鳳山縣檔案局 牙韓良
一、基本情況
去年11月27日至28日，中央扶貧開發(fā)工作會議在北京召開，脫貧攻堅戰(zhàn)的沖鋒號已經(jīng)在全中國全面吹響。為貫徹落實(shí)中央扶貧開發(fā)工作會議和自治區(qū)黨委十屆六次全會精神，做好精準(zhǔn)扶貧檔案工作，自治區(qū)扶貧辦、自治區(qū)檔案局聯(lián)合制定了《廣西壯族自治區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》（試行）。可以說，扶貧檔案工作是扶貧工作的基礎(chǔ)性工作，扶貧檔案對于摸清扶貧底數(shù)、確立扶貧對策、總結(jié)和指導(dǎo)扶貧工作具有非常重要的作用，對規(guī)劃未來的扶貧工作起到極其重要的參考價值。精準(zhǔn)扶貧檔案工作的好壞,直接反映精準(zhǔn)扶貧工作成果。
為進(jìn)一步了解縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)兩級精準(zhǔn)扶貧檔案工作情況，筆者于今年9月28日、10月8日分別對一個縣級脫貧攻堅指揮部、兩個鄉(xiāng)進(jìn)行了調(diào)研。各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大幫扶干部積極投身到精準(zhǔn)扶貧工作中，扶貧檔案工作取得了一定的成效。一是“三落實(shí)”基本到位，即落實(shí)了扶貧檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公場所和檔案柜。縣指揮部設(shè)立了專門的庫房，并安裝了密集架；二是印發(fā)了《廣西壯族自治區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》（試行）（桂開辦發(fā)〔2016〕47號）文件；三是對已經(jīng)產(chǎn)生的大量紙質(zhì)、電子、照片等精準(zhǔn)扶貧歸檔文件材料，縣、鄉(xiāng)扶貧攻堅指揮部都進(jìn)行了初步的分類。但是，精準(zhǔn)扶貧檔案工作不容樂觀。
二、精準(zhǔn)扶貧歸檔文件材料收集、整理存在的突出問題及其后果
1、保障條件方面：一是鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）都沒有專門的精準(zhǔn)扶貧檔案庫房；沒有滿足扶貧檔案所需的合格檔案裝柜；沒有專用電腦和檔案管理軟件設(shè)備；全部用朔料盒分裝扶貧材料，所用裝訂材料為鐵質(zhì)訂書釘或長尾夾、曲別針。各種載體歸檔文件材料大多分散在各組、室和各自的電腦內(nèi)，未能及時、系統(tǒng)地匯集，存在丟失、損壞、混亂等嚴(yán)重隱患。二是縣、鄉(xiāng)兩級雖然安排了分管領(lǐng)導(dǎo)，但是檔案工作以外的壓力重，對扶貧檔案管理方面的工作分而不管或者少管現(xiàn)象普遍。三是所有的扶貧檔案工作人員都是口頭指定安排，工作繁雜，人員變動頻繁，精準(zhǔn)扶貧檔案工作時間沒有保障，工作職責(zé)不清，任務(wù)不明，只有在迎檢時應(yīng)付了事。四是檔案工作人員不熟悉精準(zhǔn)扶貧檔案管理業(yè)務(wù)知識，無從著手扶貧檔案工作。
2、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面：一是沒有嚴(yán)格按照桂開辦發(fā)〔2016〕47號文件分類要求預(yù)歸檔；上級來文沒有全部打印并辦理處理手續(xù)妥善保存；本級形成的文件材料沒有全部打印收集；本級印發(fā)的文件材料基本上沒附有簽發(fā)底稿，有的雖然辦理了簽發(fā)手續(xù)，但基本上沒有一并裝訂；同類文件材料（如同類表格、同一次會議、請示與批復(fù)等）全部沒有完整收集并統(tǒng)一歸類裝訂。各級扶貧文件材料的起草和辦理環(huán)節(jié)工作不規(guī)范、徹底，除精準(zhǔn)識別類材料歸類較好外，其它類別的文件材料基本上沒有按類歸集。二是電子文件材料大多沒有按照《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理，即沒有先行邏輯歸檔，也沒有進(jìn)行物理歸檔和備份，將會導(dǎo)致電子文件的丟失和失真現(xiàn)象發(fā)生。三是精準(zhǔn)扶貧項目歸檔文件材料沒有完整收集、專項保存和獨(dú)立分類歸檔，難免會出現(xiàn)部分項目檔案資料的遺失。四是照片資料沒有按照《廣西壯族自治區(qū)照片檔案整理規(guī)則》（桂檔發(fā)〔2004〕13號）進(jìn)行收集、篩選、分類整理和重新命名，少數(shù)命名不完整、規(guī)范和簡練，將會使大量照片變成無法辨認(rèn)的“廢物”。五是聲像資料沒有完全按照《廣西壯族自治區(qū)錄音、錄像檔案歸檔整理規(guī)則（試行）》收集、整理。
