如何做好財(cái)政檔案管理工作的幾點(diǎn)思考
梧州市財(cái)政政策研究室 邱曉云
摘要： 本文從六個(gè)方面介紹了如何做好財(cái)政檔案管理工作：一、領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好檔案管理工作的重要前提;二、要建立健全檔案工作制度；三、要做好檔案的收集、保管和利用工作；四、除了文書(shū)檔案，其它門(mén)類和載體檔案的管理也應(yīng)納入檔案人員的管理范疇；五、本單位檔案人員在管理本單位檔案的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)所屬科室的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和檢查；六、在工作過(guò)程中務(wù)必要注意檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范。
關(guān)鍵詞：財(cái)政檔案管理；檔案工作制度；收集、保管、利用； 監(jiān)督指導(dǎo)和檢查；檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范
檔案工作是行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位整體工作的重要組成部分，是維護(hù)單位合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。我單位梧州市財(cái)政局從2005年就成立了檔案科，職能是：承擔(dān)收集、登記、整理、歸檔以及保管財(cái)政檔案資料工作；辦理財(cái)政檔案的查閱、借閱、提供和傳遞；負(fù)責(zé)財(cái)政檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)。我局的檔案是在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案的總和，它主要包括有：文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案七大類。其中：文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案庫(kù)存較多，文書(shū)資料約8萬(wàn)份，每年收集文件資料多達(dá)8000份，會(huì)計(jì)檔案方面，涉及財(cái)政資金的專戶就多達(dá) 65 個(gè)，庫(kù)存憑證約5000冊(cè)，賬簿約500本，報(bào)表約5000份。這在機(jī)關(guān)單位是不多見(jiàn)的。在2005年12月獲得一級(jí)檔案室的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)，我們的檔案管理工作邁上了新的臺(tái)階，管理水平有了更大的提高，在每年的全市檔案質(zhì)量檢查中連續(xù)10年均榮獲優(yōu)秀等次。已經(jīng)具備了特級(jí)檔案室的條件，準(zhǔn)備向特級(jí)檔案室沖刺。成績(jī)的取得確實(shí)來(lái)之不易，要做好檔案的管理工作，結(jié)合實(shí)際，我認(rèn)為就要做好以下幾個(gè)方面的工作：
一、領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好檔案管理工作的重要前提
只有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，檔案管理工作才能得到有效地開(kāi)展。因?yàn)闄n案管理工作是服務(wù)于財(cái)政業(yè)務(wù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一項(xiàng)重要保障，所以得到了局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。成立了由局長(zhǎng)為組長(zhǎng)的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定小組，局內(nèi)設(shè)立了檔案科，具體負(fù)責(zé)對(duì)本局在開(kāi)展業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案資料的收集、整理、歸檔并查閱和利用工作，還負(fù)責(zé)檔案室日常的管理工作。局內(nèi)明確一名副局長(zhǎng)分管檔案工作，檔案科配備了專職檔案管理人員4名。目前檔案管理人員職責(zé)分明，分工協(xié)作，加強(qiáng)保密，形成了完善的檔案安全管理體制，為檔案安全提供了有力保障，為檔案管理工作的順利開(kāi)展保駕護(hù)航。
