明清檔案著錄細(xì)則
DA/T 8-1994
1主題內(nèi)容與適用范圍
1.1檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)條件之一。為建立明清檔案目錄中心，統(tǒng)一明清檔案的檢索體系，早日使用現(xiàn)代化的檢索手段，更好地開展檔案信息的報道與交流，充分發(fā)揮明清檔案在我國社會主義建設(shè)事業(yè)中的作用，特制定本細(xì)則。
1.2本細(xì)則依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》GB3792.5的原則和基本概念，結(jié)合明清檔案的特點(diǎn)和明清檔案工作的實(shí)際情況制定。
1.3本細(xì)則適用于所有保藏明清檔案的部門進(jìn)行明清檔案的著錄。
2著錄項目
2.1題名與責(zé)任者
2.1.1題名
2.1.2責(zé)任者
2.2文種(或文本)項
2.3時間項
2.4附注項
2.4.1責(zé)任者注
2.4.2時間注
2.4.3載體類型及形態(tài)注
2.4.3.1載體類型注
2.4.3.2數(shù)量及單位注
2.4.3.3附件注
2.4.3.4規(guī)格注
2.4.4語種注
2.4.5檔案實(shí)體狀況注
2.5排檢與編號項
2.5.1分類號
2.5.2檔案館(室)代號
2.5.3檔號
2.5.4縮微號
2.5.5主題詞
2.6提要項
3著錄詳簡級次
3.1著錄項目分必要項目和選擇項目。
3.1.1必要項目:題名、責(zé)任者、時間、分類號、檔號、縮微號、主題詞。
3.1.2選擇項目:文種(或文本)、附注、檔案館(室)代號;提要。
3.2著錄詳簡級次分為簡要級次和詳細(xì)級次。
3.2.1凡條目僅著錄必要項目的稱簡要級次。
3.2.2凡條目除著錄必要項目外還著錄部分或全部選擇項目的稱詳細(xì)級次。
4標(biāo)識符號
4.1著錄項目標(biāo)識符
4.1.1著錄項目之前冠以一定的標(biāo)識符
·-文種(或文本)項、時間項、附注項的標(biāo)識符
/責(zé)任者項的標(biāo)識符
4.1.2著錄項目標(biāo)識符說明
4.1.2.1“·-”符占兩格、回行時不應(yīng)拆開。“/”符占一格。
4.1.2.2有標(biāo)識符各項在同行時均不省略標(biāo)識符。
4.2著錄內(nèi)容識別符
()表示公元紀(jì)年、責(zé)任者所屬機(jī)構(gòu)名稱、責(zé)任者真實(shí)姓名、責(zé)任者時代、外國責(zé)任者國別職務(wù)及姓名原文。
〔〕表示考證得出的著錄內(nèi)容。
□表示殘缺內(nèi)容。未考證出的責(zé)任者、時間及難以計數(shù)的殘缺文字用三個“□”。
·外文縮寫。
～起止連接。
，間隔符。相同著錄項目之間、附注項下各小項之間以及主題詞之間以“，”號間隔。
5著錄格式
5.1卡片式著錄條目格式
分類號檔案館(室)代號
檔號縮微號
題名/責(zé)任者·-文種(或文本)
·-時間·-附注
主題詞
提要
5.1.1卡片式著錄條目格式將著錄項目劃分為四個段落。第一段落中分類號、檔號分別著錄于卡片左上角的第一、二行;檔案館(室)代號、縮微號分別著錄于卡片右上角第一、二行。第二段落從第三行與檔號齊頭處依次著錄題名與責(zé)任者項、文種(或文本)項、時間項和附注項，各項目回行時齊頭著錄。第三段落為主題詞，另起一行齊頭著錄。第四段落為提要，另起一行空兩格著錄，回行時齊頭著錄。
5.1.2卡片尺寸為12.5cm×7.5cm。著錄時卡片四周均應(yīng)留有1cm空隙。如卡片正面著錄不完，可接背面連續(xù)著錄。
5.2書本式著錄條目格式在條目分類號上方加順序號，其余與卡片式條目相同。
6著錄用文字
6.1漢文檔案著錄時，應(yīng)使用規(guī)范的簡化漢字，如遇有檔案中的一些人名、地點(diǎn)在由繁化簡過程中產(chǎn)生歧義的情況，可照錄原文字。
6.2少數(shù)民族文字檔案著錄時，依照少數(shù)民族文字書寫規(guī)則，亦可根據(jù)實(shí)際需要翻譯成漢文著錄(外文檔案著錄亦同)。
6.3無論著錄何種文字的檔案，其時間項、排檢項、編號項、附注項中的數(shù)字，均使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
7著錄項目細(xì)則
7.1題名與責(zé)任者項
a·題名指單份檔案文首和案卷封面上表達(dá)檔案內(nèi)容特征、中心主題的題目名稱。
