高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法
第一章 編制說明
一、編制目的
為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一全國高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，達(dá)到加強(qiáng)高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學(xué)校工作和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本法。
二、編制原則
本法的編制，以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，具有較強(qiáng)的思想性，科學(xué)性和適用性。
（一）體現(xiàn)思想性
檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。要堅(jiān)持黨的“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”的基本路線的原則精神，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在高等學(xué)校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時(shí)期高等學(xué)校職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。
（二）符合科學(xué)性
本法規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容，既要實(shí)事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實(shí)際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實(shí)踐的結(jié)合方面，有較強(qiáng)的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。
1．采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別。
2．在充分反映高等學(xué)校檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)的前提下，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。
3．類目設(shè)置必須有相對(duì)穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時(shí)期內(nèi)不隨意改變。
4．類目排列，檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類之間，各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。
（三）重視適用性
本法采用多元，靈活的處理方法，在強(qiáng)調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時(shí)，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)，根據(jù)各校檔案實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。
為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡明、易懂、好記。
三、體系結(jié)構(gòu)
本法由編制說明和主表兩部分組成。
編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。
主表由類目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、注釋等組成。
（一）一級(jí)類目的劃分與標(biāo)識(shí)
一級(jí)類目是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個(gè)一級(jí)類目，其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：
DQ 黨群
主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。
XZ 行政
主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、開發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財(cái)務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料。
JX 教學(xué)
主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。
KY 科學(xué)研究
主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的文件材料。
CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)
主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動(dòng)過程中形成的文件材料。
JJ 基本建設(shè)
主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。
SB 儀器設(shè)備
主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維 修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料
CB 出版
主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過程中形成的文件材料。
WS 外事
主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。
CK 財(cái)會(huì)
主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。
一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個(gè)字母，如：“XZ”即“xing zheng”（行政）的簡稱。
（二）二級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)
二級(jí)類目是對(duì)上級(jí)類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大原則統(tǒng)一的情況下，各校可視具體情況對(duì)隨機(jī)類目進(jìn)行選擇。例如：科學(xué)研究的二級(jí)類目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置，具體到一個(gè)檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級(jí)類目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動(dòng)。
二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級(jí)類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。
（三）三級(jí)類目的擴(kuò)展和標(biāo)識(shí)
在二級(jí)類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級(jí)類目，其標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類目相同。
四、檔號(hào)的編制
（一〕檔號(hào)：
是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。
（二）檔號(hào)編制的原則：
必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號(hào)；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。
（三）檔號(hào)結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識(shí)：
1．檔號(hào)包括年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。
年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。
分類號(hào)是檔號(hào)的主體，一般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成，也可僅由一級(jí)類目組成。少數(shù)擴(kuò)展到三級(jí)類目者，還應(yīng)把三級(jí)類目代號(hào)包括進(jìn)去。分類號(hào)究竟包含幾級(jí)類目，由各校自行掌握。比如：“黨委會(huì)議記錄”的分類號(hào)，由一級(jí)類目組成者力“DQ”；由二級(jí)類目組成者為“DQ11”；由三級(jí)類目組成者為“DQ11??”
