2006年8月，梧州市保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室將整理完畢的 91盒 1855 份歸檔文件、451張共9冊(cè)的照片檔案全部移交進(jìn)梧州市檔案館保存，為保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)深入、持續(xù)開展留下了寶貴的檔案資料。
開展以實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想為主要內(nèi)容的保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)，是今后一個(gè)時(shí)期加強(qiáng)黨的建設(shè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。活動(dòng)中形成的大量的文件材料，是我黨加強(qiáng)思想、組織、作風(fēng)和制度建設(shè)的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家寶貴的精神財(cái)富，對(duì)于今后工作查考、歷史研究、經(jīng)驗(yàn)借鑒具有十分重要的價(jià)值。確保活動(dòng)中形成的文件材料的齊全完整是各相關(guān)單位義不容辭的責(zé)任，各級(jí)檔案行政管理部門、先進(jìn)性教育活動(dòng)工作機(jī)構(gòu)和各參教單位必須以高度的政治責(zé)任感，本著對(duì)黨、對(duì)人民、對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)做好先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案歸檔管理工作。筆者認(rèn)為，在進(jìn)行先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案管理工作中應(yīng)注意以下幾方面的問題。
一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，及早部署，確保檔案工作與先進(jìn)性教育活動(dòng)的實(shí)施同步開展
先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案管理工作必須從源頭抓起，在開展教育活動(dòng)之始，就應(yīng)對(duì)其檔案管理工作進(jìn)行及早安排部署。首先，要把先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案管理工作納入本單位工作職責(zé)范圍，納入機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化建設(shè)的范疇，與先進(jìn)性教育活動(dòng)一并研究，同步開展，使整個(gè)檔案管理工作能夠規(guī)范有序地進(jìn)行。其次，要指定政治過硬、熟悉檔案業(yè)務(wù)的同志負(fù)責(zé)教育活動(dòng)檔案管理工作，明確任務(wù)，明確責(zé)任，從人員上保證檔案管理工作的開展。第三，建立健全檔案的收集制度、整理制度、保管制度、借閱利用制度、保密制度等管理制度，使整個(gè)檔案管理工作具有良好的制度保障。第四，明確業(yè)務(wù)規(guī)范，根據(jù)本單位工作實(shí)際，制定完善本單位文件材料歸檔范圍、分類方案、檔案保管期限表等基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。第五，購(gòu)置專用檔案櫥具，配備電腦、復(fù)印機(jī)等設(shè)備，在資金設(shè)備上保證檔案管理工作的順利開展。通過這些方面的安排部署，使整個(gè)教育活動(dòng)檔案管理工作納入規(guī)范化軌道，保證檔案管理工作與先進(jìn)性教育活動(dòng)的實(shí)施同步開展。
我市在這方面取得了比較好的成效。全市保持共產(chǎn)黨先進(jìn)性活動(dòng)啟動(dòng)時(shí)，梧州市委在成立黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)辦公室的同時(shí)也設(shè)立了專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，落實(shí)相關(guān)責(zé)任。2005年初，市保持黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室和市檔案局聯(lián)合下發(fā)了有關(guān)加強(qiáng)保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案管理的文件，切實(shí)履行對(duì)檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職能。從工作布置之初，就對(duì)檔案工作提出嚴(yán)格要求，配備了專門的傳閱文件夾、檔案盒，對(duì)于教育活動(dòng)中形成的電子文檔、紙質(zhì)文檔實(shí)行專人、專用計(jì)算機(jī)管理，使檔案工作與先進(jìn)性教育活動(dòng)同步進(jìn)行。在對(duì)各級(jí)黨組織黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)的檢查、指導(dǎo)工作中，重點(diǎn)檢查檔案的積累是否得到重視，檔案收集是否齊全完整，檔案提供利用是否及時(shí)有效，促使檔案工作隨著黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)的深入開展，得到全面加強(qiáng)。
