檔案工作基本術(shù)語(yǔ)
DA/T1-2000
代替DA/T1-1992
中華人民共和國(guó)國(guó)家檔案局2000-12-06批準(zhǔn) 2000-01-01實(shí)施
1. 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)確定了檔案工作的基本術(shù)語(yǔ)及其定義。
本標(biāo)準(zhǔn)運(yùn)用于檔案工作、文書(shū)工作及有關(guān)領(lǐng)域。
2. 一般概念
2.1 檔案archives
國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。
2.2 檔案價(jià)值archival value
檔案對(duì)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性。
2.3 檔案工作archives work
管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)。
2.4 檔案管理archives management
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等活動(dòng)。
2.5 檔案學(xué)archival science
研究檔案的形成規(guī)律、性質(zhì)、特點(diǎn)以及檔案工作方法與發(fā)展規(guī)律的科學(xué)。
2.6 公共檔案Public archives
國(guó)家機(jī)構(gòu)或其他公共組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的為社會(huì)所有的檔案。
2.7 私人檔案private archives
私人或私人組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的為私人所有的檔案。
2.8 文書(shū)檔案administrative archives
反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。
2.9 科學(xué)技術(shù)檔案scientific and technical archives
反映科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)、基本建設(shè)等活動(dòng)的檔案。
2.10 專業(yè)檔案specialized archives
反映專門領(lǐng)域活動(dòng)的檔案。
2.11 音像檔案audio-visual archives
記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。
2.12 文件record／document
國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)中形成的各種形式的信息記錄。
2.13 電子文件electronic records
以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/span>
2.14 原件original document
最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件。
2.15 復(fù)制件copy／duplicated document
與原件內(nèi)容相同的復(fù)制品。
2.16 文稿draft／manuscript
文件起草過(guò)程中形成的歷次稿子，可分為草稿和定稿兩種。
2.17 文本text／version
同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。
2.18 正本official text
有規(guī)范格式和生效標(biāo)志的正式文本。
2.19 副本copy／duplicate
再現(xiàn)正本內(nèi)容和形式特征的復(fù)本，備存查和通知有關(guān)方面之用。
2.20 手稿manuscripts
由作者用手寫或打字等方式制作的原稿。
2.21 文種record type
按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱。
2.22 檔案行政管理部門archival administrative department
具有政府行政管理職能的檔案事業(yè)管理機(jī)構(gòu)。
2.23 檔案室record office
國(guó)家機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位或其他社會(huì)組織內(nèi)部設(shè)置的集中管理本單位檔案的專門機(jī)構(gòu)。
2.24 檔案館archives
集中管理特定范圍檔案的專門機(jī)構(gòu)。
2.24.1 綜合檔案館comprehensive archives
按照行政區(qū)劃或歷史時(shí)期設(shè)置的管理規(guī)定范圍內(nèi)多種門類檔案的具有文化事業(yè)機(jī)構(gòu)性質(zhì)的檔案館。
2.24.2 專業(yè)檔案館specialized archives
管理特定范圍專業(yè)檔案的檔案館。
2.24.3 部門檔案館department archives
專業(yè)主管部門設(shè)置的管理本部門及其直屬機(jī)構(gòu)檔案的檔案館。
2.24.4 企業(yè)檔案館business archives
企業(yè)設(shè)置的管理本企業(yè)檔案的檔案館。
2.24.5 事業(yè)單位檔案館institutional archives
事業(yè)單位設(shè)置的管理本單位檔案的檔案館。
2.25 檔案資料目錄中心archival descriptive information centre
集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)。
2.26 文件中心records centre
介于文件形成機(jī)構(gòu)和檔案館之間的中間性或過(guò)渡性文件管理機(jī)構(gòu)。
3. 檔案收藏
3.1 收集acquisition/collection
檔案館、檔案室接收及征集檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的話動(dòng)。
3.1.1 歸檔filling
辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室（館）保存的過(guò)程。
3.1.2 移交transfer
檔案室（館）等按照國(guó)家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過(guò)程。
3.1.3 接收accession
檔案館、檔案室按照國(guó)家規(guī)定收存檔案的過(guò)程。
3.1.4 征集acquisition
檔案館按照國(guó)家規(guī)定征收散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻(xiàn)的活動(dòng)。
3.2 寄存deposit
檔案所有者在保持其法定所有權(quán)的清況下，將檔案存放在檔案館的行為。
3.3 捐贈(zèng)donation
檔案所有者將檔案無(wú)償贈(zèng)送給檔案館的行為。
3.4 交換exchange
國(guó)家（地區(qū)）之間，檔案部門之間，檔案部門與其他部門之間按照法規(guī)或協(xié)定互換檔案和其他文獻(xiàn)的活動(dòng)。
3.5 館藏holding
檔案館收藏的檔案及其他藏品的總和。
3.6 散存檔案estray
未保存在法定保管處所的檔案。
3.7 散失檔案removed archives
從原形成國(guó)家（地區(qū)）散失到國(guó)外的檔案。
4. 檔案鑒定
4.1 鑒定appraisal
判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)值的過(guò)程。
4.2 保管期限r(nóng)etention period
對(duì)檔案劃定的存留年限。
4.3 保管期限表records retention schedule
規(guī)定檔案保管期限的文件。
4.4 銷毀destruction
經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作毀滅性處置的過(guò)程。
4.5 銷毀清冊(cè)destruction list
登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內(nèi)容并由責(zé)任人簽署的文件。
5. 檔案整理
5.1 整理archival arrangement
按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。
5.2 來(lái)源原則Prinpciple of provenance
把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。
5.3 檔案實(shí)體分類physical archives c1assification
根據(jù)檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。
5.4 立檔單位fonds constituting unit
構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。
5.5 全宗fonds
一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。
5.6 聯(lián)合全宗combined fonds
由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。
5.7 匯集全宗collected fonds
由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。
5.8 全宗群fonds complex
由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體。
5.9 案卷file
由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。
5．10 立卷filing
將若干文件接形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過(guò)程。
5.11 卷內(nèi)備考表file note
卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。
5.12 檔號(hào)archival code
以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
6. 檔案檢索
6.1 檢索retrieval
存儲(chǔ)和查找檔案信息的過(guò)程。
6.2 編目cataloguins／description
按照一定的規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組織成目錄的過(guò)程。
6.3 檔案信息分類archival Information classification
以國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織的職能分工為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案內(nèi)容所記述和反映事物的屬性關(guān)系對(duì)檔案信息進(jìn)行的分類。
6.4 條目entry
反映文件或案卷內(nèi)容與形式特征的著錄項(xiàng)目的組合。
6.5 著錄description
對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。
6.6 標(biāo)引indexing
對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予檢索標(biāo)識(shí)的過(guò)程。
6.6.1 分類標(biāo)引classified Indexing
對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予分類號(hào)標(biāo)識(shí)的過(guò)程。
6.6.2 主題標(biāo)引subject Indexing
對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，賦予主題詞標(biāo)識(shí)的過(guò)程。
6.6.3 受控標(biāo)引controlled Indexing
依據(jù)主題詞表等控制工具進(jìn)行的標(biāo)引。
