明清檔案檔號(hào)編制規(guī)則
DA/T 9-1994
1主題內(nèi)容與適用范圍
1.1為統(tǒng)一明清檔案檔號(hào)的編制原則、結(jié)構(gòu)及編制方法，使明清檔案的檔號(hào)能充分體現(xiàn)檔案實(shí)體的整理體系，以便于明清檔案實(shí)體的管理及目錄的檢索交流，滿足社會(huì)各界對明清檔案的需求，特制定本規(guī)則。
1.2本規(guī)則參考了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔號(hào)編制規(guī)則》(報(bào)批稿)的原則，結(jié)合明清檔案的特點(diǎn)及整理工作的實(shí)際情況制訂。
1.3本規(guī)則適用于各級(jí)檔案館對明清檔案檔號(hào)的編制。
2明清檔案檔號(hào)編制原則
2.1編制明清檔案檔號(hào)必須尊重明清檔案形成的歷史及其特點(diǎn)，并遵循明清檔案管理的全宗原則，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)必須與明清檔案的整理分類體系相適應(yīng)。
2.2明清檔案的檔號(hào)應(yīng)指代單一，不同編號(hào)對象應(yīng)賦予不同代碼。一個(gè)代碼只能代表一個(gè)編號(hào)對象。
2.3明清檔案的檔號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意變更。如必須改變時(shí)，應(yīng)注明原檔號(hào)。
2.4明清檔案的檔號(hào)可保留適當(dāng)?shù)倪f增容量。
3檔號(hào)結(jié)構(gòu)
3.1檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-件或頁（張）號(hào)
即：××××—×××—×××××—×××
全宗號(hào)
目錄號(hào)
案卷號(hào)
件號(hào)、頁（張）號(hào)
3.2檔號(hào)中左邊為上位代碼，右邊為下位代碼。連寫時(shí)上、下位代碼之間用“-”相隔。
3.3件與、頁(張)號(hào)可根據(jù)檔案保管和使用的需要，選擇一項(xiàng)編號(hào)。
4檔號(hào)的編制方法
4.1全宗號(hào)的編制方法
全宗號(hào)用四位代碼標(biāo)識(shí)。其中第一位用漢語拼音字母標(biāo)識(shí)明、清檔案全宗類別，后三位用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)某一類別全宗順序號(hào)。
全宗號(hào)的格式為：××××
全宗類別代碼
全宗順序號(hào)
4.1.1全宗類別代碼的標(biāo)識(shí)方法
4.1.1.1標(biāo)識(shí)明朝檔案全宗用“M”
4.1.1.2標(biāo)識(shí)清朝檔案全宗用“Q”
4.1.1.3在一檔案館內(nèi)，全宗類別代碼不應(yīng)重復(fù)。
4.1.1.4專門收藏明清檔案的檔案館可省略代碼。
4.1.2全宗順序號(hào)的編制方法
4.1.2.1以數(shù)字制編號(hào)原則標(biāo)識(shí)館藏各個(gè)全宗。
4.1.2.2根據(jù)各檔案館業(yè)已確立的館藏明清檔案全宗順序表的秩序編制全宗順序號(hào)。
4.2目錄號(hào)的編制方法
4.2.1目錄號(hào)用三位以內(nèi)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
4.2.2目錄號(hào)應(yīng)是一個(gè)全宗內(nèi)檔案實(shí)體秩序目錄冊的順序號(hào)。
4.2.3目錄號(hào)應(yīng)依據(jù)全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類秩序編制目錄號(hào)順序。
4.2.4在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的目錄號(hào)。
4.3案卷號(hào)的編制方法
4.3.1案卷號(hào)用五位以內(nèi)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
4.3.2案卷號(hào)的編制依檔案全宗內(nèi)案卷數(shù)量多少分為兩種情況。
4.3.2.1小型全宗檔案(指全宗內(nèi)檔案案卷數(shù)在千位數(shù)內(nèi))以全宗為單位編制案卷順序號(hào)。
4.3.2.2大、中型全宗(指全宗內(nèi)檔案案卷數(shù)在千位數(shù)以上)依照各全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類狀況，分別編制案卷順序號(hào)。
4.3.3凡不以案卷形式為保管單位的簿冊、輿圖等形式的檔案，應(yīng)依照檔案實(shí)體整理排列秩序?qū)ζ浔９軉挝痪幹祈樞蛱?hào)。
4.4件號(hào)的編制方法
4.4.1件號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
4.4.2依案卷內(nèi)檔案排列次序編制順序號(hào)。
4.5頁(張)號(hào)的編制方法
4.5.1凡不以案卷形式為保管單位的簿冊、信札等類載體形式檔案，可根據(jù)整理需要標(biāo)記頁（張）號(hào)。
4.5.2折件類檔案一般不編制頁(張)號(hào)。
4.5.3頁(張)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。
4.5.4應(yīng)按頁(張)的排列次序編制順序號(hào)。