案卷號(hào)同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號(hào)中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)可不限級(jí)數(shù)。
2．檔號(hào)的模式。
本法規(guī)定為：
年度號(hào)十分類號(hào)十案卷號(hào)
對(duì)于庫藏有多個(gè)全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號(hào)前加全宗號(hào)。標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的，還應(yīng)在案卷號(hào)后面加件號(hào)。
3．檔號(hào)的標(biāo)識(shí)。
采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間，用連接符號(hào)“一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號(hào)卷的檔案，可標(biāo)為：1990一JXl4一23。
（四）檔案的實(shí)體排架問題：
從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號(hào)前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面。
本法規(guī)定的檔號(hào)模式屬分段開放型編號(hào)方法，各校在按檔號(hào)排架時(shí)，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身?xiàng)l件，既可按一級(jí)類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。
五、關(guān)于實(shí)體分類中幾個(gè)問題處理
（一）關(guān)于聲像載體檔案
聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動(dòng)化程度的提高，其數(shù)量越來越多，重要性越來越明顯。從當(dāng)前高校聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出十個(gè)一級(jí)類目的范圍，故暫不將它與十個(gè)一級(jí)類目井列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨(dú)編號(hào)排架，同時(shí)注明與相應(yīng)載體檔案的參照號(hào)。其編號(hào)模式為：
年度號(hào)十聲像檔案代號(hào)（SX）＋載體代號(hào)（代碼）＋保管單位號(hào)
保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。
例如：某中央領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來校視察，照片冊序號(hào)是23，錄像帶序號(hào)是102，則可分別標(biāo)引為：
1990-SX12-23
1990-SX13-102
CB15音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。
（二）關(guān)于教學(xué)類檔案類目的劃分
教學(xué)類檔案是高校檔案中數(shù)量最多的一部分。考慮到不同規(guī)模、類型學(xué)校的差異性，為保持其有機(jī)聯(lián)系和便于管理、利用，在二級(jí)類目的設(shè)置上采用了二種分類方案，供各校根據(jù)實(shí)際情況選擇。但一個(gè)學(xué)校只能選一種，并保持穩(wěn)定。
（三）關(guān)于外事檔案問題
外事檔案有其特殊形成規(guī)律，而且內(nèi)容涉及學(xué)校工作的各個(gè)方面，其他九個(gè)一級(jí)類目都包含有涉外內(nèi)容，從維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來，單獨(dú)設(shè)立了“外事”一級(jí)類目。其中考慮到國際合作與會(huì)議、外國留學(xué)生工作的檔案數(shù)量較多，價(jià)值和重要程度較高，有其特殊性，在二級(jí)類目中增設(shè)了“國際合作與會(huì)議”、“外國留學(xué)生工作”。
（四）關(guān)于納入管理的人事檔案的分類編號(hào)
按1991年4月2日中央組織部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的組通字［1991」第13號(hào)文件，即《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規(guī)定。
（五）關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題：
由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。
第二章 主 表
DQ 黨群
11 黨務(wù)綜合
分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。
12 紀(jì)檢
13 組織
14 宣傳教育
15 統(tǒng)戰(zhàn)
民主黨派材料入此。
16 工會(huì)
婦女工作材料入此。
17 團(tuán)委
學(xué)生社團(tuán)材料入此。
XZ 行政
11 綜合
教職工代表大會(huì)和院、系、所等單位綜合材料入此。
12 人事
師資培養(yǎng)材料入此。
13 監(jiān)察審計(jì)
14 武裝保衛(wèi)
15 總務(wù)
16 檔案、圖書、文博
JX 教學(xué)工作
11 綜合
學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)、教學(xué)評(píng)估、優(yōu)秀教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料入此。
12 學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè) 專業(yè)設(shè)置入此。
13 招生
14 學(xué)籍管理
學(xué)生獎(jiǎng)懲材料入此。
15 課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐
16 學(xué)位
17 畢業(yè)生
畢業(yè)生信息反饋工作入此。
18 教材
注：此類二級(jí)類目的劃分，也可以來用以下分類方法：
11 綜合
12 研究生教育
13 全日制本、專科教育
14 成人教育
KY 科學(xué)研究
11 綜合
科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此。
［12］按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置類目
CP 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)
11 綜合
［12］按產(chǎn)品種類或項(xiàng)目設(shè)置類目
JJ 基本建設(shè)
11 綜合
［12］按單項(xiàng)工程設(shè)置類目
SB 儀器設(shè)備
11 綜合
[12]按儀器設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置類目
CB 出版
11 綜合
12 報(bào)紙
13 刊物
14 書稿
15 音像
WS 外事
11 綜合
12 出國（境）
國際合作與會(huì)議材料入WS l4。
13 來校
外國留學(xué)生工作材料入WS15．國際合作與會(huì)議材料入WS11。
14 國際合作與會(huì)議
15外國留學(xué)生工作
CK 財(cái)會(huì)
11 綜合
12 會(huì)計(jì)報(bào)表
13 會(huì)計(jì)帳簿
14 會(huì)計(jì)憑證
15 工資清冊
獎(jiǎng)金，助學(xué)金入此。
注：“[]”代表隨機(jī)符號(hào)
附：
SX 聲像
12 照片
13 錄音帶
14 錄像帶
15 幻燈片
16 磁盤
17 影視膠片
18 縮微膠片