6.6.4 自由標(biāo)引free indexing
不用主題詞表等控制工具而直接使用關(guān)鍵詞等自然語(yǔ)言進(jìn)行的標(biāo)引。
6.7 關(guān)鍵詞keyword
在標(biāo)引和檢索過(guò)程中，取自文件、案卷題名或正文用以表達(dá)文獻(xiàn)主題并具有檢索意義的非規(guī)范化的詞或詞組。
6.8 主題詞descriptor
在標(biāo)引和檢索中用以表達(dá)文獻(xiàn)主題的規(guī)范化的詞或詞組。
6.9 檔案主題詞表archives thesaurus
由表達(dá)檔案內(nèi)容主題的自然語(yǔ)言中優(yōu)選出的語(yǔ)義相關(guān)、族性相關(guān)的科學(xué)術(shù)語(yǔ)所組成的規(guī)范化詞典。在檔案標(biāo)引與檢索過(guò)程中，它是用以將檔案、標(biāo)引人員及用戶的自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的主題詞檢索語(yǔ)言的一種術(shù)語(yǔ)控制工具。
6.10 檢索工具finding aid
用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱。
6.11 目錄catalogue
由揭示檔案特征的條目匯集而成并按照一定次序編排的檔案檢索工具。
6.11.1 案卷目錄folder list／file list
以全宗為單位登錄案卷的題名及其他特征并按案卷號(hào)次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.2 卷內(nèi)文件目錄innerfile item 1ist
登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。
6.11.3 案卷文件目錄file-item list；全引目錄file-item list
以全宗為單位將案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合按一定次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.4 分類目錄classified catalogue
依據(jù)分類表按照分類標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.5 主題目錄Subject Catalogue
依據(jù)主題詞表按照主題標(biāo)識(shí)以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
6.11.6 專題目錄subject catalogue
按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。
6.12 索引index
指明檔案或目錄的某種特征，以一定次序編排并注明相應(yīng)出處的檔案檢索工具。
6.12.1 文號(hào)索引record number index
指明文件編號(hào)及相應(yīng)檔號(hào)，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
6.12.2 人名索引name index
指明人名及相應(yīng)檔號(hào)，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
6.12.3 地名索引place name index
指明地名及相應(yīng)檔號(hào)，以一定次序編排而成的一種檔案索引。
6.13 檔案館指南guide to an archives
介紹和報(bào)道檔案館基本情況、館藏檔案和有關(guān)文獻(xiàn)，指導(dǎo)利用者查閱利用的一種檔案檢察工具。
6.14 全宗指南guide to an archival fonds；
全宗介紹introduction to an archiva1 fonds
介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。
6.15 專題指南guide to subject records；
專題介紹introduction to subject records
介紹和報(bào)道某一專題檔案情況的一種檔案檢索工具。
7. 檔案利用
7.1 利用access and use
利用者以閱覽、復(fù)制、摘錄等方式使用檔案的活動(dòng)。
7.2 開(kāi)放opening
檔案館將達(dá)到一定期限、無(wú)需控制使用的檔案向社會(huì)公開(kāi)提供利用的活動(dòng)。
7.3 公布Publishing
將檔案或檔案的特定內(nèi)容通過(guò)某種形式首次公布于眾。
7.4 咨詢服務(wù)reference service
檔案館、檔案室答復(fù)詢問(wèn)、指導(dǎo)和幫助利用的活動(dòng)。
7.5 檔案證明archival evidence
依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。
7.6 檔案展覽exhibition
按一定主題展示檔案的活動(dòng)。
7.7 閱覽室reading room
檔案館、檔案室內(nèi)供利用者閱覽檔案的專門場(chǎng)所。
7.8 密級(jí)security classification
檔案文件保密程度的等級(jí)。
7.9 降密downgrade
降低檔案文件的原有保密等級(jí)。
7.10 解密declassificationg
解除已失去保密價(jià)值檔案文件的保密限制。
7.11 編纂compilation
按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻(xiàn)的活動(dòng)。
7.12 大事記chronicle of events
按照時(shí)間順序簡(jiǎn)要記述一定范圍內(nèi)發(fā)生的重大事件、重要活動(dòng)的一種檔案參考資料。
7.13 組織沿革administrative history
系統(tǒng)記述一個(gè)機(jī)構(gòu)（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過(guò)程的一種檔案參考資料。
7.14 基礎(chǔ)數(shù)字匯集collection of essentia1 data