二、要建立健全的檔案工作制度
要保證單位檔案工作的順利開(kāi)展，必須建立健全檔案工作規(guī)章制度。如果缺乏制度的指導(dǎo)和約束，檔案人員一味埋頭苦干，結(jié)果檔案的整理不規(guī)范，檔案的保管不符合要求，檔案的利用也達(dá)不到應(yīng)有的效果。因?yàn)椋晟频闹贫仁沁M(jìn)行高效管理的手段，任何一項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，都需要完善的制度做保障，所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，要使檔案工作有章可循、有法可依，檔案部門(mén)必須將檔案工作規(guī)章制度納入各科室和相關(guān)人員的崗位責(zé)任中監(jiān)督實(shí)施。我就本人從事的財(cái)政檔案管理工作，談下自己的想法，首先必須建立起以下的規(guī)章制度：
如《檔案查閱、利用制度》規(guī)定各科室工作人員只能查閱其業(yè)務(wù)范圍的檔案資料，如查閱其業(yè)務(wù)范圍外的資料需由查閱人填寫(xiě)審批單、查閱科室負(fù)責(zé)人簽字并經(jīng)其分管領(lǐng)導(dǎo)或局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能辦理。因?yàn)楸揪謾n案資料原則上不對(duì)外開(kāi)放，外單位工作人員特殊情況需要查閱的，必須持單位介紹信到相關(guān)業(yè)務(wù)科室，經(jīng)工作人員審核、科室負(fù)責(zé)人簽字同意并報(bào)其分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才能到檔案科辦理。并根據(jù)文件的重要程度和密級(jí)規(guī)定了相應(yīng)的借閱審批權(quán)限。從而保證了檔案資料的安全性。如《檔案保管制度》規(guī)定貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，庫(kù)房管理人員要采取有力措施，做好庫(kù)房的防盜、防火、防高溫、防蟲(chóng)鼠、防塵、除濕等維護(hù)工作。檔案管理人員要及時(shí)接收或歸還檔案，應(yīng)點(diǎn)清和檢查有無(wú)缺頁(yè)、破損、污染等情況，如有破損的，要進(jìn)行修補(bǔ)及技術(shù)處理后才能歸檔入庫(kù)。發(fā)現(xiàn)檔案材料不完整時(shí)，督促有關(guān)人員收集齊全，確保檔案資料的齊全完整。又如《檔案保密制度》規(guī)定不得以任何方式泄露所接觸和知悉的密級(jí)事項(xiàng)。不得違規(guī)記錄、存儲(chǔ)、復(fù)制、留存密級(jí)信息。不經(jīng)專職檔案管理員允許，不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房，非專職檔案管理人員無(wú)權(quán)自行查找翻閱柜內(nèi)檔案，密級(jí)文件要專柜存放并上鎖等等，嚴(yán)防檔案資料的泄密。還有檔案的管理工作制度(主要包括檔案管理的職能、檔案人員的職責(zé)、考核、獎(jiǎng)懲與處罰)；檔案的移交入庫(kù)制度（主要包括移交前的整理要求、移交手續(xù)、入庫(kù)期限及手續(xù)）；檔案鑒定、銷毀制度（主要包括鑒定范圍、期限、銷毀手續(xù)）；檔案統(tǒng)計(jì)工作制度（主要包括檔案分類、清點(diǎn)和記錄的準(zhǔn)確性等）。
我單位建立了一系列的檔案管理制度，并將檔案的管理工作列入各科室的崗位目標(biāo)責(zé)任考評(píng)當(dāng)中，這樣才能引起對(duì)檔案工作的重視，健全的檔案管理制度，完善的工作流程，為檔案的安全、有序、規(guī)范管理提供了依據(jù)。
三、檔案工作人員除了做好檔案的整理，還要做好檔案的收集、保管和利用工作
檔案的收集、整理、保管和利用是檔案實(shí)體管理的基本流程。收集是檔案部門(mén)積累檔案的手段，是檔案工作的起點(diǎn)；整理是將無(wú)序的檔案有序化，是檔案工作的重點(diǎn)；保管為延長(zhǎng)檔案壽命提供物質(zhì)保障，是檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；利用則是檔案工作的最終目的，檔案的價(jià)值由此體現(xiàn)。檔案收集、整理、保管及利用工作的要求是“收集齊全、整理規(guī)范、安全保管、有效利用”，這同時(shí)也是檔案工作的目標(biāo)和方向。所以必須緊緊圍繞這十六個(gè)字開(kāi)展檔案工作。
