市委和市級國家機關(guān)各部委辦局，各園區(qū)，各人民團體，各民主黨派，各有關(guān)企事業(yè)單位檔案部門：
根據(jù)《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》以及《廣西壯族自治區(qū)檔案管理條例》、《梧州市檔案館收集檔案范圍實施細則》等有關(guān)規(guī)定，梧州市檔案館將對保存在市各有關(guān)單位已滿十年的檔案進行接收。為保障各單位檔案目錄數(shù)據(jù)安全，今年起將對檔案電子目錄進行數(shù)據(jù)備份。為做好檔案移交及電子目錄數(shù)據(jù)備份工作，現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：
一、移交檔案范圍
各單位在履行職能活動中形成的、列入向梧州市檔案館移交范圍的、具有永久和長期（30年）保存價值的文書、照片、專業(yè)、科技、聲像、實物、電子等各種門類和載體的檔案，在本單位保管滿10年后向市檔案館移交。
二、移交檔案所屬年度
上述范圍內(nèi)2007年度及以前的檔案。
三、移交檔案要求
（一）各單位移交的檔案，必須符合國家和自治區(qū)有關(guān)質(zhì)量標準，保證檔案整理規(guī)范、齊全完整。
（二）全面檢查移交檔案質(zhì)量情況，對不符合質(zhì)量標準的檔案要進行規(guī)范整理，確保進館檔案的質(zhì)量。
（三）在移交檔案的過程中，需做好以下4項工作：
1.移交所屬范圍和年度的檔案實體。
2.移交檔案的紙質(zhì)目錄（案卷目錄、全引目錄或歸檔文件目錄）。
3.移交檔案的電子目錄（在GD2000檔案管理系統(tǒng)—系統(tǒng)維護—上報接收—檔案數(shù)據(jù)上報中上報電子目錄）
4.填寫檔案交接文據(jù)（在GD2000檔案管理系統(tǒng)—全宗卷管理——檔案交接文據(jù)中填寫）一式兩份，手寫簽名，蓋單位公章。
四、涉密文件的移交
（一）完善目錄標注。凡密級文件，必須在GD2000軟件內(nèi)歸檔文件目錄或企事業(yè)管理文件目錄級目錄內(nèi)“密級”欄目標注、案卷管理文件級目錄在“備注”欄內(nèi)標注。
(二）根據(jù)《廣西壯族自治區(qū)各級國家檔案館檔案開放鑒定辦法》的規(guī)定，各移交單位必須對密級文件完成密級解密工作結(jié)束后，方可移交到市檔案館。
五、檔案電子目錄數(shù)據(jù)備份
在GD2000檔案管理系統(tǒng)—系統(tǒng)維護—數(shù)據(jù)備份中進行目錄數(shù)據(jù)備份，建議全選目錄數(shù)據(jù)進行備份操作后，將備份文件夾相關(guān)數(shù)據(jù)復(fù)制，送至市檔案館進行備份。
六、時間安排
請各有關(guān)單位于2018年8月底前向市檔案館移交檔案及備份電子目錄數(shù)據(jù)，各單位如需要業(yè)務(wù)咨詢的請及時與市檔案館聯(lián)系。
梧州市檔案局（館）
2018年4月26日