以數(shù)量特征反映一個(gè)地區(qū)（機(jī)構(gòu)、行業(yè)）基本情況的一種檔案參考資料。
7.15 專題概要thematic summary
簡(jiǎn)要記述某一特定的社會(huì)事物或自然現(xiàn)象產(chǎn)生、發(fā)展、變化情況的一種檔案參考資料。
7.16 檔案出版物archival publications
以檔案、檔案工作、檔案學(xué)為基本內(nèi)容的出版物。
8. 檔案的保管與保護(hù)
8.l 保管Custody
維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)。
8.2 保護(hù)conservation
防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復(fù)受損檔案的活動(dòng)。
8.3 全宗卷fonds descriptive file
由說(shuō)明全宗歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷。
8.4 檔案館建筑archives building
檔案館專用的內(nèi)設(shè)檔案庫(kù)房、工作用房和利用服務(wù)場(chǎng)所的建筑物。
8.5 檔案庫(kù)房archival repository
收藏檔案的專門用房。
8.6 檔案裝具archives container
用于存放檔案的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。
8.7 密集架compact shelving
為節(jié)省空間而設(shè)計(jì)的可在軌道上水平移動(dòng)的活動(dòng)存儲(chǔ)裝置。
8.8 載體medium；介質(zhì)medium
可將信息記錄于其上或其中的物質(zhì)材料。
8.9 耐久性durability
檔案記錄材料在保存和使用情況下保持其原有物理強(qiáng)度和化學(xué)穩(wěn)定性的程度。
8.10 退變deterioration
檔案記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質(zhì)直至損毀的過(guò)程。
8.11 修復(fù)restoration
使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過(guò)程。
8.12 加固reinforcement
將某種材料附著在檔案載體上，以提高其強(qiáng)度和耐久性或使字跡得以保護(hù)的技術(shù)。
8.13 修裱mounting
使用粘合劑把選定的紙張修補(bǔ)或托漾在已破損的檔案上，以恢復(fù)或增強(qiáng)其強(qiáng)度和耐久性的技術(shù)。
8.14 適宜性原則Principle of compatibility
檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即所用修復(fù)材料必須有最適宜的強(qiáng)度和特性。
8.15 相似性原則Principle of similarity
檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即所選用的修復(fù)材料必須與被修復(fù)件具有相類似的厚度、顏色和結(jié)構(gòu)等。
8.16 可逆性原則Principle of reversibility
檔案修復(fù)工作應(yīng)遵循的原則之一，即檔案在修復(fù)處理后，如有必要可通過(guò)再處理恢復(fù)到處理前的狀
態(tài)。
8.17 加濕humidification
a）增加檔案庫(kù)房?jī)?nèi)相對(duì)濕度的方法。
b）將過(guò)于干燥和易碎文件放在蒸氣室或有潮濕空氣的容器內(nèi)，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。
8.18 去濕dehumidification
降低檔案庫(kù)房?jī)?nèi)相對(duì)濕度的方法。
8.19 脫酸deacidification
為去除或降低紙質(zhì)材料中的酸，用弱堿對(duì)其進(jìn)行處理的技術(shù)。
8.20 去污cleaning
清除檔案上的污垢和灰塵的方法。
8.21 熏蒸fumigation
在密閉環(huán)境下，將檔案置于易揮發(fā)物質(zhì)或有毒化學(xué)物質(zhì)產(chǎn)生的氣體中以殺滅害蟲(chóng)和菌類的方法。
8.22 防災(zāi)規(guī)程disaster plan
為防止或減少災(zāi)害對(duì)檔案造成破壞而制訂的應(yīng)對(duì)方針和工作程序。
8.23 復(fù)制reprography
利用復(fù)印、縮微攝影、磁盤拷貝、復(fù)寫、印刷等手段生成內(nèi)容與檔案原件相同的復(fù)制品的技術(shù)和方法。
8.24 檔案縮微品archival microform
含有檔案縮微影像的各種載體（通常是膠片）的通稱。
9. 檔案統(tǒng)計(jì)
9.l 統(tǒng)計(jì)Statistics
對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。
9.2 登記registration
登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程。
9.3 統(tǒng)計(jì)指標(biāo)statistical target
反映檔案或檔案工作現(xiàn)象的指標(biāo)名稱及其數(shù)值。
9.4 統(tǒng)計(jì)報(bào)表statistical form
由檔案行政管理部門下達(dá)的具有統(tǒng)一制式、用于檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的表冊(cè)。
9.5 統(tǒng)計(jì)分析statistical analysis
對(duì)統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行綜合歸類、比較研究，以揭示檔案、檔案工作內(nèi)在聯(lián)系與發(fā)展規(guī)律的活動(dòng)。
9.6 全宗卡片fonds card
檔案館向檔案行政管理部門填報(bào)的以全宗為單位反映館藏全宗情況的卡片。
9.7 全宗單fonds management sheet
以全宗為單位反映檔案館對(duì)全宗管理狀況的登記單。