3、機(jī)制性要求方面：一是全縣扶貧檔案工作沒有明確貫切“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，縣、鄉(xiāng)、村還不明確自身職責(zé)，一心指望縣檔案局包辦完成。二是沒有分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員職責(zé)、獎懲等管理制度的約束，沒有壓力和動力。三是沒有完善并嚴(yán)格執(zhí)行收文、發(fā)文、辦文制度，辦文手續(xù)不完整，來文處理不到位。四是沒有精準(zhǔn)扶貧檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和示范推動計劃。
三、問題的原因分析
1、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。縣委、縣府高度重視全縣扶貧檔案工作，明確縣綜合協(xié)調(diào)專責(zé)小組（辦公室）“負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)檔案材料的收集、整理和歸檔工作”。由于精準(zhǔn)扶貧工作涉及46個貧困村，4.9386萬農(nóng)村貧困人口，綜合協(xié)調(diào)工作繁重，加之專責(zé)小組副組長及其成員都有兼職任務(wù)，客觀上分散了領(lǐng)導(dǎo)的精力，出現(xiàn)分而不管或者少管現(xiàn)象“在所難免”，因此扶貧檔案工作僅僅停留在應(yīng)付檢查上，沒有將扶貧檔案工作與扶貧整體工作同時部署，沒有把扶貧檔案工作作為一項經(jīng)常性的工作進(jìn)行安排和督促，缺乏工作方法創(chuàng)新，善始善終親自抓扶貧檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)更是屈指可數(shù)。至今為止，縣、鄉(xiāng)兩級都沒有明確扶貧檔案工作責(zé)任制度和專（兼）職檔案工作人員。
2、培訓(xùn)不到位。精準(zhǔn)扶貧文件材料的收集和整理工作是一項涉及面廣、任務(wù)繁瑣、專業(yè)技術(shù)性極強(qiáng)的工作。因此，不僅需要明確具體的分管領(lǐng)導(dǎo)和收集、整理的具體責(zé)任人，而且還要加強(qiáng)對具體責(zé)任人的檔案整理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案工作人員掌握基本的精準(zhǔn)扶貧檔案工作業(yè)務(wù)知識。可以說，目前精準(zhǔn)扶貧文件材料整理亂象最重要原因就是沒有經(jīng)過檔案整理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案工作人員不知道扶貧檔案整理的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)要求和方法步驟。縣指揮部雖然印發(fā)了《自治區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法》，但多數(shù)檔案工作人員 “讀不懂”。可以斷言，沒有一支熟悉業(yè)務(wù)的扶貧檔案工作隊伍，任何企望搞好扶貧檔案工作都是不可能的。
3、業(yè)務(wù)人員辦文工作不嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，作風(fēng)不扎實(shí)。本應(yīng)順手即可完成的工作因?yàn)楣ぷ髯黠L(fēng)不扎實(shí)，行文、辦文環(huán)節(jié)工作不徹底，人為地制造了歸檔文件材料的分散和混亂，重新整理組合將會增加3至5倍甚至更多的工作量，給扶貧歸檔文件材料整理工作埋下了無窮的隱患。
四、對策建議
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全精準(zhǔn)扶貧檔案工作機(jī)構(gòu)，層層落實(shí)責(zé)任。要把精準(zhǔn)扶貧檔案工作與精準(zhǔn)扶貧整體工作一起謀劃，同步落實(shí)。一是堅決貫切“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，在縣委、縣府的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，縣脫貧攻堅指揮部在縣檔案局的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)及時優(yōu)質(zhì)地完成本級扶貧檔案的收集、整理工作，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)脫貧攻堅指揮部在縣扶貧攻堅指揮部的指導(dǎo)下完成本級扶貧檔案的收集整理工作，村兩委在鄉(xiāng)鎮(zhèn)指揮部的指導(dǎo)下完成村級扶貧檔案的收集、整理工作。二是縣、鄉(xiāng)、村都要明確落實(shí)一名分管扶貧檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。三是縣、鄉(xiāng)、村各須落實(shí)一名專職檔案員全程負(fù)責(zé)本級扶貧檔案收集、整理日常業(yè)務(wù)。四是解決扶貧檔案工作人員的辦公場地和必須的電腦、打印機(jī)、管理軟件等辦公設(shè)備，讓他們“炊有瓢盆飲有樽”。五是經(jīng)常進(jìn)行檢查督促，發(fā)現(xiàn)具體困難和問題及時幫助協(xié)調(diào)、解決。
