廣西壯族自治區(qū)機關(guān)基本建設(shè)歸檔文件整理規(guī)則（試行）
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了基本建設(shè)歸檔文件整理的原則和方法。
本標(biāo)準(zhǔn)使用于我區(qū)各級機關(guān)、單位和其它社會組織。
2 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義
2.1 基本建設(shè)歸檔文件
立檔單位在基本建設(shè)項目中形成的，具有保存價值的基本建設(shè)文字、圖紙等文件材料。
2.2 基本建設(shè)歸檔文件整理
將基本建設(shè)文件以件為單位進行裝訂、折疊、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。基本建設(shè)文字文件一般以每份文件為一件，文件正文正本與定稿為一件，正文與附近為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文件為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿可各為一件。基本建設(shè)圖紙文件一般以每張圖紙為一件。
3 整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。
4 量要求
4.1 基本建設(shè)歸檔文件應(yīng)收集齊全、完整，圖物相符。破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易褪變應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件要清楚并附于原件后一并歸檔。
4.2 整理基本建設(shè)文字文件和圖紙文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等，應(yīng)符合檔案保護要求。
4.3 竣工圖應(yīng)是新蘭圖，圖面整潔、線條清楚、修改符合技術(shù)要求，圖紙反差良好，能滿足縮微和計算機錄入的要求。
5 整理方法
歸檔基本建設(shè)文字文件以件為單位裝訂保存；歸檔基本建設(shè)圖紙文件以件為單位折疊保存。
5.1 裝訂
歸檔基本建設(shè)文字文件應(yīng)按件裝訂，裝訂的方式可根據(jù)具體情況選擇“線裝式”“釘貼式”三種裝訂方式中的任何一種。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)印件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。
5.2 折疊
歸檔基本建設(shè)圖紙文件折疊應(yīng)采用圖面折向里方的“手風(fēng)琴式”，標(biāo)題欄、竣工圖章應(yīng)折露在外，圖紙折疊后大小應(yīng)以A4紙幅面（長297mm，寬210 mm）為準(zhǔn)。大于A4紙幅的折疊成A4紙幅面，小于A4幅面的以原件保存。
5.3 分類
基本建設(shè)歸檔文件應(yīng)在其全宗內(nèi)，按照項目一類進行分類。
5.4 排列
基本建設(shè)歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)，將基建文字文件按時間排列，基建圖紙文件按圖別結(jié)合時間先后順序排列。
5.5 編號
基本建設(shè)歸檔文件應(yīng)依分類、排列次序逐件編號。基建文字文件在首頁上端空白位置、基建圖紙文件在上端空白文件加蓋檔號章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗、年度、項目、保管期限、類別號、件號等項目（圖略）。
5.5.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號，沒有即空缺。
5.5.2 年度：基本建設(shè)歸檔文件項目竣工驗收年。年度以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如：2003。
5.5.3 保管期限：將基本建設(shè)歸檔文件統(tǒng)一劃定為定期保管，具體保存時間為基本建設(shè)項目的實際壽命順延10年。
5.5.4 文件的排列順序號。編制方法為：按基建文字、基建圖紙二個類目的排列順序個自從“1”開始流水標(biāo)注。
5.5.5 項目
基本建設(shè)項目的全稱或規(guī)范化簡稱。
5.5.6 類別
基本建設(shè)歸檔文件的類別名稱，主要分為基建文字、基建圖紙等類別。
5.6 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和件號順序編制基本建設(shè)歸檔文件目錄。
5.6.1 基本建設(shè)歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文（圖）號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目（圖略）。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。
5.6.1.1 件號：文件的排列順序號。
5.6.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的成文機關(guān)或署名者。
5.6.1.3 文（圖）號：文號指基建文字文件的發(fā)文字號。圖號指基建圖紙文件的圖別和圖號。如：建施8號。
5.6.1.4 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，應(yīng)重擬標(biāo)題，外加“[ ]”
5.6.1.5 日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如：20030808。
5.6.1.6 頁數(shù)：每一件基本建設(shè)歸檔文字文件的頁數(shù)。基建文字文件中有圖文的頁面為一頁。基建圖紙文件每張為一頁。
5.6.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.6.2 基本建設(shè)歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型（長為297mm, 寬為210mm）。
5.6.3 基本建設(shè)歸檔文件目錄編制封面。基本建設(shè)歸檔文件目錄封面可以視需要全宗名稱、年度、項目、類別等項目（圖略）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱；類別即基本建設(shè)項目的類別應(yīng)據(jù)實填寫基建文字或基建圖紙。
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5.7 裝盒
將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊、封面及備考表項目。檔案盒規(guī)格及監(jiān)制應(yīng)符合規(guī)定。
5.7.1 檔案盒封面及盒脊。
5.7.1.1 檔案盒封面應(yīng)表明全宗名稱（圖略）。
5.7.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、項目、類別、起止件號、盒號等項（圖略），其中起件號填寫盒內(nèi)等一件的件號，止件號填寫盒內(nèi)最后一件文件的件號，盒號即檔案盒的排列順序，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.7.2 備考表
備考表項目包括盒內(nèi)文情況說明、整理人、檢查人和日期（圖略），置于盒內(nèi)文件之后。
5.7.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.7.2.2 整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
5.7.2.3 檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.7.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
5.7.3 檔案盒規(guī)格及監(jiān)制
5.7.3.1 檔案盒外形尺寸為長305mm，寬為220mm，盒脊厚度何以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。
5.7.3.2 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，由各級檔案行政管理部門監(jiān)制，封底下部有“某某檔案局監(jiān)制”
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