首先收集齊全,收集為檔案工作提供了物質(zhì)對(duì)象，收集工作質(zhì)量的高低直接影響到檔案的后續(xù)工作，因此檔案收集應(yīng)盡可能做到齊全。我覺(jué)得，日常的收集工作要注意三點(diǎn)：1、 注意收集賬外文件，即本單位收發(fā)文登記薄未登記的文件，如各種計(jì)劃、總結(jié)、大事記、黨組會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議記錄、績(jī)效考評(píng)資料、協(xié)議等；2、注意收集組織人事部門(mén)手中的文件及報(bào)表，如人事方面的登記表、審批表、介紹信、存根、花名冊(cè)、人事報(bào)表等；3、注意收集聲像、實(shí)物等非紙質(zhì)材料的檔案，如錄音、錄像、相片、各種牌匾、獎(jiǎng)狀、證書(shū)、獎(jiǎng)杯、錦旗等。
其次整理規(guī)范,檔案整理工作在檔案總體管理中具有重要意義，它是檔案利用、開(kāi)放，發(fā)揮檔案作用的一項(xiàng)前提條件，因此檔案整理必須規(guī)范。檔案的整理，從分類、組合、排列，到編號(hào)、編目、裝訂、裝盒，每個(gè)環(huán)節(jié)都有其標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案人員要主動(dòng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟悉每個(gè)環(huán)節(jié)的操作方法，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定，規(guī)范整理檔案。
再則安全保管,要廣泛、長(zhǎng)久地發(fā)揮檔案的作用，就必須將檔案妥善保管，維護(hù)檔案的安全。檔案部門(mén)應(yīng)統(tǒng)一保管本單位全部檔案。換句話說(shuō)，本單位所有不同職能科室產(chǎn)生的各類檔案都應(yīng)移交給本單位檔案部門(mén)統(tǒng)一保管。我們檔案室配備了約163平方的檔案專用庫(kù)房，檔案室全中央空調(diào)、庫(kù)房堅(jiān)固，并有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè)施；安裝有防盜窗、防火安全門(mén)（指紋開(kāi)鎖）、自動(dòng)除濕設(shè)備、雙層遮光窗簾等。檔案裝具采用目前較先進(jìn)的電動(dòng)密集架，其本身就具備防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防腐蝕、防有害生物等能力，密集柜內(nèi)每格放置靈香草防蟲(chóng)藥。庫(kù)房?jī)?nèi)配置全方位旋轉(zhuǎn)監(jiān)控設(shè)備、全自動(dòng)七氟丙烷氣體消防裝置及檔案殺菌消毒倉(cāng)，并在庫(kù)房外張貼“禁煙禁火”等防火警示標(biāo)語(yǔ)。灰塵也是檔案的一大殺手，所以，檔案室專門(mén)配置了吸塵器，每周對(duì)庫(kù)房進(jìn)行吸塵處理。另外，根據(jù)工作需要增置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、除濕機(jī)、和電子計(jì)算機(jī)等；創(chuàng)造良好的檔案保管條件，有效地保障了檔案的保管安全。定期對(duì)檔案保管的狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，如遇特殊情況及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。同時(shí)，因?yàn)楦黝悪n案散存在不同的地方，檔案人員還必須指導(dǎo)相關(guān)的職能科室和人員做好檔案的保管工作，定期檢查各類檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取積極有效的措施，保護(hù)檔案的安全。
最后有效利用, 為本單位各項(xiàng)工作需要提供利用檔案，是檔案工作任務(wù)的中心環(huán)節(jié)，是檔案工作的根本目的。要做到檔案的有效利用：檔案部門(mén)必須編制《案卷目錄》，也可以手工檢索；檔案人員先要熟悉所藏檔案的情況，主動(dòng)了解本單位各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，做好提供利用工作；檔案人員還應(yīng)開(kāi)展檔案史料的編研工作，編寫(xiě)全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、檔案利用匯編等。