2、舉辦專題培訓(xùn)班，分級加強(qiáng)指導(dǎo)，明確和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、要求。要以《廣西壯族自治區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案管理辦法（試行）》、《歸檔文件整理規(guī)則》（GB/T22-2015）、《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《電子文件歸檔與檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2004）、《廣西壯族自治區(qū)照片檔案整理規(guī)則》（桂檔發(fā)〔2004〕13號）、《廣西壯族自治區(qū)錄音、錄像檔案歸檔整理規(guī)則（試行）》（桂檔發(fā)〔2006〕16號）為主要內(nèi)容，盡快舉辦包括縣、鄉(xiāng)、貧困村分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的扶貧檔案收集、整理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，使扶貧檔案工作者掌握扶貧各類、各載體檔案工作的基本知識、方法步驟，明確和統(tǒng)一扶貧檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，為全縣扶貧檔案工作奠定技能基礎(chǔ)。
3、示范帶動。扶貧檔案工作是一項技術(shù)性和實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，業(yè)務(wù)培訓(xùn)是基礎(chǔ)，具體操作示范是關(guān)鍵。因此，要按照各級具體操作示范對應(yīng)責(zé)任即：檔案局→縣指揮部、縣指揮部→鄉(xiāng)指揮部、鄉(xiāng)指揮部→貧困村，層層抓好操作示范指導(dǎo)工作，并根據(jù)層級責(zé)任建立鄉(xiāng)、村兩級扶貧檔案工作示范點(diǎn)，發(fā)揮示范效應(yīng)，推動全縣扶貧檔案工作，確保扶貧檔案工作高效、優(yōu)質(zhì)。
4、解決好“穩(wěn)”和“專”問題。扶貧檔案工作是貫穿于扶貧工作始終的連貫性工作。如果把扶貧檔案工作片面地理解為扶貧工作終了后的事，忽視了扶貧工作終了前的科學(xué)收集，就會導(dǎo)致整理階段工作事倍功半。如果一以貫之地高度重視，并且保持扶貧檔案工作人員的穩(wěn)定性，整理階段工作就會事半功倍。因此，要妥善安排人、財、物力，確保精準(zhǔn)扶貧檔案工作隊伍的穩(wěn)定性。各級扶貧檔案工作人員一旦確定并經(jīng)過培訓(xùn)，沒有特殊情況不能更換；縣指揮部專職檔案工作人員要從縣扶貧開發(fā)辦公室抽調(diào)并避免兼職，全身心地專一抓好縣級扶貧檔案工作；鄉(xiāng)鎮(zhèn)級檔案工作人員要確保2/3的時間投入到扶貧檔案工作中，貧困村扶貧檔案工作人員也要有1/3的工作時間從事村級扶貧檔案工作。
5、把好行文、辦文源頭質(zhì)量關(guān)。精準(zhǔn)扶貧工作初始的行文、辦文工作至關(guān)重要，要有扎實(shí)的工作作風(fēng)和高度責(zé)任感，按照規(guī)范性和徹底性要求，從文件材料的起草和接收到傳遞、處理、回收、組合、裝訂都必須嚴(yán)格按照歸檔文件整理規(guī)則及時妥善辦理，不留尾巴，確保每一件歸檔文件材料組合完整、收集齊全，并做好扶貧歸檔文件材料的預(yù)歸檔，為精準(zhǔn)扶貧檔案的系統(tǒng)整理奠定基礎(chǔ)。
6、落實(shí)和完善精準(zhǔn)扶貧檔案工作的管理和獎懲機(jī)制。要搞好精準(zhǔn)扶貧檔案工作，必須加強(qiáng)精準(zhǔn)扶貧檔案工作人員的科學(xué)管理，健全扶貧檔案目標(biāo)管理責(zé)任制度，嚴(yán)明獎懲辦法。凡積極主動工作，并按時按質(zhì)完成扶貧檔案工作任務(wù)的單位和個人堅決獎，并作為年終評優(yōu)和干部調(diào)整任用的重要依據(jù)；凡沒有按時按質(zhì)完成精準(zhǔn)扶貧檔案工作任務(wù)的單位和個人堅決罰。表彰先進(jìn)，鞭撻落后，整體推進(jìn)，最終確保全縣精準(zhǔn)扶貧檔案能完整收集、及時規(guī)范地整理、安全保管和按時移交進(jìn)館。
