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DA/T 29-2002 檔案縮微品制作記錄格式和要求
作者: 梧州檔案信息網(wǎng)日期: 2010-12-13來源: 本站 打印

檔案縮微品制作記錄格式和要求
DA/T 29-2002

1范圍
本標準規(guī)定了檔案縮微品制作記錄的種類、基本內(nèi)容,并對其構(gòu)成和填寫方法提出了要求。
本標準適用于檔案縮微品的制作,其他縮微品制作也可參照執(zhí)行。

2規(guī)范性引用文件
GB/T 6159.1
縮微攝影技術(shù)詞匯第一部分:一般術(shù)語(GB/T 6159.1-1985,neq ISO 6196-1:1980)
GB/T 17292
縮微攝影技術(shù)第一代銀-明膠型縮微品的質(zhì)量要求
DA/T21
檔案縮微品保管規(guī)范

3術(shù)語和定義
GB/T6159.1
確立的以及下列術(shù)語和定義適用于本標準。
檔案縮微品制作記錄production process record of archival microform
在檔案縮微品制作過程中產(chǎn)生的記錄各道制作工序?qū)嶋H工作狀況的原始文字、表格等,簡稱為制作記錄。其內(nèi)容包括:工序種類、使用設(shè)備型號及其參數(shù);出現(xiàn)的問題及處理;縮微品質(zhì)量檢測;各工序的責(zé)任人等。

4制作記錄的基本要求
4.1
應(yīng)是各道制作工序的原始記錄材料;制作記錄中的文字、數(shù)據(jù)書寫應(yīng)規(guī)范、準確,書寫的字跡、材料應(yīng)符合檔案書寫字跡、材料的要求。
4.2
應(yīng)記錄以下內(nèi)容:
a)
制作縮微品的設(shè)備名稱、種類、型號以及技術(shù)狀況、參數(shù)選擇、調(diào)節(jié)設(shè)定等情況;
b)
制作縮微品的膠片種類、乳劑號等;
c)
制作縮微品的人員技術(shù)狀況(職稱、上崗等級等)、各工序的責(zé)任人;縮微品制作過程中需要說明的問題;制作的時間等;制作記錄中應(yīng)有各工序制作人員的簽字;
d)
檔案的原始狀況;縮微品中信息與原件信息的差異;縮微品管理代號、檢索方式和對應(yīng)地址;
e)
制作縮微品的依據(jù)和技術(shù)標準;應(yīng)達到和實際達到的體現(xiàn)檔案縮微品可讀性、完整性、保存性和憑證性的技術(shù)要求或狀況。

5制作記錄的類型
5.1
制作記錄一般按照檔案縮微品制作的流程建立。前后工序不便于分開記錄的,也可將幾道制作工序合并記錄。
5.2
主要的制作記錄類型如下:
a)
縮微拍攝前檔案整理編排記錄;
b)
縮微拍攝檔案制作記錄;
c)
縮微膠片沖洗制作記錄;
d)
檔案縮微品質(zhì)量檢測記錄;
e)
檔案縮微品拷貝制作記錄;
f)
檔案縮微品剪接加工制作記錄;
9)
檔案縮微品拍攝任務(wù)批準書;
h)
縮微拍攝檔案原件證明書;
i)
縮微拍攝檔案說明;
j)
縮微拍攝檔案更正補拍說明;
k)
檔案縮微品移交清單。