四、除了文書(shū)檔案，其它門(mén)類和載體檔案的管理也應(yīng)納入檔案人員的管理范疇
一個(gè)單位在其工作活動(dòng)中會(huì)形成各種門(mén)類的檔案，這些檔案產(chǎn)生于單位內(nèi)部各個(gè)不同的職能科室，大體有以下幾類，即文書(shū)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等，隨著計(jì)算機(jī)的發(fā)展，還產(chǎn)生了電子檔案。我局為檔案管理人員都配置了電腦，并應(yīng)用了GD2000檔案管理系統(tǒng)軟件，對(duì)所有入庫(kù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)錄入，以方便查詢和利用。因此如何確保檔案數(shù)據(jù)的安全也成為一項(xiàng)重要的檔案管理工作內(nèi)容。對(duì)安裝了檔案管理系統(tǒng)的用戶采用權(quán)限設(shè)置及密碼保護(hù)方式，對(duì)不同使用要求的用戶設(shè)置了不同權(quán)限，如只有檔案管理人員輸入密碼才能開(kāi)啟計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)錄入或修改，通過(guò)設(shè)置權(quán)限和密碼保護(hù)，可防止檔案數(shù)據(jù)泄密及丟失。為了防止誤操作及其它因素造成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)丟失，對(duì)錄入檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)要求定期備份到移動(dòng)硬盤(pán)及光盤(pán)存儲(chǔ)，這樣即使計(jì)算機(jī)發(fā)生故障，還可能從移動(dòng)硬盤(pán)或光盤(pán)上重新進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入，做到三保險(xiǎn)。
五、本單位檔案人員在管理本單位檔案的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)所屬科室的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和檢查
《中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法規(guī)定，各專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和檢查。對(duì)這些下屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和檢查，是法律賦予專業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案人員的一項(xiàng)權(quán)利，更是專業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案人員不容推卸的一個(gè)責(zé)任。檔案人員履行對(duì)各科室檔案工作的監(jiān)管職責(zé)時(shí)：1、檔案人員應(yīng)對(duì)本單位各科室形成的各種門(mén)類和載體的檔案的歸檔整理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。例如：在實(shí)際工作中，由于各類檔案尤其是專業(yè)檔案產(chǎn)生于不同的職能科室，而各個(gè)科室的兼職檔案員又不可能對(duì)檔案工作的專業(yè)要求十分掌握，因此我們檔案人員要根據(jù)檔案工作的有關(guān)規(guī)定，采取組織培訓(xùn)、個(gè)別講解等方法，使各業(yè)務(wù)科室的整理人員了解和掌握檔案的整理、歸檔的具體要求和做法，解答操作中遇到的問(wèn)題。同時(shí)還要經(jīng)常到各部門(mén)走訪，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正 以免各職能科室檔案整理歸檔完畢移交給檔案室時(shí)查出問(wèn)題還要返工。所以， 應(yīng)根據(jù)各個(gè)科室檔案工作的不同現(xiàn)狀和特點(diǎn)，有針對(duì)性地進(jìn)行指導(dǎo)；2、 要注意監(jiān)督指導(dǎo)和檢查必須三管齊下，缺一不可。