(1994年1月)
第一章 總 則
第一條 為加強(qiáng)保險系統(tǒng)檔案的科學(xué)管理，提高檔案工作的質(zhì)量，維護(hù)檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案的信息咨詢作用，不斷提高檔案的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之更好地為保險事業(yè)的發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合保險工作的特點，特制定本辦法。
第二條 本辦法所指檔案，系指保險公司在保險業(yè)務(wù)活動中和管理工作中形成的有保存價值的各種文件、電報、單證、報表、帳冊、照片、錄音、錄像、軟盤等不同形式或載體的文件材料，保險公司檔案包括文書檔案、保險檔案、會計檔案、審計檔案、基建檔案、聲像檔案等。它們是
我國保險業(yè)務(wù)和管理工作的真實記錄和原始憑證。
第三條 保險公司檔案是國家全部檔案的組成部分。保險公司檔案工作是保險工作的重要組成部分。各級公司的各部門都應(yīng)當(dāng)把在保險業(yè)務(wù)活動和各項管理工作中形成的、辦理完畢的、有保存和利用價值的各種文件材料及時進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，并列入有關(guān)人員的職責(zé)范圍，作為考核其工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)之一。
第四條 保險公司檔案工作的管理原則是：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，確保各類檔案的完整與安全，實現(xiàn)檔案的綜合管理和有效利用。
第二章 檔案機(jī)構(gòu)和任務(wù)
第五條 各級公司必須建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)。省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市分公司應(yīng)設(shè)立檔案科，配備二名以上專職檔案干部。地市級以下公司也應(yīng)設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)和配備一定數(shù)量的檔案工作人員。
第六條 各級公司的檔案工作受本公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上受同級地方檔案行政管理部門和上級主管部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第七條 檔案部門的主要任務(wù)
1．指導(dǎo)和監(jiān)督本機(jī)關(guān)各部門做好各類文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作；
2．集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案和資料；
3．積極開展檔案的利用工作，為各項保險業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)；
4．按照有關(guān)規(guī)定，將應(yīng)進(jìn)館的檔案移交給當(dāng)?shù)貦n案館；
5．組織安排對超過保管期限的檔案進(jìn)行價值鑒定；
6．負(fù)責(zé)對下級公司和直屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；
7．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作。
第八條 各級公司要為檔案部門配備政治上可靠、事業(yè)心強(qiáng)、熟悉檔案業(yè)務(wù)、能夠勝任檔案工作，具有高中以上文化程度的干部，并保持相對穩(wěn)定。檔案干部應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘中檔案干部應(yīng)與業(yè)務(wù)干部享受同等待遇。
第九條 檔案干部要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的各項方針、政策，刻苦鉆研檔案管理業(yè)務(wù)和保險專業(yè)知識，不斷提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，遵紀(jì)守法，忠于職守，盡職盡責(zé)地做好檔案工作。
第三章 檔案的歸檔要求
第十條 各級公司都要建立健全歸檔制度，各有關(guān)部門都應(yīng)將辦理完畢，具有保存價值的文書、保險、會計、審計、基建、聲像等文件材料，及時整理、立卷，定期歸檔。
第十一條 立卷的基本原則是：保證該歸檔的文件材料齊全完整，按照文件的形成規(guī)律和?br> 氐悖?３指骼轡募?牧系撓謝??擔(dān)??植煌?壑擔(dān)?閿詒９芎屠?謾?BR>
第十二條 保險檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)按《中國人民保險公司保險檔案管理細(xì)則》執(zhí)行；文書檔案案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局1987年頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》執(zhí)行；會計檔案的案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、財政部1984年聯(lián)合頒發(fā)的《會計檔案管理辦法》執(zhí)行；審計檔案的案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、審計署1991年聯(lián)合頒發(fā)的《關(guān)于審計檔案管理工作的規(guī)定》執(zhí)行；基建檔案的案卷標(biāo)準(zhǔn)按照國家檔案局、國家計委1988年聯(lián)合頒發(fā)的《基本建設(shè)項目的檔案資料管理暫行規(guī)定》執(zhí)行。
