革命歷史檔案資料主題標(biāo)引規(guī)則
DA/T 17.3-1995
1主題內(nèi)容與適用范圍
1.1為建立全國(guó)革命歷史檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，統(tǒng)一革命歷史檔案資料主題檢索的方法，開(kāi)展革命歷史檔案資料信息的交流和報(bào)導(dǎo)，充分發(fā)揮革命歷史檔案資料的作用，更好地為社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特制定本規(guī)則。
1.2本規(guī)則適用于依據(jù)《革命歷史檔案主題詞表》進(jìn)行革命歷史檔案資料的主題標(biāo)引。
1.3本規(guī)則適用于各級(jí)各類檔案館館藏革命歷史檔案文件級(jí)和革命歷史資料篇名級(jí)的主題標(biāo)引，適用于計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)。
2引用標(biāo)準(zhǔn)
GB 3860文獻(xiàn)主題標(biāo)引規(guī)則
3名詞術(shù)語(yǔ)
3.1主題是一組具有共性事物的總稱，用以表達(dá)檔案資料所論述和研究的具體對(duì)象和問(wèn)題，即檔案資料的中心內(nèi)容。
3.2主題詞又稱敘詞(即正式主題詞)，是經(jīng)過(guò)規(guī)范化的詞。在標(biāo)引中用以表達(dá)檔案資料的主題，在檢索中用它構(gòu)成提問(wèn)式，以表達(dá)檢索的需求。
3.3自由詞又稱非敘詞(即非正式主題詞)，是主題詞表外未經(jīng)規(guī)范但卻能反映檔案資料主要內(nèi)容的詞。可以是從檔案資料內(nèi)或檔案資料題名中抽取的關(guān)鍵性的詞。該詞具有檢索意義，作為主題詞標(biāo)引的補(bǔ)充用詞。
3.4主題詞表又稱敘詞表。它是將檔案資料、標(biāo)引人員和利用者的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化語(yǔ)言的一種術(shù)語(yǔ)控制工具，是由語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的術(shù)語(yǔ)組成的規(guī)范化的動(dòng)態(tài)詞典。
3.5主題標(biāo)引是對(duì)檔案資料進(jìn)行主題分析，從自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換成規(guī)范化的檢索語(yǔ)言的過(guò)程，即對(duì)主題分析結(jié)果賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程。
4主題分析
4.1檔案資料的審讀
審讀是標(biāo)引過(guò)程的首要步驟，其目的在于分析和判斷革命歷史檔案資料所論述的中心內(nèi)容和對(duì)象，進(jìn)而確定檔案資料的主題。
審讀革命歷史檔案資料時(shí)，通常應(yīng)依據(jù)檔案資料的題名(書(shū)名或篇名)、前言、文摘、簡(jiǎn)介、結(jié)論以及正文進(jìn)行。切忌僅依據(jù)題名進(jìn)行主題分析。
4.2主題的類型與結(jié)構(gòu)
主題的類型，依據(jù)革命歷史檔案資料內(nèi)容可分為單主題和多主題兩種。單主題包括單元主題和復(fù)合主題(即多元主題)，多主題則由兩個(gè)以上單主題組成。
在對(duì)革命歷史檔案資料進(jìn)行主題分析的過(guò)程中，除需確定主題的類型與結(jié)構(gòu)外，尚需剖析主題的中心部分、動(dòng)態(tài)部分和限定修飾部分，以便對(duì)革命歷史檔案資料內(nèi)容所涉及的主題概念進(jìn)行精選與取舍。
4.3主題分析的要求
4.3.1在精選主題概念時(shí)，標(biāo)引人員應(yīng)充分考慮利用者的檢索要求，分析選定對(duì)利用者具有實(shí)際意義的主題概念。
4.3.2對(duì)檔案資料內(nèi)容的主題分析，其范圍與深度，應(yīng)與檔案資料內(nèi)容保持一致。
4.3.3應(yīng)充分考慮主題分析的全面性、專指性，最大限度地滿足查全和查準(zhǔn)的需要。
4.3.4進(jìn)行主題分析應(yīng)特別注意對(duì)隱含主題的揭示。
5標(biāo)引詞的選定
對(duì)革命歷史檔案資料進(jìn)行主題分析之后，標(biāo)引人員應(yīng)把分析出的有關(guān)主題因素的概念，依據(jù)如下標(biāo)引規(guī)則和組配規(guī)則，轉(zhuǎn)換為詞表的主題詞或自由詞。
5.1標(biāo)引規(guī)則
5.1.1要直接地、客觀地反映出革命歷史檔案資料所論述的事物或問(wèn)題，切忌標(biāo)引人員攙雜個(gè)人觀點(diǎn)。
5.1.2選定的詞，一般必須是詞表中規(guī)定使用的主題詞(即正式主題詞)。書(shū)寫(xiě)形式要與詞表中的詞形相一致。
5.1.3選詞時(shí)，必須首先考慮選用最專指的主題詞。一般不得用上位主題詞或下位主題詞標(biāo)引。
5.1.4單個(gè)主題詞能表達(dá)主題概念時(shí)，不得使用組配標(biāo)引。當(dāng)沒(méi)有專指的主題詞時(shí)，則應(yīng)選用最直接相關(guān)的幾個(gè)主題詞組配標(biāo)引，見(jiàn)5.2。