6制作記錄的項目構(gòu)成和填寫要求
6.1
縮微拍攝前檔案整理編排記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄A):
a)
全宗名稱、全宗號:檔案的全宗名稱、全宗代號或檔案種類、檔案的名稱;
b)
檔案年度:檔案原件的形成年度或類別名稱;
c)
檔案原件的編號與數(shù)量:檔案原件的卷號、份()號、頁()數(shù)等;
d)
原件中存在的問題及處理措施:
1)
對檔案原件中影響檔案縮微品影像可讀性、信息完整性、利用憑證性的問題用各種檔案的規(guī)范用語加以說明;
2)
如果在拍攝前或拍攝中能利用常規(guī)技術(shù)方法避免或減輕上述問題的影響,則應(yīng)注明采用的處理措施。
e)
畫幅計算:
1)
拍攝檔案需要的畫幅數(shù)量:根據(jù)實際拍攝時選用的縮率以及單幅、雙幅,合幅,分幅,重復(fù)等拍攝方式,計算出的拍攝畫幅數(shù)量;
2)
拍攝標板需要的畫幅數(shù)量:根據(jù)實際拍攝需要計算出的測試技術(shù)標板、標識標板、憑證標板、說明標板等所占的畫幅數(shù)量;
3)
其他需要拍攝的畫幅數(shù)量:根據(jù)實際拍攝計算出的卷皮、檔案目錄(案卷目錄、卷內(nèi)目錄)和備考表等所占的畫幅數(shù)量縮微品中使用的檢索符號和空拍所占的畫幅數(shù)量。
f)
檢索方式:縮微品中使用的檢索方式;
g)
縮率:拍攝所選擇的縮率,一般用比例或分式表示為1:251/25
6.2
縮微拍攝檔案制作記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附表B):
a)
全宗名稱、全宗號:6.la);
b)
縮微膠片盤()、張?zhí)?/span>:依照膠片的基本單位編制的代號;
c)
攝影機型號、編號;
d)
曝光方式、參數(shù)選擇、縮率選擇:
1)
曝光方式宜填寫:自動、手動、頂光照明、底光照明;
2)
參數(shù)選擇宜填寫:自動曝光增減補償值、手動曝光快門和光卷選擇值、頂光或底光選擇值等。分別注明本盤()、張膠片所用的縮率。
e)
拍攝膠片型號、乳劑號;
f)
工作記數(shù):攝影機起止工作記數(shù)和縮微號;
g)
檔案起止年代、卷號、份()號與攝影機起止工作記數(shù)、縮微號、光點設(shè)置等檢索信息應(yīng)相互對應(yīng);
h)
拍攝情況說明:拍攝過程中需要注明的情況及機器運轉(zhuǎn)情況。
6.3
縮微膠片沖洗制作記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄C):
a)
全宗名稱、全宗號:6.la);
b)
縮微膠片盤()、張?zhí)?/span>:6.2b)
c)
沖洗機型號、編號;
d)
顯影液種類、配比、藥液溫度;
e)
定影液種類、配比;
f)
漂洗水溫度、水壓、水流量;
9)
膠片干燥溫度;
h)
膠片沖洗速度;
i)
已沖洗膠片數(shù)量、補充藥液情況;
j)
沖洗控制片密度參數(shù):分別填寫基準密度(RD)、最高密度(HD)、最低密度(LD)
k)
沖洗膠片型號、種類、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、長度、厚度;
l)
沖洗情況說明:沖洗過程中需要說明的情況及機器運轉(zhuǎn)情況。
6.4
檔案縮微品質(zhì)量檢測記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄D):
按照GB/T 17292進行質(zhì)量檢測并做記錄。
a)
全宗名稱、全宗號:6.1a)
b)
縮微品盤 ()、張?zhí)?/span>:依照縮微品的基本單位編制的代號;
c)
檔案起止年代、卷號;
d)
縮微品的種類、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、長度、厚度;
e)
密度值檢測:最高背影密度、最低背景密度、拷貝參考背景密度、片基加灰霧密度、6%灰板密度以及片頭和片尾的50%灰板密度或80%灰板密度;
f)
解像力檢測:按拍攝檔案所用的縮率分別檢測的片頭和片尾解像力數(shù)值;
g)
海波殘留量檢測:海波殘留量數(shù)值及所有的測試方法;
h)
膠片外觀質(zhì)量情況;
i)
錯誤率:拍攝中出現(xiàn)的錯誤比例;
j)
檢測情況說明:質(zhì)量檢測記錄中本包含的和其他需要說明的情況;
k)
出現(xiàn)問題的處理意見和檢測結(jié)果。
6.5
檔案縮微品拷貝制作記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附表E):
a)
全宗名稱、全宗號:6.1a)
b)
縮微品盤()、張?zhí)?/span>:6.4b)
c)
拷貝機型號、編號和拷貝片種類(銀鹽、重氮、微泡)
d)
曝光數(shù)值、拷貝速度;
e)
母片的型號、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、最高背景密度、最低背景密度、拷貝參考背景密度、片基加灰霧密度、6%灰板密度、50%灰板密度;
f)
拷貝片的型號、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、種類;
g)
拷貝情況說明:拷貝過程中需要說明的情況及機器運轉(zhuǎn)情況。
6.6
檔案縮微品剪接加工制作記錄應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附表F):
a)
全宗名稱、全宗號:6.1a)
b)
縮微品盤():依照縮微品的基本單位編制的代號;
c)
剪接加工原因:更正、補拍、插封套、裝開窗卡、接片等;
d)
剪接加工位置:需剪接加工部分在檔案中的位置和縮微品中的位置;
e)
插封套和裝開窗卡的方式、數(shù)量、對應(yīng)編號;
f)
剪接加工情況說明:剪接加工過程中需要說明的情況。
6.7
制作檔案縮微品拍攝任務(wù)批準書應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄G)
a)
批準任務(wù)者和接受任務(wù)者均應(yīng)注明單位、職務(wù)、姓名,并應(yīng)有蓋章或簽字;
b)
縮微制作目的;
c)
縮微制作要求;
d)
縮微制作檔案的內(nèi)容、年度、數(shù)量。
6.8
縮微拍攝檔案原件證明書應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄H):
a)
檔案保管(所有)單位;
b)
檔案真實性、完整性、排列順序鑒定核準說明;
c)
檔案的名稱、年度、數(shù)量;
d)
證明單位(鑒定單位)名稱、蓋章;
e)
拍攝批準人簽字。
6.9
縮微拍攝檔案說明應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄I):
a)
全宗名稱、全宗號:6.1a)
b)
縮微攝制的依據(jù)和技術(shù)標準;
c)
為保證縮微品可讀性、完整性、真實性、可存性要說明的問題;
d)
各制作工序人員的技術(shù)狀況(職稱、上崗等級等)、姓名(簽名)
e)
攝制中需要說明的問題。
6.10
縮微拍攝檔案更正補拍說明應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附錄J):
a)
全宗名稱、全宗號:6.1a)
b)
更正補拍理由;
c)
更正補拍結(jié)果:更正補拍檔案的檔號、內(nèi)容、在縮微膠片中的位置、畫幅數(shù)量;
d)
更正補拍情況說明:更正補拍過程中需要說明的情況,
e)
更正補拍核準核對人。
6.11
檔案縮微品移交清單應(yīng)包括如下內(nèi)容(參見附表K):
a)
全宗名稱、全宗號:6.la);
b)
縮微品的種類、規(guī)格、代數(shù)、影像極性、盤()、張?zhí)柡蛿?shù)量;
c)
各盤()、張縮微品和檔案原件對應(yīng)情況;
d)
移交者、接收者簽字。

