或類別名稱;
c)檔案原件的編號與數(shù)量:檔案原件的卷號、份(件)號、頁(張)數(shù)等;
d)原件中存在的問題及處理措施:
1)對檔案原件中影響檔案縮微品影像可讀性、信息完整性、利用憑證性的問題用各種檔案的規(guī)范用語加以說明;
2)如果在拍攝前或拍攝中能利用常規(guī)技術(shù)方法避免或減輕上述問題的影響,則應(yīng)注明采用的處理措施。
e)畫幅計算:
1)拍攝檔案需要的畫幅數(shù)量:根據(jù)實際拍攝時選用的縮率以及單幅、雙幅,合幅,分幅,重復(fù)等拍攝方式,計算出的拍攝畫幅數(shù)量;
2)拍攝標板需要的畫幅數(shù)量:根據(jù)實際拍攝需要計算出的測試技術(shù)標板、標識標板、憑證標板、說明標板等所占的畫幅數(shù)量;
3)其他需要拍攝的畫幅數(shù)量:根據(jù)實際拍攝計算出的卷皮、檔案目錄(案卷目錄、卷內(nèi)目錄)和備考表等所占的畫幅數(shù)量縮微品中使用的檢索符號和空拍所占的畫幅數(shù)量。
f)檢索方式:縮微品中使用的檢索方式;
g)縮率:拍攝所選擇的縮率,一般用比例或分式表示為1:25或1/25。
6.2縮微拍攝檔案制作記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附表B):
a)全宗名稱、全宗號:同6.la);
b)縮微膠片盤(軸)、張?zhí)?/span>:依照膠片的基本單位編制的代號;
c)攝影機型號、編號;
d)曝光方式、參數(shù)選擇、縮率選擇:
1)曝光方式宜填寫:自動、手動、頂光照明、底光照明;
2)參數(shù)選擇宜填寫:自動曝光增減補償值、手動曝光快門和光卷選擇值、頂光或底光選擇值等。分別注明本盤(軸)、張膠片所用的縮率。
e)拍攝膠片型號、乳劑號;
f)工作記數(shù):攝影機起止工作記數(shù)和縮微號;
g)檔案起止年代、卷號、份(件)號與攝影機起止工作記數(shù)、縮微號、光點設(shè)置等檢索信息應(yīng)相互對應(yīng);
h)拍攝情況說明:拍攝過程中需要注明的情況及機器運轉(zhuǎn)情況。
6.3縮微膠片沖洗制作記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄C):
a)全宗名稱、全宗號:同6.la);
b)縮微膠片盤(軸)、張?zhí)?/span>:同6.2b);
c)沖洗機型號、編號;
d)顯影液種類、配比、藥液溫度;
e)定影液種類、配比;
f)漂洗水溫度、水壓、水流量;
9)膠片干燥溫度;
h)膠片沖洗速度;
i)已沖洗膠片數(shù)量、補充藥液情況;
j)沖洗控制片密度參數(shù):分別填寫基準密度(RD)、最高密度(HD)、最低密度(LD);
k)沖洗膠片型號、種類、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、長度、厚度;
l)沖洗情況說明:沖洗過程中需要說明的情況及機器運轉(zhuǎn)情況。
6.4檔案縮微品質(zhì)量檢測記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄D):
按照GB/T 17292進行質(zhì)量檢測并做記錄。
a)全宗名稱、全宗號:同6.1a);
b)縮微品盤 (軸)、張?zhí)?/span>:依照縮微品的基本單位編制的代號;
c)檔案起止年代、卷號;
d)縮微品的種類、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、長度、厚度;
e)密度值檢測:最高背影密度、最低背景密度、拷貝參考背景密度、片基加灰霧密度、6%灰板密度以及片頭和片尾的50%灰板密度或80%灰板密度;
f)解像力檢測:按拍攝檔案所用的縮率分別檢測的片頭和片尾解像力數(shù)值;
g)海波殘留量檢測:海波殘留量數(shù)值及所有的測試方法;
h)膠片外觀質(zhì)量情況;
i)錯誤率:拍攝中出現(xiàn)的錯誤比例;
j)檢測情況說明:質(zhì)量檢測記錄中本包含的和其他需要說明的情況;
k)出現(xiàn)問題的處理意見和檢測結(jié)果。
6.5檔案縮微品拷貝制作記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附表E):
a)全宗名稱、全宗號:同6.1a);
b)縮微品盤(軸)、張?zhí)?/span>:同6.4b);
c)拷貝機型號、編號和拷貝片種類(銀鹽、重氮、微泡);
d)曝光數(shù)值、拷貝速度;
e)母片的型號、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、最高背景密度、最低背景密度、拷貝參考背景密度、片基加灰霧密度、6%灰板密度、50%灰板密度;
f)拷貝片的型號、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、種類;