b·責(zé)任者指對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人。
7.1.1題名原則照錄原文。如遇原題名過于冗長的情況，可根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行刪改。如遇原題名過簡不反映檔案內(nèi)容或檔案沒有題名的情況，可根據(jù)檔案內(nèi)容重新擬定題名。
7.1.2題名所用文字應(yīng)盡量體現(xiàn)檔案的時代特征。題名的字?jǐn)?shù)包括標(biāo)識符號最多不超過60個字節(jié)，即30個漢字。
7.1.3機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者
7.1.3.1團(tuán)體責(zé)任者必須著錄全稱或通用簡稱。
如“總理各國事務(wù)衙門”簡稱“總理衙門”;“京師內(nèi)外地方審判廳”簡稱“京師審判廳”。
7.1.3.2政權(quán)機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者，著錄時其前應(yīng)冠以朝代或政權(quán)名稱，并加“()”號。如(明)內(nèi)閣，(清)軍機(jī)處。
7.1.4個人責(zé)任者
7.1.4.1一般應(yīng)著錄職務(wù)，以備查考。著錄時將職務(wù)著于姓名之后，并加“()”號。
著錄職務(wù)時將虛銜省略，只著錄實(shí)銜。實(shí)銜在兩個以上者，應(yīng)選擇與檔案內(nèi)容直接有關(guān)的實(shí)銜適當(dāng)規(guī)范后著錄。如“總督四川陜西等處地方兼理糧餉兵部右侍郎兼都察院御史加六級紀(jì)錄三次年羹堯”應(yīng)著錄為“年羹堯(川陜總督)”。又如“新調(diào)河南巡撫貴州巡撫××”奏報黔省地丁數(shù)目的檔案，即應(yīng)只著錄為“××(貴州巡撫)”。若責(zé)任者在三個以上，并且姓名或職務(wù)過長，可將職務(wù)省略。若兩責(zé)任者職務(wù)相同，將職務(wù)著于前一個責(zé)任者之后，另一個責(zé)任者的職務(wù)省略。
7.1.4.2檔案所署個人責(zé)任者為別名、筆名、曾用名、字號時均照原文著錄，但應(yīng)將其正式姓名著于后面，并加“（）”號。如:伯涵(曾國藩)。
7.1.4.3個人責(zé)任者時代特征的著錄與7.1.3.2同。
7.1.4.4外國責(zé)任者應(yīng)著錄各歷史時期易于識別的國別簡稱和職務(wù)(有職務(wù)者可不單著錄國籍)，統(tǒng)一的中文姓氏譯名、姓氏原文。國別職務(wù)和姓氏原文均加“()”號。姓氏原文著于中文姓名之前，國別職務(wù)著于中文姓名之后。例如:(John Newwu.J)朱邇典(英國駐華公使)，(Horatio Nelson.L)李泰國(英籍中國海關(guān)總稅務(wù)司)。
7.1.5檔案有多個責(zé)任者時，除著錄位于檔案首位的責(zé)任者外，其他責(zé)任者最多著錄兩個，各責(zé)任者間以“，”間隔，后加“等”字。與檔案內(nèi)容直接有關(guān)的責(zé)任者必須著錄。如著錄多方條約一類的檔案時，各責(zé)任者均與檔案內(nèi)容有直接關(guān)系，亦應(yīng)按照順序著錄三個責(zé)任者，同時在附注項中補(bǔ)著其他責(zé)任者。
7.1.6未署責(zé)任者的檔案
應(yīng)著錄根據(jù)檔案內(nèi)容、形式特征考證出的責(zé)任者，并加“〔〕”號。考證無結(jié)果時以三個“□”代之，著錄為“□□□”。
7.1.7責(zé)任者有姓有職務(wù)而無名字時，經(jīng)考證得知全名者，不需加“〔〕”號，如不能考證出全名，則著錄責(zé)任者的姓，在姓后加兩個□號。
7.1.8檔案的責(zé)任者有誤
仍照原文著錄，但應(yīng)考證出確實(shí)的責(zé)任者附后，并加“〔〕”號，如系前人整理時考證有誤不在此例，應(yīng)只著錄確實(shí)的責(zé)任者。(考證均應(yīng)慎重，“寧缺勿錯”以免給利用者造成錯覺，其時間的考證亦同)。
7.1.9責(zé)任者項的著錄字?jǐn)?shù)加標(biāo)識符號不得超過80個字節(jié)，即40個漢字。
7.2文種(或文本)
文種即文書種類。如制、詔、誥、敕、題、奏、表、箋、咨、札、移會等等。文本即文書稿本的名稱，如正本、副本、草稿、定稿、手稿等等。
各部門可根據(jù)實(shí)際需要著錄文種或文本。
7.2.1文種(或文本)應(yīng)加以規(guī)范后著錄。
