對歸檔文件真實(shí)性、原始性鑒定是電子文件歸檔管理的重要工作，也是檔案是否具有法律憑證的重要條件。如何對虛擬的、無實(shí)體的電子文件進(jìn)行原始性、真實(shí)性、完整性的鑒定是電子檔案管理的關(guān)鍵，也是我們實(shí)際工作中遇到的最大難題。由于目前我國還沒有頒布統(tǒng)一的操作規(guī)則，各地、各行業(yè)的做法差別很大，雖然各有優(yōu)點(diǎn)，但缺陷也是明顯的。本文結(jié)合工作實(shí)際，談兩點(diǎn)自己的看法。
一、關(guān)于電子文件歸檔的運(yùn)行措施問題
為了確保電子文件原始性、真實(shí)性，盡量減少非法操作的可能性，對于那些已經(jīng)完成終結(jié)審查并需要?dú)w檔的電子文件，在其向各有關(guān)部門發(fā)送的同時也無條件地自動進(jìn)入歸檔交接庫，由歸檔管理員完成歸檔的操作。對電子文件實(shí)行歸檔時，必須對電子文件的歸檔方法、歸檔范圍、時間、歸檔載體的份數(shù)做出明確規(guī)定，以保證歸檔電子文件的質(zhì)量。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求記有歸檔的標(biāo)識轉(zhuǎn)入歸檔交接庫就可完成歸檔任務(wù)。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助核證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。
1．歸檔范圍
確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。確定電子文件的歸檔范圍應(yīng)遵守以下原則：
按現(xiàn)行文件的有關(guān)歸檔范圍執(zhí)行；要考慮電子文件的特殊性，根據(jù)電子文件的形成規(guī)律，盡可能具體列出階段的、系統(tǒng)的、權(quán)威的電子文件組合，保證電子文件的原始性、真實(shí)性;電子計算機(jī)的軟硬件環(huán)境，表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)等也必須列入歸檔范圍。
2．歸檔時間
電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個階段之后的一段時間內(nèi)進(jìn)行歸檔(稱為階段歸檔)，具體可視其情況而定。因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存儲載體的質(zhì)量、壽命等問題，一般以不超過2-3個月為宜。
3．歸檔要求
對歸檔電子文件的要求，主要是原始、真實(shí)、完整，達(dá)到檔案的功能價值。做到這一點(diǎn)，首先要從遵守從歸檔各階段的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，如收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn);其次是準(zhǔn)確說明它的軟硬環(huán)境;第三是歸檔電子文件的格式應(yīng)為工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)的用戶界面下操作，支持不同平臺，與現(xiàn)有的設(shè)備兼容，能以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)語言與數(shù)據(jù)庫相連，或者確定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)在內(nèi)部的電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上使用，以實(shí)現(xiàn)良好的轉(zhuǎn)換狀態(tài)。因?yàn)殡娮游募怯蓛?nèi)容、存儲載體的軟硬件技術(shù)的組合，進(jìn)行電子文件歸檔必須考慮電子文件的組合問題。
4．歸檔方法
無論是電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，還是微機(jī)工作站，其電子文件歸檔一般采用以下方法:一是應(yīng)歸檔的電子文件最終版本錄入存儲載體上。這個過程一般是歸檔人員對經(jīng)過整理、確定保管期限等檔案屬性后，錄入在存儲載體上，脫機(jī)后存放在另外地點(diǎn);二是壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累進(jìn)行壓縮操作，錄入到存儲載體上。這種方法對將來的電子檔案管理有利。但是，采用壓縮工具及過程要有統(tǒng)一的要求，否則一人一個方法，就難于從壓縮歸檔的電子檔案中檢索出所需要的內(nèi)容;三是備份歸檔，一般是在電子計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將歸檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件錄入到存儲載體上。
為保證電子文件的真實(shí)性，在歸檔電子文件時，也將記錄日志錄入到存儲載體上。歸檔份數(shù)一般脫機(jī)拷貝兩套。一套封存，另一套提供利用。即使是在網(wǎng)上進(jìn)行備份，也要拷貝一套封存。必要時應(yīng)存兩套，其中一套異地存放。因?yàn)殡娮游募陂L期保存過程中可能會出現(xiàn)讀取的錯誤，但兩套都出錯的概率很低，所以封存兩套可以大大提高安全性和可靠性。另外，存儲載體的生產(chǎn)廠商常對存儲載體的壽命作許諾，我們不能以此作為存儲載體壽命的依據(jù)。因?yàn)槲覀冊诖鎯d體上存放數(shù)據(jù)，與出廠時存儲載體的技術(shù)狀態(tài)不同，存放的環(huán)境不同，許多單位達(dá)不到廠商提出的保存環(huán)境，因此，我們不僅要注意歸檔的份數(shù)，還要注意保存的方法和環(huán)境。
