市各有關(guān)單位：
按照《梧州市檔案局關(guān)于開(kāi)展2024年檔案行政執(zhí)法檢查的通知》（梧檔字〔2024〕9號(hào)），2024年7月22日至26日，市檔案局組織檢查組在全市范圍內(nèi)抽取受檢單位開(kāi)展了檔案行政執(zhí)法檢查。現(xiàn)將情況通報(bào)如下：
一、基本情況
這次共對(duì)16個(gè)市直機(jī)關(guān)，2個(gè)民主黨派，4個(gè)人民團(tuán)體，1個(gè)高等院校，6個(gè)中直、區(qū)直駐梧單位，1家市管企業(yè)進(jìn)行了檔案行政執(zhí)法檢查。從檢查情況看，全市檔案室規(guī)范化建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)，檔案法治意識(shí)持續(xù)增強(qiáng)，檔案歸檔工作有序開(kāi)展，檔案安全管理水平逐步提升。主要體現(xiàn)在以下6個(gè)方面：
（一）檔案工作意識(shí)進(jìn)一步增強(qiáng)。各單位認(rèn)真落實(shí)檔案工作主體責(zé)任，建立了檔案工作機(jī)構(gòu)，健全檔案管理制度。如市中級(jí)法院建立了以檔案室為中心、各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，市公安局設(shè)置了檔案科，民盟市委會(huì)等單位將檔案工作納入年度工作計(jì)劃，與單位中心工作、業(yè)務(wù)工作相結(jié)合，有力推動(dòng)檔案管理工作。
（二）檔案保管條件不斷提升。部分單位設(shè)置了獨(dú)立的檔案庫(kù)房，有的單位還設(shè)置了業(yè)務(wù)用房，檔案柜、防磁柜、滅火器、空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)等“三鐵九防”設(shè)施設(shè)備配備到位。如市行政審批局增設(shè)了3間辦公室作為檔案庫(kù)房，市機(jī)關(guān)后勤中心新增購(gòu)置了檔案保管設(shè)備。
（三）檔案工作人員配備進(jìn)一步優(yōu)化。各單位配備了與工作量相匹配的專(zhuān)兼職檔案工作人員，能做到學(xué)習(xí)貫徹檔案工作規(guī)范，安排人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。如市政協(xié)辦公室、市市場(chǎng)監(jiān)督管理局、梧州航道養(yǎng)護(hù)中心、中國(guó)銀行梧州分行等單位配備了專(zhuān)職檔案工作人員。
（四）檔案安全管理水平穩(wěn)步提高。各單位對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到文件材料收集基本齊全、檔案整理基本符合規(guī)范要求，檔案各項(xiàng)管理制度基本落實(shí)，有效開(kāi)展檔案利用服務(wù)。如市中級(jí)法院、市公安局、國(guó)家統(tǒng)計(jì)局梧州調(diào)查隊(duì)、梧州供電局等單位強(qiáng)化檔案庫(kù)房日常管理，各類(lèi)檔案工作臺(tái)賬記錄清晰，有效保障檔案實(shí)體安全。
（五）檔案信息化建設(shè)持續(xù)推進(jìn)。各單位對(duì)各門(mén)類(lèi)檔案通過(guò)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案目錄管理，開(kāi)展了傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作；個(gè)別單位對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔并運(yùn)用電子檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行管理，如市中級(jí)法院、市公安局、中國(guó)銀行梧州分行等單位。
（六）檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作日漸規(guī)范。各單位基本能做到對(duì)所屬單位或內(nèi)設(shè)科室開(kāi)展檔案監(jiān)督和指導(dǎo)工作，市中級(jí)法院、市公安局、市城市管理監(jiān)督局、梧州供電局等對(duì)所屬單位及內(nèi)設(shè)科室開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)檢查、指導(dǎo)檔案收集、整理業(yè)務(wù)工作，推動(dòng)行業(yè)系統(tǒng)及單位檔案管理工作規(guī)范化。
二、存在問(wèn)題
從執(zhí)法檢查的情況看，與檔案工作四個(gè)“好”、兩個(gè)“服務(wù)”目標(biāo)任務(wù)要求相比，我市在貫徹落實(shí)檔案法方面還存在一些困難和問(wèn)題。主要表現(xiàn)在6個(gè)方面：
（一）少數(shù)單位對(duì)檔案工作重視不足，檔案工作責(zé)任制和管理制度落實(shí)不到位。個(gè)別單位沒(méi)有確定檔案工作負(fù)責(zé)部門(mén)，沒(méi)有建立檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制，沒(méi)有建立健全檔案管理機(jī)制，沒(méi)有將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入單位年度預(yù)算，或存在分管領(lǐng)導(dǎo)與檔案員檔案意識(shí)比較淡薄，缺少對(duì)檔案工作的支持、督促與指導(dǎo)等情況。如市金投公司成立至今沒(méi)有建立檔案工作機(jī)制，對(duì)檔案缺乏有效管理。
