廣西壯族自治區(qū)歸檔文件整理實施細則
1.范圍
本標準規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。
本標準適用于我區(qū)各級機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他社會組織。
2.定義
本標準采用下列定義。
2.1 歸檔文件
立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料；作為文書檔案的附件是其他形式、載體的檔案材料的按此辦理。
2.2 歸檔文件整理
將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數(shù)，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件，重要文件的草稿各為一件。
3. 整理原則
遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。
4. 質(zhì)量要求
4.1 歸檔文件應(yīng)齊全完整。破損的文件應(yīng)予修整；字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。
4.2 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。
5. 整理方法
5.1 裝訂
歸檔文件應(yīng)按件裝訂，具體裝訂的方式由縣以上檔案行政管理部門自定。有行業(yè)規(guī)定的按行業(yè)規(guī)定執(zhí)行。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。
5.2 分類
歸檔文件應(yīng)在其全宗內(nèi)，按照年度——保管期限——機構(gòu)（問題）或保管期限——年度——機構(gòu)（問題）等分類方案進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。
5.2.1 按年度分類
將文件按其形成年度分類。
5.2.2 按保管期限分類
將文件按劃定的保管期限分類。
5.2.3 按機構(gòu)（問題）分類
將文件按其形成或承辦機構(gòu)（問題）分類。
①區(qū)直副廳以上單位一般按機構(gòu)分類；
②區(qū)直二層、地、市直屬、縣直及以下單位一般按黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)工作三種職能分類；
③文件數(shù)量較少的單位可以按年度——保管期限分類；
④地、市、縣黨委、政府、人大、政協(xié)四大班子按區(qū)檔案局制定的指導(dǎo)性方案分類；
⑤其他有行業(yè)標準的單位按行業(yè)標準的分類方案執(zhí)行。
其他小型企業(yè)、事業(yè)單位、其他社會組織等在本項中可以視情況予以取舍。
5.3 排列
歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間排列。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料等成套性文件可集中排列。
5.4 編號
歸檔文件應(yīng)依分類、排列次序逐件編號。在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項（圖略）。
5.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
5.4.2 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如：1978。
5.4.3 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。
5.4.4 件號：文件的排列順序號。
件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從“1”開始標注。館編件號按進館要求編制。
5.4.5 機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。
5.5 編目
歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。
5.5.1 歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目（圖略）。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。
5.5.1.1 件號：文件的排列順序號。填寫室編件號。
5.5.1.2 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。
5.5.1.3 文號：文件的發(fā)文字號。
5.5.1.4 題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，應(yīng)重擬標題，外加“[ ]”號。
5.5.1.5 日期：文件的成文日期，以8位阿拉伯數(shù)字標注，如：19990909。
5.5.1.6 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。對自身有頁碼的文件不再編頁號，對自身無頁號的文件材料要補編頁碼。如果一份文件材料的頁碼由幾部分組成（如正文、附件各自編頁），那么，要給這份文件以完整連貫的總頁碼，即此類文件材料的頁號要重編。
5.5.1.7 備注：注釋文件需說明的情況。
5.5.2 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長×寬為297mm×210mm）。
5.5.3 歸檔文件目錄應(yīng)編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目（圖略）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。
5.6 裝盒
將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒盒脊、封面及備考表項目。檔案盒規(guī)格及監(jiān)制應(yīng)符合規(guī)定。
5.6.1 檔案盒封面及盒脊。
5.6.1.1 檔案盒封面應(yīng)標明全宗名稱（圖略）。
5.6.1.2 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項（見圖4B）。其中起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“—”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。
5.6.2 備考表
備考表項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（圖略），置于盒內(nèi)文件之后。
5.6.2.1 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
5.6.2.2 整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。
5.6.2.3 檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。
5.6.2.4 日期：歸檔文件整理完畢的日期。
5.6.3 檔案盒規(guī)格及監(jiān)制
5.6.3.1 檔案盒外形尺寸為305mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。
5.6.3.2 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，由各級檔案行政管理部門監(jiān)制，封底下部應(yīng)有“××檔案局監(jiān)制”字樣。
6. 本標準解釋權(quán)在廣西壯族自治區(qū)檔案局。