7.2.2文種(或文本)項的著錄字?jǐn)?shù)不超過10個字節(jié)，即5個漢字。
7.3時間項
時間項視不同著錄對象分為檔案形成時間和卷內(nèi)檔案起止時間。
7.3.1檔案的形成時間
以一份檔案為對象著錄一個條目時，一般公私文書、信札著錄發(fā)文時間，詔令文書著錄發(fā)布時間，條約、合同著錄簽署時間，表冊著錄編制時間，工程圖紙著錄設(shè)計時間。
7.3.2案卷內(nèi)檔案的起止時間
以一卷檔案為對象著錄一個條目時，著錄案卷內(nèi)檔案的最早和最遲的形成時間，用“～”連接。
7.3.3著錄清代檔案紀(jì)年用“清代紀(jì)年表示法”。
“清代紀(jì)年表示法”共有九個數(shù)位，第1至第2第位為朝的代碼(清代共有天命、天聰、崇德、順治、康熙、雍正、乾隆、嘉慶、道光、咸豐、同治、光緒、宣統(tǒng)等十三朝，依次以代碼01-13替代)，第3至第4位為年數(shù)，第5至第7位為月數(shù)，第8至第9位為日數(shù)。首先著錄原紀(jì)年，然后將換算好的公元紀(jì)年附后，并加“()”號。公元紀(jì)年按GB2808-81《全數(shù)字式日期表示法》。例如:乾隆十年九月二十六日著錄為:071009026(17451021)。
遇有原紀(jì)年有朝無年，有年無月，有月無日等情況的檔案，以99……補(bǔ)上空位。如雍正五年著錄為060599999(17280000)。
遇有閏月在第七位著字母“R”。如宣統(tǒng)三年閏六月著錄為-130306R99(19110800)，
遇有干支紀(jì)年及以韻代日時，均先換算成原紀(jì)年后再著錄。
7.3.4沒有形成時間或形成時間不清的檔案，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、載體特征等考證出形成時間著錄，并加“〔〕”;或著錄檔案上的其它時間(收文時間、審核時間、印發(fā)時間等，但需在附注項中說明)。考證無結(jié)果又無其它時間的檔案，以三個“□□□”代之。
7.3.5時間記載有誤的檔案，仍照原文著錄，再將考證的時間附后，并加“〔〕”。如系前人整理時考證有誤，不在此例，應(yīng)只著錄正確的時間。
7.3.6條約等只有公元紀(jì)年的檔案，除照錄公元紀(jì)年外，需換算原朝年。著于公元紀(jì)年之前。
7.4附注項
附注項著錄各個項目中需要解釋和補(bǔ)充的事項，依各項目的順序著錄，項目以外，根據(jù)檔案具體情況需要在附注項中說明的事項，列在其后。
7.4.1責(zé)任者注見7.1.5
7.4.2時間項注見7.3.4
7.4.3載體類型及形態(tài)注
7.4.3.1載體類型注
指金石、簡牘、照片等。凡紙為載體者不著錄。
7.4.3.2載體數(shù)量及單位注
著錄數(shù)量用阿拉伯?dāng)?shù)字，單位用檔案的物質(zhì)形態(tài)的統(tǒng)計單位，如：件、卷、冊、盒等。
7.4.3.3附件注
當(dāng)正件題名不能反映附件內(nèi)容時，需著錄附件題名，附件題名加引號。如附件在兩個以上，可對其內(nèi)容作概括性說明。
7.4.3.4規(guī)格注
規(guī)格指檔案本身的尺寸及型號等。
7.4.4語種注
指檔案的書寫文字，如滿文、藏文、滿漢合壁、英文、俄文等。漢文不著錄。若遇不能識別的外國文字，可著“外文”。
7.4.5檔案實(shí)體狀況注
指殘缺、破損等情況。
7.4.6著錄附注項時，各小項間要以“，”間隔。其著錄文字加符號不得超過50個字節(jié)，即25個漢字。
7.5排檢與編號項
7.5.1分類號
依據(jù)《清代檔案分類表》及《檔案分類標(biāo)引規(guī)則》標(biāo)引，著于條目左上角第一行。
7.5.2檔案館代號
依據(jù)有關(guān)規(guī)定著錄。置于條目右上角第一行。
7.5.3檔號
在檔案整理過程中對檔案的編號。檔號包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號或頁號。
7.5.3.1檔號各號間用“-”相隔，占半格。
7.5.3.2檔號著錄于條目左上角第二行。
7.5.4縮微號
縮微號是檔案縮微品的編號。著錄于條目右上角第二行。
7.5.5主題詞
依據(jù)《清代檔案主題詞表》及主題標(biāo)引規(guī)則標(biāo)引，著于條目第二段下，詞間以“，”間隔。
7.6提要項
提要項是對檔案內(nèi)容的簡介，應(yīng)用簡潔的文字全面反映其主題內(nèi)容。提要項一般不超過400個字節(jié)，即200個漢字。