因?yàn)楸O(jiān)督和檢查與指導(dǎo)是相輔相成、密不可分的：監(jiān)督能使指導(dǎo)的內(nèi)容落到實(shí)處，檢查則是檢驗(yàn)指導(dǎo)的效果，反過(guò)來(lái)又能使指導(dǎo)更能深入細(xì)致，切合實(shí)際。每年年底前，我檔案科都要到各科室檢查他們的自管檔案整理情況，結(jié)合各科室自評(píng)進(jìn)行打分，評(píng)出等次，作為崗位目標(biāo)責(zé)任制內(nèi)容之一，同績(jī)效掛鉤的一項(xiàng)重要工作來(lái)抓。近年來(lái)，隨著檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)中的重要作用不斷凸顯和重視程度的不斷提升，也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。為此，我們檔案管理工作者，必須在提高檔案工作科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作能力上下功夫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，為本單位工作提供更多有價(jià)值的檔案資料。
六、在工作過(guò)程中務(wù)必要注意檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范
檔案管理風(fēng)險(xiǎn)是指檔案管理過(guò)程中，由于不嚴(yán)格遵守檔案法規(guī)制度，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，或檔案安全、保密等方面存在隱患，產(chǎn)生影響本單位工作開(kāi)展和效率的可能性。
根據(jù)情節(jié)輕重、影響范圍和程度將檔案管理風(fēng)險(xiǎn)分為兩級(jí)：
重大風(fēng)險(xiǎn)：重要方面或環(huán)節(jié)嚴(yán)重不合規(guī)，發(fā)生重要檔案損壞、丟失、泄密等重大責(zé)任事故，致使相關(guān)工作陷入被動(dòng)或停止，嚴(yán)重?fù)p害部門(mén)聲譽(yù)和形象。
一般風(fēng)險(xiǎn)：一些方面或環(huán)節(jié)不合規(guī)，發(fā)生有保存價(jià)值檔案未按規(guī)定存檔或檔案散失、污損、破壞，一定程度上影響檔案正常管理利用，對(duì)工作正常開(kāi)展帶來(lái)一定的負(fù)面影響。
檔案管理的主要流程：
1、檔案整理：各科室（單位）收集、整理本科室（單位）檔案。
2、檔案接收：各科室（單位）將須移交的檔案按要求移交檔案科，檔案科進(jìn)行審核、簽收。
3、檔案保管：各科室（單位）負(fù)責(zé)自管檔案的保管；檔案科負(fù)責(zé)入庫(kù)檔案的保管。
4、檔案查閱利用: 檔案科負(fù)責(zé)提供查閱工作，審核督促辦理查閱手續(xù)；有關(guān)科室（單位）憑相關(guān)手續(xù)對(duì)檔案的查閱利用。
5、檔案移交：有關(guān)科室（單位）負(fù)責(zé)須移交的檔案按規(guī)定向檔案科移交；檔案科按規(guī)定統(tǒng)計(jì)、整理并向市檔案局移交相關(guān)檔案。
我覺(jué)得本單位的檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)及防控措施如下：
(一) 檔案整理風(fēng)險(xiǎn)防控。
風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)、業(yè)務(wù)不熟悉，檔案收集不齊全不完整、整理不規(guī)范，檔案資料散失。
風(fēng)險(xiǎn)事件類型：未及時(shí)收集或保管不善，導(dǎo)致應(yīng)歸檔文件材料未歸檔或歸檔不全，甚至造成重要文件材料遺失；兼職檔案人員未及時(shí)整理、移交本科室（單位）檔案，導(dǎo)致檔案積壓、損毀或遺失；局屬單位撤銷、增設(shè)或其他變動(dòng)時(shí)，未按規(guī)定將屬于財(cái)政局機(jī)關(guān)的檔案移交檔案科
防控措施：
1.各科室（單位）工作人員按照檔案管理有關(guān)要求，及時(shí)主動(dòng)將應(yīng)存檔的文件材料，送交本科室（單位）兼職檔案人員統(tǒng)一保存、整理，防止應(yīng)保存檔案遺漏、散失。送交的文件材料應(yīng)齊全、完整，任何人都不得將檔案據(jù)為己有或拒絕歸檔。