（二）檔案工作監(jiān)管責(zé)任有所缺失。個(gè)別單位檔案庫(kù)房位置不合理，遠(yuǎn)離人員工作地點(diǎn)，日常難以開(kāi)展檔案監(jiān)管工作；個(gè)別單位未嚴(yán)格落實(shí)檔案工作網(wǎng)絡(luò)各環(huán)節(jié)工作職責(zé)，存在科室形成需歸檔的文件材料自行保管，未及時(shí)移交單位綜合檔案室的現(xiàn)象；個(gè)別單位對(duì)外包服務(wù)企業(yè)履行檔案管理主體責(zé)任不到位，對(duì)檔案整理、數(shù)字化加工的成果，檢查驗(yàn)收不細(xì)致，導(dǎo)致檔案整理或數(shù)字化質(zhì)量欠佳。如團(tuán)市委檔案庫(kù)房墻體漏水起泡，照片檔案有發(fā)霉現(xiàn)象。
（三）部分單位檔案庫(kù)房及業(yè)務(wù)用房不能滿(mǎn)足工作需求，檔案保管設(shè)施設(shè)備配備不足。部分單位沒(méi)有設(shè)置滿(mǎn)足本單位檔案管理需求的檔案庫(kù)房，缺乏檔案整理、閱覽等業(yè)務(wù)用房；有的單位檔案安全設(shè)施設(shè)備配備不齊全、不規(guī)范；有的單位檔案庫(kù)房存放雜物較多，檔案安全保管條件不符合要求，存在一定的安全隱患。如市人力資源和社會(huì)保障局檔案庫(kù)房脹庫(kù)嚴(yán)重，難以容納逐年增加的檔案。
（四）檔案工作人員配備不足，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。有的單位檔案工作人員身兼多職，檔案工作難以兼顧；有的單位檔案工作人員調(diào)整后沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行工作交接，導(dǎo)致新接手人員對(duì)檔案基本情況不熟悉，影響檔案工作正常開(kāi)展。
（五）檔案收集整理利用欠規(guī)范，檔案管理措施不力。部分單位注重文書(shū)材料歸檔，忽視照片、音視頻、實(shí)物檔案及相關(guān)資料的收集整理，室藏檔案結(jié)構(gòu)單一、門(mén)類(lèi)不全；個(gè)別單位未按檔案規(guī)范要求開(kāi)展文件材料的收集、整理，存在文件材料收集不齊全、保管期限劃分不準(zhǔn)確、檔案標(biāo)識(shí)不清等問(wèn)題；個(gè)別單位檔案管理臺(tái)賬不實(shí)不細(xì)，存在臺(tái)賬登記敷衍了事的現(xiàn)象；個(gè)別單位有積存歷史文件未整理，或未按規(guī)定開(kāi)展檔案移交工作。如市文聯(lián)未按規(guī)定向市檔案館移交檔案。
（六）檔案信息化工作推進(jìn)不快。大部分單位未開(kāi)展電子文件歸檔和電子檔案管理工作，檔案信息化建設(shè)投入不足，室存?zhèn)鹘y(tǒng)檔案數(shù)字化比例不高，電子檔案管理所需的軟、硬件條件難以達(dá)到。
三、整改要求
對(duì)本次檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，各單位要高度重視，進(jìn)一步提高檔案法治意識(shí)，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，做到思想認(rèn)識(shí)到位，整改落實(shí)到位。
（一）落實(shí)檔案工作責(zé)任。各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格履行檔案監(jiān)管主體責(zé)任，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作機(jī)構(gòu)，明確檔案工作責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人。定期開(kāi)展監(jiān)督檢查，落實(shí)檔案管理各項(xiàng)制度，細(xì)化檔案工作任務(wù)，加快檔案室規(guī)范化建設(shè)工作進(jìn)度，確保檔案工作順利開(kāi)展。
（二）強(qiáng)化檔案安全管理。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案安全日常管理，增強(qiáng)安全防范意識(shí)，完善檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期開(kāi)展檔案安全教育培訓(xùn)和事故應(yīng)急預(yù)案演練，切實(shí)提高突發(fā)事件應(yīng)急處置能力。檔案庫(kù)房選址不當(dāng)、容量不足、設(shè)施不全的單位，要及時(shí)規(guī)劃建設(shè)新檔案庫(kù)房，配備必要的設(shè)施設(shè)備，積極改善保管保護(hù)條件，加強(qiáng)日常監(jiān)管工作，提高檔案安全管理水平。
（三）規(guī)范檔案收集整理保管移交工作。科學(xué)制定檔案分類(lèi)方案、確定文件材料歸檔范圍、準(zhǔn)確劃分檔案保管期限，編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范收集、整理各門(mén)類(lèi)載體檔案，做到門(mén)類(lèi)齊全、應(yīng)歸盡歸。進(jìn)一步規(guī)范檔案保管保護(hù)、鑒定銷(xiāo)毀、統(tǒng)計(jì)利用等工作，不斷提升檔案管理水平；按檔案移交相關(guān)要求，及時(shí)做好檔案移交工作。
（四）加快推動(dòng)檔案信息化建設(shè)。各單位應(yīng)加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，以“存量數(shù)字化、增量電子化”為目標(biāo)，全面實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”管理，試點(diǎn)探索推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，建立檔案信息資源共享利用聯(lián)動(dòng)機(jī)制，全面提升檔案工作信息化水平。
請(qǐng)各單位按執(zhí)法檢查表反饋的問(wèn)題制定整改方案，于9月13日前報(bào)我局，并于12月31日前報(bào)送整改情況。未盡事宜，請(qǐng)與市檔案館編研宣傳科聯(lián)系。聯(lián)系人：梁瑩，電話(huà)：3103036，郵箱：wzsdajfgk2009@163.com。
梧州市檔案局
2024年8月23日