7制作記錄的存檔
合格的檔案縮微品應(yīng)有該縮微品制作過程中形成的各種制作記錄。制作記錄一般依據(jù)縮微品制作流程順序先后排列,其保存時間應(yīng)與檔案縮微品保存期限一致(見DA/T21)

 

附錄A

(資料性附錄)

縮微拍攝前檔案整理編排記錄

全宗名稱:全宗號:年度:

原件

拍攝畫幅數(shù)

存在問題和處理措施

卷號

份(件)號

原件張數(shù)

復(fù)制張數(shù)

原件

標板

其他

總計

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

        縮率:
        檢索方式:
        整理日期:  年 月 日整理人:

 

附錄B

(資料性附錄)

縮微拍攝檔案制作記錄

        全宗名稱:  全宗號: 盤(軸)、張?zhí)枺?/span>

攝影機型號:

編號:

曝光方式:

工作記數(shù)

攝影者:

膠片:

乳劑號:

縮率

參數(shù)選擇:

拍攝時間:

檔案年度:

拍攝情況說明:

 

 

   年   卷

 

 

 

   年   卷

   年   卷

 

 

 

   年   卷

   年   卷

 

 

 

   年   卷

   年   卷

 

 

 

   年   卷

   年   卷

 

 

 

   年   卷

   年   卷

 

 

 

   年   卷

             

 

 

附錄C

(資料性附錄)

縮微膠片沖洗制作記錄

        全宗名稱:全宗號:盤(軸)、張?zhí)枺?/span>

沖洗機型號:

編號:

沖洗日期:

攝影機(拷貝機)型號:

攝影(拷貝)日期:

檔案年度:

膠片型號:

膠片規(guī)格:

影像極性:

膠片長度(張數(shù)):

膠片厚度:

顯影液類類型和配比:

顯影液溫度:

補充藥業(yè)液量:

定影液類型和配比:

水洗溫度:

干燥溫度:

水洗流量:          L/min

沖洗速度:     m()/min

藥液已沖洗膠片總長度
(張數(shù))