第十三條 各類檔案在裝訂前要去掉文件中的金屬物，對紙張破損或字跡已擴(kuò)散的檔案必須及時修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)與原件一起立卷。在裝訂線外有文件內(nèi)容的，應(yīng)加寬邊。裝訂應(yīng)結(jié)實、整齊、美觀。
第十四條 各類案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄及備考表。案卷標(biāo)題要求簡明扼要，準(zhǔn)確地反映出卷內(nèi)文件的內(nèi)容，用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第十五條 歸檔時間：保險賠案檔案應(yīng)在結(jié)案后的次年六月底前，保險憑證檔案應(yīng)于保險責(zé)任終止后的次年六月底前，會計檔案應(yīng)于會計年度終了后的次年六月底前、文書、審計、聲像、基建檔案應(yīng)于形成之后的次年六月底前向檔案室移交。
各部門向檔案部門歸檔時，應(yīng)填寫案卷目錄一式三份，經(jīng)雙方清點核對無誤后，雙方在《案卷接收（移交）登記簿》上簽字。
第四章 檔案的管理
第十六條 檔案部門對接收的檔案要及時進(jìn)行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并編制檢索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。
第十七條 各級公司檔案部門必須建立健全保密制度、庫房管理制度、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計制度等管理制度和檔案工作人員崗位責(zé)任制，并嚴(yán)格執(zhí)行。定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時采取補(bǔ)救措施進(jìn)行搶救。
第十八條 各級公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房，購置必備的檔案裝具。庫房要堅固，要有防火、防盜、防潮、防高溫、防蟲鼠、防光、防塵等設(shè)施。如：消防器材、溫濕計、吸塵器、空調(diào)器等。
第十九條 各級公司檔案部門要加強(qiáng)各種與保險工作有關(guān)的業(yè)務(wù)資料（如法律、天文、氣象、交通、消防、土壤等）的收集和積累工作。使檔案室成為檔案和信息的儲存、利用、咨詢和交流的服務(wù)中心。
第二十條 各級公司的檔案部門要重點保護(hù)好永久和長期檔案，并積極與當(dāng)?shù)貦n案部門配合，按時向當(dāng)?shù)貦n案館移交檔案。
第二十一條 臨時性機(jī)構(gòu)撤銷時，其檔案應(yīng)向本公司檔案部門移交。檔案工作人員調(diào)動工作時，應(yīng)當(dāng)在離職前辦理好交接手續(xù)。
第二十二條 保險檔案的管理要不斷采用新的技術(shù)設(shè)備，如計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、光盤、縮微機(jī)等，加快實現(xiàn)現(xiàn)代化管理步伐。
第五章 檔案的利用
第二十三條 檔案工作人員要熟悉所藏檔案的情況，積極做好提供利用工作。各公司檔案部門應(yīng)積極配合機(jī)關(guān)各項業(yè)務(wù)和管理工作的需要，編輯各種重要文件匯編、全宗介紹、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、案例選編、法規(guī)匯編、發(fā)文匯集等，為業(yè)務(wù)工作服務(wù)。
第二十四條 調(diào)閱檔案一定要遵守檔案借閱制度，履行檔案借閱和歸還手續(xù)。
第二十五條 檔案利用者應(yīng)負(fù)安全和保密責(zé)任。不得泄密、遺失、污損。嚴(yán)禁剪裁、涂改、篡改檔案的違法行為，未經(jīng)檔案部門準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借檔案。
第六章 檔案的鑒定和銷毀
第二十六條 各級公司對超過保管期限的檔案要進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)在本公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。對確定銷毀的檔案，要登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時，必須有兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字。
第二十七條 銷毀檔案應(yīng)與本公司保密、保衛(wèi)部門取得聯(lián)系，嚴(yán)格防止檔案遺失和泄密。
第七章 獎 懲
第二十八條 各級公司檔案部門應(yīng)建立和完善工作檢查和考核制度、對于檔案工作成績特別突出者，應(yīng)給予精神和物質(zhì)獎勵。
第二十九條 對違反《中華人民共和國檔案法》的行為，按照《中華人民共和國檔案法實施辦法》規(guī)定，予以處罰。
第八章 附 則
第三十條 各級公司可根據(jù)本辦法，結(jié)合本公司檔案工作的具體情況，制定實施細(xì)則，并報上級主管部門和同級檔案行政管理部門備案。
第三十一條 本辦法各自1994年起執(zhí)行。