2.在各科室負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，各科室（單位）兼職檔案人員，對(duì)本科室（單位）人員送交的歸檔文件材料進(jìn)行甄別和鑒定，對(duì)歸檔資料不完整的，督促相關(guān)人員予以補(bǔ)充，并在檔案科指導(dǎo)下，開(kāi)展當(dāng)年文件材料的裝訂、編頁(yè)、蓋檔號(hào)章、錄入、編件號(hào)、裝盒、編制目錄等工作，做到歸檔文件材料收集齊全、分類準(zhǔn)確、目錄完整，形成本科室自管檔案；對(duì)不屬于歸檔范圍或無(wú)保存價(jià)值的資料，不予歸檔并妥善處理。
3．各科室（單位）原則上于次年4月底前完成上一年度須移交檔案的整理并移交檔案科。檔案科負(fù)責(zé)督促移交。
4.電子文件物理歸檔按照同類紙質(zhì)文件的規(guī)定按時(shí)完成。
5.本局科室（單位）（含臨時(shí)性工作機(jī)構(gòu)）撤銷、增設(shè)或其他變動(dòng)時(shí)，原建制科室（單位）負(fù)責(zé)將屬于財(cái)政局機(jī)關(guān)的檔案整理后移交檔案科。
(二) 檔案接收風(fēng)險(xiǎn)防控。
風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：業(yè)務(wù)不熟悉、崗位責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，審核把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案接收不規(guī)范。
風(fēng)險(xiǎn)事件類型：檔案形成科室（單位）申請(qǐng)移交后，檔案科未認(rèn)真審核或?qū)徍艘庖?jiàn)未及時(shí)反饋，導(dǎo)致入庫(kù)檔案不及時(shí)不完整不規(guī)范；檔案形成科室（單位）未根據(jù)檔案科審核意見(jiàn)進(jìn)行糾正、完善，導(dǎo)致入庫(kù)檔案不及時(shí)不完整不規(guī)范；檔案形成科室（單位）、檔案科移交、接收檔案未嚴(yán)格清點(diǎn)，導(dǎo)致入庫(kù)檔案賬實(shí)不符
防控措施：
1.各科室（單位）完成歸檔文件材料整理后，按規(guī)定編制檔案移交目錄，向檔案科移交檔案。檔案科認(rèn)真審核各科室（單位）移交的檔案，對(duì)歸檔文件材料不完整不規(guī)范的，提出修改建議，及時(shí)退回檔案形成科室（單位）補(bǔ)充或糾正。檔案形成科室（單位）根據(jù)審核建議，及時(shí)糾正、補(bǔ)充完善后，再向檔案科移交檔案。各科室（單位）原則上于次年4月底前向檔案科移交本科室（單位）上一年度檔案。
2.檔案科清點(diǎn)檔案數(shù)量，檢查核對(duì)檔案實(shí)際件數(shù)、編號(hào)與檔案移交目錄是否相符，核對(duì)無(wú)誤后予以簽收。移交、接收雙方負(fù)責(zé)人和經(jīng)手人員都在檔案移交目錄上簽字，姓名簽署完整，字跡工整、清晰，不得使用鉛筆、紅筆簽名，并注明接收檔案的年、月、日。
(三) 檔案保管風(fēng)險(xiǎn)防控。
風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：未按職責(zé)要求落實(shí)庫(kù)房管理制度，檔案入庫(kù)、交接、借閱手續(xù)不全，導(dǎo)致檔案遺失或下落不明。
風(fēng)險(xiǎn)事件類型：未嚴(yán)格建立檔案接收、移出的登記統(tǒng)計(jì)制度或登記統(tǒng)計(jì)不完整，導(dǎo)致檔案無(wú)法及時(shí)查找或下落不明；未嚴(yán)格進(jìn)行檔案庫(kù)房的安全防范檢查，造成檔案損壞
防范措施：
1.規(guī)范檔案接收、移出登記，檔案接收、移出必須按程序履行相關(guān)審批手續(xù)。入庫(kù)檔案按保管期限、形成年度、形成機(jī)構(gòu)分類有序排放，做到不錯(cuò)裝盒、不錯(cuò)入柜、不錯(cuò)編目，編制檔案柜號(hào)碼和存放一覽表，方便檢閱、調(diào)用。外借的檔案歸還后及時(shí)入庫(kù)入柜。
2.加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全防范，做到“三鐵”（鐵門(mén)、鐵窗、鐵皮柜）齊備，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防光、防潮、防塵、防蛀、防高溫等工作，排查安全隱患。非檔案科工作人員未經(jīng)檔案科工作人員允許，不得進(jìn)入庫(kù)房和整理室。
(四) 檔案利用風(fēng)險(xiǎn)防控。