二、規(guī)范文件整理，嚴(yán)格歸檔程序，提高先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案質(zhì)量
先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案的整理要嚴(yán)格按照檔案業(yè)務(wù)要求，按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行。在檔案整理過程中，各縣（市、區(qū)）、各級(jí)級(jí)黨委先進(jìn)性教育活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室的檔案應(yīng)設(shè)立單獨(dú)全宗進(jìn)行整理，按各批次活動(dòng)或按年度進(jìn)行整理歸檔，并組織有關(guān)人員驗(yàn)收合格后，才正式將整理好的全部檔案向當(dāng)?shù)貒?guó)家綜合檔案館或檔案室移交。各參教單位在活動(dòng)中形成的檔案，原則上適合作為單獨(dú)檔案類別進(jìn)行整理，一些與其他類別交叉、密不可分的視具體情況靈活處理，并在備考表、分類說明、整理說明中注明，也可歸入各單位文書檔案，作為文書檔案的一個(gè)類別進(jìn)行整理，但在本年度的檔案整理說明中應(yīng)予以特別說明。在文件材料的整理方式上，一般要求按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理，在對(duì)紙質(zhì)檔案整理工作做出統(tǒng)一要求的同時(shí)，還要求教育活動(dòng)中形成的照片要按照《照片檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理，錄音帶、錄像帶及電子介質(zhì)文件材料要按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》進(jìn)行整理。有條件的單位還可安裝檔案管理軟件，做到檔案的整理與微機(jī)著錄同步進(jìn)行。在檔案的移交歸檔過程中，完善了交接手續(xù)，在明確責(zé)任的同時(shí)，提高有關(guān)人員的責(zé)任心、積極性，保證先進(jìn)性教育活動(dòng)文件材料歸檔工作的順利開展。市先進(jìn)性教育活動(dòng)辦公室在履行此項(xiàng)工作中，做到高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求。2006年6月，當(dāng)歷時(shí)一年半的先進(jìn)性教育教育活動(dòng)進(jìn)入總結(jié)階段時(shí)，又會(huì)同市檔案局一起，組織三個(gè)專門檔案質(zhì)量檢查組，對(duì)全市18個(gè)黨委在先進(jìn)性教育活動(dòng)期間形成的文件、資料歸檔情況進(jìn)行了檢查，加強(qiáng)了歸檔與整理的指導(dǎo)力度，做到嚴(yán)把收集關(guān)。同時(shí)，市先進(jìn)性教育活動(dòng)辦公室還組織人員突擊整理市本級(jí)形成的文件、資料及音像制品、照片等。根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則制定了詳細(xì)的分類方案，全部文件材料按照保管期限—年度，結(jié)合批次進(jìn)行分類整理，使用檔案管理軟件著錄文件條目，保證了保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)中形成的檔案完整齊全、科學(xué)規(guī)范地移交進(jìn)市檔案館。
三、立足檔案資源，廣泛提供利用，促進(jìn)先進(jìn)性教育活動(dòng)繼續(xù)深入地開展
檔案工作的最終目的是提供利用。在做好先進(jìn)性教育活動(dòng)文件材料的收集整理歸檔工作的同時(shí)，要積極做好檔案的開發(fā)利用工作，不但要做好日常的借閱利用，還應(yīng)及時(shí)了解利用者需求，采取分發(fā)目錄、電話調(diào)卷、電子索引等多種形式主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)。還可根據(jù)匯總的有關(guān)資料，編制重大活動(dòng)、重大會(huì)議文件匯編、理論文章匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等專題檔案匯編、出版先進(jìn)性教育活動(dòng)成果圖片畫冊(cè)等。有條件的單位，尤其是各級(jí)綜合檔案館要大力開展深層次的先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案編研工作，從而更好地為本地區(qū)、本單位開展黨建工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓先進(jìn)性教育活動(dòng)留存的珍貴檔案資源發(fā)揮更好的作用。(盧秀容)
2006年6月上旬，市檔案局與市先進(jìn)性教育活動(dòng)辦公室工作人員到市直機(jī)關(guān)工委、市勞動(dòng)和社會(huì)保障局、市糧食局等18個(gè)黨委檢查先進(jìn)性教育文件歸檔情況。