例如:詞表中有“農(nóng)業(yè)”、“生產(chǎn)”、“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”等主題詞，當(dāng)要表達(dá)“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”這一主題時(shí)，就只能選取最恰當(dāng)、最專指的主題詞“農(nóng)業(yè)生產(chǎn)”來(lái)標(biāo)引，不得選用“農(nóng)業(yè)”、“生產(chǎn)”主題詞標(biāo)引。
5.1.5如果組配標(biāo)引仍無(wú)法達(dá)到要求時(shí)，應(yīng)選定最直接的上位主題詞標(biāo)引，必要時(shí)，可選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)淖杂稍~標(biāo)引。
5.1.5.1自由詞的選擇應(yīng)本著源于檔案，一詞一義，概念明確，專指性強(qiáng)，有檢索意義，符合漢語(yǔ)構(gòu)詞特點(diǎn)的名詞或名詞性詞組，并通過(guò)一定程序認(rèn)可的原則進(jìn)行。數(shù)詞和量詞慎重選用。外來(lái)語(yǔ)詞要注意選用較為成熟和通用譯名，必要時(shí)將原文用括號(hào)注在詞下。
5.1.5.2標(biāo)引自由詞時(shí)，盡量保持前后的一致性。一個(gè)自由詞只表達(dá)一個(gè)主題概念。
5.1.5.3標(biāo)引時(shí)，自由詞應(yīng)填入自由詞項(xiàng)中。對(duì)使用過(guò)的自由詞，由專人負(fù)責(zé)整理和統(tǒng)計(jì)，以備修訂主題詞表之用。
5.1.6對(duì)本編入詞表的專用詞，如地名、組織機(jī)構(gòu)名、人名、會(huì)議名稱等，依據(jù)《革命歷史檔案著錄細(xì)則》和《革命歷史資料著錄細(xì)則》，分別填入有關(guān)項(xiàng)目中。民族名可直接作為主題詞使用，填入主題詞項(xiàng)目中，外國(guó)的國(guó)名、地名應(yīng)填人地名項(xiàng)中。
5.2組配規(guī)則
在選用主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引的過(guò)程中，標(biāo)引人員應(yīng)遵循下列各項(xiàng)組配規(guī)則:
5.2.1組配標(biāo)引時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮概念組配。所謂概念組配，是指幾個(gè)相組配的主題詞之間在概念上必須具有某種邏輯關(guān)系或語(yǔ)法關(guān)系。既不是單純的字面組合，也不是隨意進(jìn)行組配。概念組配包括概念相交和概念限定兩種邏輯關(guān)系。
5.2.2組配用詞必須選用與檔案資料主題概念關(guān)系最密切、最鄰近的主題詞進(jìn)行組配。切勿采用太泛指的主題詞組配。
5.2.3組配的結(jié)果要求概念清楚、確切，只能表達(dá)一個(gè)主題意思。
凡組配的結(jié)果能同時(shí)表達(dá)幾個(gè)主題時(shí)，應(yīng)考慮改用上位主題詞標(biāo)引或靠詞標(biāo)引。
5.3標(biāo)引深度
是指對(duì)被標(biāo)引的對(duì)象所給予的全部檢索標(biāo)識(shí)的數(shù)量。即對(duì)該檔案資料具有檢索意義的內(nèi)容特征進(jìn)行分析描述所達(dá)到的深度。對(duì)主題標(biāo)引來(lái)說(shuō)，是指對(duì)該標(biāo)引對(duì)象所給予的標(biāo)引詞數(shù)量的多少。
5.3.1標(biāo)引詞的數(shù)量應(yīng)根據(jù)標(biāo)引內(nèi)容而定。對(duì)其中分析出來(lái)的全部主題因素，必要時(shí)可視需要有所舍棄和省略。
5.3.2標(biāo)引深度一般在1～10個(gè)標(biāo)引詞之間。
5.3.3標(biāo)引人員要正確把握標(biāo)引深度，防止標(biāo)引不足和標(biāo)引過(guò)度兩種傾向。
6審校工作
6.1審校是標(biāo)引工作的重要步驟，也是保證標(biāo)引質(zhì)量的重要措施。
6.2審校應(yīng)由熟悉業(yè)務(wù)的專職人員擔(dān)任，必要時(shí)也可采取互相審校的辦法。審校人員應(yīng)對(duì)標(biāo)引差錯(cuò)進(jìn)行修正。
6.3審校的主要內(nèi)容
6.3.1標(biāo)引項(xiàng)目是否完整準(zhǔn)確，書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范、清楚。
6.3.2主題的提煉是否全面、準(zhǔn)確，是否遺漏了隱含主題。
6.3.3標(biāo)引的詞是否符合選詞、組配的原則。
7質(zhì)量管理
7.1衡量標(biāo)引工作質(zhì)量的因素是:標(biāo)引的專指性、全面性及一致性。影響標(biāo)引工作質(zhì)量的因素是:標(biāo)引工作的組織管理、標(biāo)引人員的業(yè)務(wù)水平、主題詞表本身的質(zhì)量。
7.2標(biāo)引人員必須熟悉被標(biāo)引的檔案資料全宗的職能、組織機(jī)構(gòu)沿革等基本情況。
7.3標(biāo)引人員必須熟悉所使用的《革命歷史檔案主題詞表》和《革命歷史檔案著錄細(xì)則》、《革命歷史資料著錄細(xì)則》等著錄規(guī)則與方法。
7.4標(biāo)引人員應(yīng)盡可能了解計(jì)算機(jī)檢索情況。通過(guò)對(duì)檢索結(jié)果的分析來(lái)檢驗(yàn)標(biāo)引工作質(zhì)量。
7.5標(biāo)引人員可對(duì)《革命歷史檔案主題詞表》提出修改意見(jiàn)，由全國(guó)革命歷史檔案資料目錄中心定期進(jìn)行修訂，不斷提高詞表的質(zhì)量。