g)拷貝情況說明:拷貝過程中需要說明的情況及機器運轉(zhuǎn)情況。
6.6檔案縮微品剪接加工制作記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附表F):
a)全宗名稱、全宗號:同6.1a);
b)縮微品盤(軸)號:依照縮微品的基本單位編制的代號;
c)剪接加工原因:更正、補拍、插封套、裝開窗卡、接片等;
d)剪接加工位置:需剪接加工部分在檔案中的位置和縮微品中的位置;
e)插封套和裝開窗卡的方式、數(shù)量、對應(yīng)編號;
f)剪接加工情況說明:剪接加工過程中需要說明的情況。
6.7制作檔案縮微品拍攝任務(wù)批準書應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄G);
a)批準任務(wù)者和接受任務(wù)者均應(yīng)注明單位、職務(wù)、姓名,并應(yīng)有蓋章或簽字;
b)縮微制作目的;
c)縮微制作要求;
d)縮微制作檔案的內(nèi)容、年度、數(shù)量。
6.8縮微拍攝檔案原件證明書應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄H):
a)檔案保管(所有)單位;
b)檔案真實性、完整性、排列順序鑒定核準說明;
c)檔案的名稱、年度、數(shù)量;
d)證明單位(鑒定單位)名稱、蓋章;
e)拍攝批準人簽字。
6.9縮微拍攝檔案說明應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄I):
a)全宗名稱、全宗號:同6.1a);
b)縮微攝制的依據(jù)和技術(shù)標準;
c)為保證縮微品可讀性、完整性、真實性、可存性要說明的問題;
d)各制作工序人員的技術(shù)狀況(職稱、上崗等級等)、姓名(簽名);
e)攝制中需要說明的問題。
6.10縮微拍攝檔案更正補拍說明應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄J):
a)全宗名稱、全宗號:同6.1a);
b)更正補拍理由;
c)更正補拍結(jié)果:更正補拍檔案的檔號、內(nèi)容、在縮微膠片中的位置、畫幅數(shù)量;
d)更正補拍情況說明:更正補拍過程中需要說明的情況,
e)更正補拍核準核對人。
6.11檔案縮微品移交清單應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附表K):
a)全宗名稱、全宗號:同6.la);
b)縮微品的種類、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、盤(軸)、張?zhí)柡蛿?shù)量;
c)各盤(軸)、張縮微品和檔案原件對應(yīng)情況;
d)移交者、接收者簽字。
7制作記錄的存檔
合格的檔案縮微品應(yīng)有該縮微品制作過程中形成的各種制作記錄。制作記錄一般依據(jù)縮微品制作流程順序先后排列,其保存時間應(yīng)與檔案縮微品保存期限一致(見DA/T21)。
附錄A
(資料性附錄)
縮微拍攝前檔案整理編排記錄
全宗名稱:全宗號:年度:
原件 |
拍攝畫幅數(shù) |
存在問題和處理措施 |
||||||
卷號 |
份(件)號 |
原件張數(shù) |
復(fù)制張數(shù) |
原件 |
標板 |
其他 |
總計 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
縮率:
檢索方式:
整理日期: 年 月 日整理人:
附錄B
(資料性附錄)
縮微拍攝檔案制作記錄
全宗名稱: 全宗號: 盤(軸)、張?zhí)枺?/span>
攝影機型號: |
編號: |
曝光方式: |
工作記數(shù) |
攝影者: |
||
膠片: |
乳劑號: |
縮率 |
參數(shù)選擇: |
|||
拍攝時間: |
檔案年度: |
拍攝情況說明: |
|
|
||
起 |
年月日 |
年 卷份 |
|
|
|
|
止 |
年月日 |
年 卷份 |
||||
起 |
年月日 |
年 卷份 |
|
|
|
|
止 |
年月日 |
年 卷份 |
||||
起 |
年月日 |
年 卷份 |
|
|
|
|
止 |
年月日 |
年 卷份 |
||||
起 |
年月日 |
年 卷份 |
|
|
|
|
止 |
年月日 |
年 卷份 |
||||
起 |
年月日 |
年 卷份 |
|
|
|
|
止 |
年月日 |
年 卷份 |
||||
起 |
年月日 |
年 卷份 |
|
|
|
|
止 |
年月日 |
年 卷份 |
||||
附錄C
(資料性附錄)
縮微膠片沖洗制作記錄
全宗名稱:全宗號:盤(軸)、張?zhí)枺?/span>
沖洗機型號: |
編號: |
沖洗日期: |
||
攝影機(拷貝機)型號: |
攝影(拷貝)日期: |
檔案年度: |
||