風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：對(duì)檔案借閱利用規(guī)定掌握不夠、制度執(zhí)行不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案借閱利用不規(guī)范，甚至造成涉密文件遺失、信息泄露等。
風(fēng)險(xiǎn)事件類型：未按規(guī)定程序和權(quán)限，履行檔案借閱審批手續(xù)；未經(jīng)批準(zhǔn)，擅自復(fù)制、拍照、掃描、抄錄涉密檔案；借閱利用檔案未及時(shí)歸還，或需延期借閱未辦理續(xù)借手續(xù)，長(zhǎng)期占用檔案；未妥善保管借閱的檔案，導(dǎo)致檔案破損、遺失、泄密
風(fēng)險(xiǎn)防控措施：
1.我局工作人員借閱利用檔案，須規(guī)范填寫(xiě)相關(guān)申請(qǐng)表或?qū)徟怼罚ㄒ韵潞?jiǎn)稱《審批表》），并須由本科室（單位）主要負(fù)責(zé)人簽字同意及蓋科章。外單位利用本局檔案，需提供單位介紹信和本人身份證明，由檔案形成科室（單位）派人按程序辦理借閱手續(xù)。
2.檔案科收到檔案借閱利用申請(qǐng)，審核申請(qǐng)借閱利用檔案是否涉密、《審批表》是否經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)及職能科室（單位）批準(zhǔn)等，除因涉密等原因需報(bào)批外，一般于當(dāng)日提供。檔案科借出檔案，應(yīng)對(duì)檔案完整性進(jìn)行檢查。
3.借閱人借閱利用檔案，不得遺失、涂改、勾畫(huà)、污損、拆散、抽換和轉(zhuǎn)借檔案；利用涉密檔案，應(yīng)按涉密文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行使用。
4.借閱檔案用后立即歸還，最長(zhǎng)不超過(guò)5個(gè)工作日；如確需延期借閱，須到檔案科辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案科及時(shí)提醒、督促有關(guān)科室（單位）或個(gè)人歸還。檔案科辦理歸還檔案手續(xù)，認(rèn)真檢查歸還的檔案是否完整齊全，如發(fā)現(xiàn)有污損、遺失檔案或泄密等情況，及時(shí)報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)，并依據(jù)有關(guān)規(guī)定妥善處理。
(五) 檔案移交風(fēng)險(xiǎn)防控。
風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：責(zé)任心不強(qiáng)，未按規(guī)定及時(shí)向市檔案局移交相關(guān)檔案。
風(fēng)險(xiǎn)事件類型：未按規(guī)定及時(shí)移交檔案，造成庫(kù)房檔案積壓；未按規(guī)定制作、保留移交檔案電子版本，影響檔案利用
防控措施：
按照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等有關(guān)規(guī)定，檔案科向市檔案局移交形成滿一定期限的永久、長(zhǎng)期保存的檔案。檔案科按規(guī)定統(tǒng)計(jì)庫(kù)藏檔案，對(duì)移交檔案進(jìn)行整理，生成電子文檔，編制移交檔案目錄并留存副本，經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，向市檔案局移交。
七、結(jié)語(yǔ)
檔案管理人員只要不怕臟累，不怕困難，兢兢業(yè)業(yè)，勤勤懇懇，依照制度，抱著高度的責(zé)任感和熱愛(ài)本職崗位的事業(yè)心，有著嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，嚴(yán)格要求自己，不斷提高業(yè)務(wù)能力，熟練掌握檔案管理系統(tǒng)和庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)備的操作程序，嚴(yán)格管理庫(kù)房，保障檔案資料的安全。團(tuán)結(jié)協(xié)作就一定能把檔案管理工作做好，為財(cái)政事業(yè)服務(wù)，為建設(shè)現(xiàn)代化服務(wù)。
參考文獻(xiàn)：
如何做好檔案管理工作
聯(lián)系方式
工作單位：梧州市財(cái)政政策研究室
聯(lián)系人：邱曉云
地址：廣西梧州市長(zhǎng)洲區(qū)三龍大道紅嶺大廈2403室
郵編：543002
電話：0774—3856429
郵箱：674020707@qq.com