16mm

35mm

平片

控制片密度:

RD=

HD=

LD=

沖洗情況說明:

 

 

機器運轉(zhuǎn)情況說明:

 

 

         

 

        沖洗人:

 

附錄D

(資料性附錄)

檔案縮微品質(zhì)量檢測記錄

        全宗名稱:   全宗號:  盤(軸)、張?zhí)枺?/span>

卷至
卷至

縮微品規(guī)格:

影像極性:

長度(張數(shù)):

密度

背景密度(最高)

背景密度(最低)

背景密度(拷貝參考)

片基加
灰霧密度

6%灰板
密度

50%80%灰板密度(片頭)

50%80%灰板密度(片尾)

 

 

 

 

 

 

 

解像力

1/25

1/32

1/

片頭

片尾

片頭

片尾

片頭

片尾

海波殘留量: ug/cm2

測試方法:

測試日期:

外觀:

錯誤率:

質(zhì)量等級:

接片次數(shù):

檢測情況說明和檢測結(jié)果:

 

處理意見:

 

                             

 

        檢測日期:檢測人:

 

附錄E

(資料性附錄)

檔案縮微品拷貝制作記錄

全宗名稱:全宗號:年代:

拷貝機型號:

拷貝
時間    

盤軸張?zhí)?/span>

母片(型號、規(guī)格):

曝光數(shù)值

拷貝速度

拷貝片(型號、規(guī)格):

代數(shù)

影像極佳

最高背影密度

最低背景密度

拷貝參考背景密度

片基加灰霧密度

6%灰板密度

50%灰板密度

解像力

代數(shù)

影像極佳

6%灰板密度

50%灰板密度

灰霧密度

解像力


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

拷貝情況說明:

 

 

拷貝人:

 

附錄F

(資料性附錄)

檔案縮微品剪接加工制作記錄

        全宗名稱:全宗號:年代:

盤(軸)號

剪接加工原因

剪接加工位置

數(shù)量

縮微號與對應(yīng)的原件檔號

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

剪接加工情況說明:

 

 

        加工日期:加工人:

 

附錄G

(資料性附錄)

檔案縮微品拍攝任務(wù)批準書

 

拍攝任務(wù)批準書

 

 

  現(xiàn)批準        拍攝館藏

  全宗的永久(長期)檔案,代號,    計    卷(件),

  以代替原件利用。

 

 

 

                         單位:(印)

                         單位領(lǐng)導(dǎo):(簽名)

                         年 月 日

 

附錄H

(資料性附錄)

縮微拍攝檔案原件證明書

 

縮微拍攝檔案原件證明

 

 

  以下所拍攝        全宗    年至年的    卷檔案,為我館珍  藏的真實原件(對復(fù)制件縮微拍攝時加有說明標板)。拍攝者、編排者對原件的真實性、完整性、排列順序核準無誤。

 

 

                         單位:(印)
                         拍攝批準人:(簽名)
                         年 月 日

 

附錄I

(資料性附錄)

縮微拍攝檔案說明

 

拍攝說明

 

  全宗名稱:        全宗號:

  本盤縮微膠片依據(jù)我國DA/T 4-1992標準制作。按正常操作規(guī)程,在編排、拍攝時,均以忠實于原文為原則,嚴格按照檔案的排理順序進行拍攝。第一代縮微品前后館標之間的
  影像無人工修整和接頭。各制作工序均有原始工作記錄在案,以備查考。

 

人:(簽名)
人:(簽名)
人:(簽名)
質(zhì)檢負責(zé)人:(簽名)

 

                    年 月 日

 

附錄J

(資料性附錄)

縮微拍攝檔案更正補拍說明

需補拍件

頁至
頁至
頁至

更正補拍理由

 

更正補拍結(jié)果

 

更正補拍情況說明

 

 

批準補拍人:(簽名)

補拍人:(簽名)

校對人:(簽名)

 

 

 

 

      補拍日期:        年    月    

 

附錄K

(資料性附錄)

檔案縮微品移交清單

        全宗名稱:全宗號:

盤(軸)張

起始年卷號

終止年卷號

縮微品規(guī)格

代數(shù)

影像極性

數(shù)量

備注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

移交單位:(印)        接收單位:(印)

移交人:(簽名)        接收人:(簽名)

 

 

      交接日期:    年  月  日