二、關(guān)于歸檔電子文件原始性、真實(shí)性檢驗(yàn)機(jī)制問題
歸檔文件原始性、真實(shí)性的鑒定是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，我們必須建立對歸檔交接庫中每一份電子文件所包含的條目文件、正文、周期表及各版草稿文件原始性、真實(shí)性的檢驗(yàn)技術(shù)及提供相應(yīng)的檢驗(yàn)報告。只有檢驗(yàn)合格的電子文件才能轉(zhuǎn)入歸檔管理庫繼續(xù)完成歸檔操作。
電子文件歸檔時的鑒定工作，主要是指鑒別它的檔案價值，確定其保管限期，并據(jù)此刪除已積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀，主要體現(xiàn)在兩方面：
1．確定歸檔電子文件的原始性、真實(shí)性
根據(jù)電子文件生命周期表程序段的時間值，檢查其所連版本電子文件實(shí)際存盤時間值的一致性與否，是否是形成時的，或通過審批更改的電子文件，確定該電子文件的原始性。通過檢驗(yàn)定稿程序段認(rèn)定該電子文件是否是經(jīng)過處理并有結(jié)果的電子文件，確定其真實(shí)性。根據(jù)電子文件生命周期各個程序段的工作，檢查該程序段所連版本完整情況，確定該電子文件的完整性。
可分兩個階段進(jìn)行：第一階段是在歸檔前，即電子文件形成部門在檔案部門的協(xié)助下，對歸檔電子文件的內(nèi)容進(jìn)行鑒定。鑒定電子文件的價值，同時對內(nèi)容、載體進(jìn)行檢查、檢測，確定取舍，對所需的軟硬環(huán)境作說明，并根據(jù)電子文件的價值劃分其保管期限，提出在保管期限內(nèi)配套的軟硬件環(huán)境要求。第二階段是在電子檔案管理過程中進(jìn)行的，其主要任務(wù)是對己到保管期限的電子檔案重新審查鑒定，把已失去保管價值的電子檔案剔除銷毀。
劃分保管期限的原則應(yīng)是：凡是反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的具有長遠(yuǎn)科學(xué)研究和歷史研究價值的電子文件列為永久保存；凡是反映本單位一般職能活動，在較長時間內(nèi)有參考利用價值的電子文件，列為長期保存；凡是短時間內(nèi)對本單位有參考利用價值的電子文件，列為短期保存。電子文件在歸檔前的鑒定，往往是結(jié)合檢查進(jìn)行的。因?yàn)椋娮游募请娮游募膬?nèi)容、電子文件內(nèi)容的存儲載體和對電子文件內(nèi)容的顯示、修改的電子計算機(jī)軟硬件平臺的組合。
有了這組合，我們才知道電子文件的具體內(nèi)容。如果沒有這個組合或組合不一致，如電子文件的存儲載體有病毒或損壞，軟件與硬件平臺不一致，電子計算機(jī)軟硬件平臺不能確認(rèn)存儲載體等問題，都會造成無法讀取電子文件的內(nèi)容。所以，鑒定和檢查往往是聯(lián)系在一起的。歸檔說明中注明的電子文件存在的軟硬件平臺環(huán)境是否能準(zhǔn)確讀取歸檔電子文件的內(nèi)容，存儲載體和軟硬件平臺技術(shù)條件是否一致，均應(yīng)進(jìn)行檢查。因?yàn)樗鼈兌际潜ＷC電子文件內(nèi)容在保管期限內(nèi)存在、顯示的技術(shù)保障條件。
2. 建立入庫檔案的原始性、真實(shí)性檢驗(yàn)文檔及采用下載固化保存技術(shù)
在對歸檔管理庫中的歸檔電子文件完成全部歸檔組織工作，包括著錄文件歸檔號及各項(xiàng)著錄信息等，如對電子文件的調(diào)整，目錄和表格的編寫，填寫了電子文件的格式轉(zhuǎn)換等一系列加工整理工作，完成電子文件向電子檔案轉(zhuǎn)化的全部組織工作后，應(yīng)立即更新原有電子文件的全部原始性檢驗(yàn)文檔，重新創(chuàng)建檔案室?guī)觳仉娮訖n案的原始性、真實(shí)性檢驗(yàn)文檔，也只有已經(jīng)建立了新的原始性、真實(shí)性檢驗(yàn)文檔的電子檔案才能轉(zhuǎn)入檔案管理庫。新的檢驗(yàn)文檔內(nèi)容主要包括對文件外觀、病毒、有效性、軟硬件檢驗(yàn)。具體內(nèi)容：
①文件特征檢驗(yàn)：包括文堿性成部門、完成時間、載體類型及編號、題名、保管期限、文件內(nèi)容有效性、文件形成單位通訊地址；
②設(shè)備環(huán)境特征檢驗(yàn)：硬件環(huán)境包括主機(jī)、制造廠商等；軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應(yīng)用軟件文字處理平臺；
③文件記錄特征檢驗(yàn)：包括文件記錄結(jié)構(gòu)、記錄字符及圖形文件格式、文件載體的型號、數(shù)量和備份數(shù)；
④文件交接手續(xù)檢驗(yàn)：包括形成部門及其地址、送交人簽名、接收部門及通訊地址、接收人簽名。
在電子檔案入庫的同時還必須提供下載固化保存技術(shù)，把入庫檔案固化在只讀光盤上，并對拷貝的技術(shù)平臺作說明，當(dāng)檔案庫發(fā)現(xiàn)有被非法修改的檔案文件時，光盤上所存儲的檔案文件將作為原始數(shù)據(jù)恢復(fù)到檔案庫中去。
作者：黃芳 單位：梧州出入境檢驗(yàn)檢疫局
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