膠片型號: |
膠片規(guī)格: |
第代 |
||
影像極性: |
膠片長度(張數(shù)): |
膠片厚度: |
||
顯影液類類型和配比: |
顯影液溫度: |
補充藥業(yè)液量: |
||
定影液類型和配比: |
水洗溫度: |
干燥溫度: |
||
水洗流量: L/min |
沖洗速度: m(張)/min |
|||
藥液已沖洗膠片總長度 |
16mm |
35mm |
平片 |
|
控制片密度: |
RD= |
HD= |
LD= |
|
沖洗情況說明:
|
||||
機器運轉(zhuǎn)情況說明:
|
||||
沖洗人:
附錄D
(資料性附錄)
檔案縮微品質(zhì)量檢測記錄
全宗名稱: 全宗號: 盤(軸)、張?zhí)枺?/span>
年卷至卷 |
縮微品規(guī)格: |
第代 |
||||||||||||
影像極性: |
長度(張數(shù)): |
|||||||||||||
密度 |
背景密度(最高) |
背景密度(最低) |
背景密度(拷貝參考) |
片基加 |
6%灰板 |
50%或80%灰板密度(片頭) |
50%或80%灰板密度(片尾) |
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
解像力 |
1/25 |
1/32 |
1/ |
|||||||||||
片頭 |
片尾 |
片頭 |
片尾 |
片頭 |
片尾 |
|||||||||
海波殘留量: ug/cm2 |
測試方法: |
測試日期: |
||||||||||||
外觀: |
錯誤率: |
質(zhì)量等級: |
接片次數(shù): |
|||||||||||
檢測情況說明和檢測結(jié)果:
|
||||||||||||||
處理意見:
|
||||||||||||||
檢測日期:年月日檢測人:
附錄E
(資料性附錄)
檔案縮微品拷貝制作記錄
全宗名稱:全宗號:年代:
拷貝機型號: |
||||||||||||||||||
拷貝 |
盤軸張?zhí)?/span> |
母片(型號、規(guī)格): |
曝光數(shù)值 |
拷貝速度 |
拷貝片(型號、規(guī)格): |
|||||||||||||
代數(shù) |
影像極佳 |
最高背影密度 |
最低背景密度 |
拷貝參考背景密度 |
片基加灰霧密度 |
6%灰板密度 |
50%灰板密度 |
解像力 |
代數(shù) |
影像極佳 |
6%灰板密度 |
50%灰板密度 |
灰霧密度 |
解像力 |
||||
月 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
月 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
拷貝情況說明:
|
拷貝人:
附錄F
(資料性附錄)
檔案縮微品剪接加工制作記錄
全宗名稱:全宗號:年代:
盤(軸)號 |
剪接加工原因 |
剪接加工位置 |
數(shù)量 |
縮微號與對應(yīng)的原件檔號 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
剪接加工情況說明:
|
加工日期:年月日加工人:
附錄G
(資料性附錄)
檔案縮微品拍攝任務(wù)批準書
拍攝任務(wù)批準書
現(xiàn)批準 拍攝館藏 全宗的永久(長期)檔案,代號, 計 卷(件), 以代替原件利用。
單位:(印) 單位領(lǐng)導(dǎo):(簽名) 年 月 日 |
附錄H
(資料性附錄)
縮微拍攝檔案原件證明書
縮微拍攝檔案原件證明
以下所拍攝 全宗 年至年的 卷檔案,為我館珍 藏的真實原件(對復(fù)制件縮微拍攝時加有說明標板)。拍攝者、編排者對原件的真實性、完整性、排列順序核準無誤。
單位:(印) |
附錄I
(資料性附錄)
縮微拍攝檔案說明
拍攝說明
全宗名稱: 全宗號: 本盤縮微膠片依據(jù)我國DA/T 4-1992標準制作。按正常操作規(guī)程,在編排、拍攝時,均以忠實于原文為原則,嚴格按照檔案的排理順序進行拍攝。第一代縮微品前后館標之間的
編排人:(簽名)
年 月 日 |
附錄J
(資料性附錄)
縮微拍攝檔案更正補拍說明
需補拍件 |
年卷份頁至頁 |
更正補拍理由 |
|
更正補拍結(jié)果 |
|
更正補拍情況說明 |
|
批準補拍人:(簽名) 補拍人:(簽名) 校對人:(簽名)
補拍日期: 年 月 日 |
附錄K
(資料性附錄)
檔案縮微品移交清單
全宗名稱:全宗號:
盤(軸)張號 |
起始年卷號 |
終止年卷號 |
縮微品規(guī)格 |
代數(shù) |
影像極性 |
數(shù)量 |
備注 |
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
|
年卷 |
年卷 |
|
|
|
|
|
移交單位:(印) 接收單位:(印) 移交人:(簽名) 接收人:(簽名)
交接日期: 年 月 日 |